Aligner les Achats pour servir l’entreprise

« Pour transformer la fonction [Achats], il faut d’abord modifier la façon dont les autres entités opérationnelles la perçoivent et y font appel », a récemment écrit Jennifer Ulrich, directrice des achats de Corcentric, dans Spend Matters. Elle faisait remarquer que même les services très matures ont encore beaucoup de travail devant eux pour aligner les Achats afin de servir l’entreprise.

Cela représente bien sûr un défi, mais vous pouvez facilement déterminer si votre équipe est sur la bonne voie. Il faut avant tout effectuer une évaluation honnête et objective et poser trois questions essentielles.

Quelles sont notre mission et notre vision ?

La fonction Achats doit d’abord déterminer où elle se dirige et comment elle compte y arriver. Elle doit déterminer si elle a ou non partagé cette mission avec les parties prenantes et obtenu leur soutien. De nombreux responsables achats n’ont pas encore défini de mission claire pour leur équipe. Ils établiront certainement des objectifs annuels (principalement liés aux économies), mais ils pensent rarement au potentiel du service Achats pour servir l’entreprise et servir les métiers. Les priorités mal alignées entraînent une déconnexion immédiate avec l’entreprise. Elles peuvent même provoquer un certain ressentiment. Combien de fois n’avons-nous pas entendu des commentaires du type : « Tout ce qui intéresse le service Achats, c’est de faire des économies » ou « Le service Achats ne comprend pas notre activité ». Aligner les Achats avec les autres services est essentiel pour réussir.

Dans l’idéal, le service Achats devrait établir un plan d’engagement pour guider ses interactions avec les parties prenantes. Ce plan devrait non seulement clarifier le rôle essentiel que joue le service Achats, mais aussi définir sa mission. La conversation ne peut pas être unilatérale. Avec la contribution des deux parties, le service Achats apprendra lui aussi des leçons importantes. Il aura une meilleure idée des buts, des objectifs et de la mission du groupe de parties prenantes. Ces discussions permettent généralement d’améliorer l’engagement et de donner au service Achats un plus grand pouvoir de décision.

Quel type de ressources embauchons-nous ?

Pour mieux aligner les Achats sur ses pairs, il faut élargir son champ d’action pendant le processus de recrutement. Les ressources qui maîtrisent le jargon des services informatique, marketing, financier, etc. amélioreront naturellement les partenariats avec ces entités.

Les équipes achats n’ont généralement pas tendance à sortir des sentiers battus lorsqu’il s’agit d’embaucher de nouveaux talents. Elles se contentent d’une simple comparaison de CVs et finissent toujours par embaucher le même type de personnes. Et en embauchant toujours le même type de personnes, le service produit inévitablement le même type de résultats. Il n’est pas difficile de comprendre pourquoi ces pratiques constituent la norme. Après tout, la pensée critique et la collaboration sont beaucoup plus difficiles à évaluer que les années d’expérience.

Comment la communauté des fournisseurs perçoit-elle la fonction Achats ?

Les fournisseurs la considèrent-ils comme un obstacle ou un goulot d’étranglement ? Si c’est le cas, la fonction Achats n’est probablement pas bien alignée avec l’entreprise. Toutes les organisations veulent que leurs fournisseurs soient satisfaits. Elles veulent disposer d’une base de fournisseurs composée de partenaires engagés et réceptifs qui facilitent la réalisation d’économies et le renforcement de l’efficacité. Si le service Achats n’est pas considéré comme un catalyseur dans ces domaines, c’est que vous ne vous y prenez pas bien.

Pourquoi le service Achats devrait-il se soucier de ce que pensent les fournisseurs ? Tout d’abord, pour ce qui est de l’alignement des activités, les fournisseurs mécontents feront certainement savoir aux autres parties prenantes ce qu’ils pensent de la fonction, ce qui pourrait créer des obstacles supplémentaires en interne pour le service Achats. Deuxièmement (et surtout), une base de fournisseurs satisfaits permet d’accéder à de meilleurs produits, services et conditions de paiement. En bref, cela permet à l’entreprise d’obtenir un avantage concurrentiel.

Il n’est jamais facile d’obtenir un alignement total. C’est particulièrement le cas pour tout ce qui touche à la chaîne logistique. Pour y parvenir, il faut souvent affronter des vérités gênantes et avoir des conversations difficiles. Aussi colossal soit-il, l’effort en vaut toujours la peine. Une fois que le service Achats s’est aligné sur l’entreprise, les parties prenantes rechercheront activement son soutien et le traiteront comme un partenaire métier. Ils ne le feront pas parce qu’ils y sont obligés, ils le feront parce qu’ils le veulent.

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