Achats: Passer d’une fonction opérationnelle à une fonction stratégique (première partie)

La fonction Achats a considérablement évolué ces dernières années. Aujourd’hui, de plus en plus d’organisations ont identifié les Achats comme une entité business clé dans la réussite de leur stratégie d’entreprise. Mais vous êtes-vous demandé si ce terme “stratégique” collait à votre réalité ? Êtes-vous dans le déni et ne voyez-vous pas que votre équipe ne remplit pas correctement ce rôle en 2021? Passer de la tactique à la stratégie peut être effrayant pour votre service, mais le moyen le plus sûr d’échouer est de ne pas entamer la transition. Dans cette série d’articles de blog, nous allons observer les différences entre une direction opérationnelle et stratégique, voir à quoi ressemble une fonction achats stratégique de premier ordre et vous aider à vous lancer dans l’aventure. Allons-y !

Identification : Fonction Opérationnelle ou Stratégique?

Les fonctions Achats opérationnelle et stratégique ne vont pas avoir les mêmes caractéristiques. La fonction Achats opérationnelle est une fonction très tactique, souvent assez récente dans une entreprise et peu mature dans le paysage actuel, tandis que la fonction Achats stratégique est perçue comme un agent qui ajoute de la valeur aux résultats d’une entreprise. La fonction opérationnelle est plutôt réactive (« mode pompier »), là où la fonction stratégique semble proactive, progressiste et innovante. Regardons-y de plus près.

Caractéristiques d’un département Achats dit “opérationnel”

• Considéré comme un centre de coûts, pas comme une Direction à proprement parler ;
• Manque de processus normalisés et reproductibles ;
• Absence de sourcing stratégique : les acheteurs sont invités à demander et à présenter trois devis (dans le meilleur des cas), puis à choisir le prix le plus bas ;
• « Presser » le fournisseur pour obtenir le prix le plus bas est une pratique normale ;
• Les acheteurs sont responsables non seulement de la commande des produits/services, mais aussi de la gestion des livraisons endommagées/inexactes ;
• Absence de gestion des contrats ou de planification par catégorie ;
• Les outils digitaux en place (s’il y en a) ne soutiennent pas les processus/la stratégie ;
• Manque d’indicateurs/de rapports/de gestion des dépenses ;
• Absence de segmentation des fournisseurs/de gestion des risques ;
• Gestion des relations avec les fournisseurs absente ou limitée ;
• Les parties prenantes internes se plaignent toujours du service ;
• Le personnel du service exprime son insatisfaction concernant le travail et le manque d’opportunités de développement ;
• Les fournisseurs sont souvent désorientés/ne veulent plus travailler avec l’organisation ;
• Les achats incontrôlés et non conformes sont relativement courants.

Observons maintenant les caractéristiques d’une fonction Achats stratégique qui réussit (en général) à déployer une approche normalisée, systématique, à long terme et holistique pour toutes ses activités tout en répondant aux besoins actuels et futurs de l’entreprise. Le produit de cette approche permet de créer un canal de suivi libre entre le client, les Achats et le fournisseur, instaurant ainsi une boucle fermée de feedback pour une amélioration continue.

Caractéristiques d’un département Achats dit “stratégique”

• Processus normalisés, reproductibles et documentés, avec des rôles et des responsabilités clairs ;
• Les parties prenantes internes considèrent le département Achats comme un partenaire professionnel précieux ;
• Les parties prenantes internes sont impliquées dans les processus de sourcing, d’achat, de signature de contrats, de gestion des relations avec les fournisseurs et de planification par catégorie ;
• Un processus de sourcing stratégique est en place (appel d’offres, qualification des fournisseurs, évaluation, étude de marché, benchmarking, négociations, exécution du contrat, gestion du contrat) ;
• La gestion des relations avec les fournisseurs est en place et porte sur les performances, la qualité, les risques, l’innovation, etc. ;
• Des éléments comme le coût total de possession, les accords de niveau de service, l’atténuation des risques, les études de marché/la veille économique, la couverture, la gestion des relations avec les fournisseurs (SRM), la durabilité, la collaboration avec les fournisseurs et l’innovation sont intégrés dans les activités quotidiennes des acheteurs/spécialistes ;
• La fonction Achats fait partie du comité de direction ;
• Les descriptions de postes et les parcours de carrière au sein de la direction Achats sont clairs ;
• L’équipe est polyvalente et dûment formée sur tous les processus/technologies ;
• Le service est responsable des achats dans tous les domaines, y compris les domaines de dépenses « non traditionnels » ;
• Les outils digitaux soutiennent les processus Source-to-Pay de bout en bout, la gestion des dépenses et l’automatisation ;
• Les dépenses incontrôlées sont gérées de manière proactive.

Réflexion
Maintenant que nous avons examiné les différences entre fonction Achats opérationnelle et stratégique, avez-vous pu déterminer où se situe votre équipe ? Cette identification est essentielle pour entamer la transformation. Passer de l’opérationnel au stratégique permettra à votre équipe jusque-là sous-estimée de devenir un partenaire business respecté et de confiance. Depuis des années, beaucoup d’entreprises ont trop peu investi dans les Achats, d’où un manque de ressources humaines et financières. Les ressources sont ainsi accaparées par les activités administratives quotidiennes, ce qui leur laisse peu ou pas de temps pour se concentrer sur la stratégie et stoppe net la transformation des Achats de l’opérationnel vers le stratégique. Mais il est temps de s’attaquer à ce changement. Si au sein de votre entreprise, les Achats sont encore considérés comme une fonction opérationnelle, pas d’inquiétudes ! Cela signifie que les opportunités d’amélioration sont énormes et que vous pouvez avoir un impact significatif sur les résultats de votre entreprise si vous choisissez de vous lancer dans cette aventure. Nous verrons dans le prochain article comment bien entamer cette transformation.