Optimiser la gestion de votre besoin en fonds de roulement
Qu’est-ce que le besoin en fonds de roulement (BFR), et comment l’optimiser ?
La gestion du besoin en fonds de roulement est un exercice d’équilibre entre vos actifs et vos passifs circulants. Si vous penchez trop d’un côté, vous risquez de ne pas avoir suffisamment de liquidités pour payer vos dépenses. Si vous penchez trop de l’autre côté, vous risquez de manquer des occasions d’utiliser vos liquidités excédentaires.
La mise en place d’un système de gestion du BFR est souvent nécessaire, mais elle ne suffit pas ! Si votre objectif est d’atteindre une efficacité maximale dans la gestion des flux de trésorerie, vous devrez les surveiller en permanence et rectifier le tir si nécessaire. Les méthodes décrites ci-dessous peuvent vous aider à développer un plan d’amélioration.
Qu’est-ce que la gestion du besoin en fonds de roulement ?
Avant de réfléchir à la gestion de votre besoin en fonds de roulement, commençons par nous pencher sur le sens du terme « besoin en fonds de roulement ». Pour le dire simplement, le BFR est le capital dont vous disposez à l’instant T pour travailler. Il est lié plusieurs composantes et processus. Dans les grandes entreprises, le système entourant le BFR peut être composé de plusieurs départements.
La gestion du BFR implique une analyse détaillée de chacun de ces processus et de leur relation avec la trésorerie de l’entreprise. Une stratégie de gestion est un plan visant à améliorer les processus, à rationaliser les flux de trésorerie en adéquation avec les objectifs à court et à long terme de l’entreprise. Pour déterminer si une stratégie fonctionne ou non, il faut analyser le processus en place et le comparer aux données obtenues lorsqu’il a été modifié pour gagner en efficacité.
Les composantes de la gestion du fonds de roulement
Parmi les éléments clés de la gestion du fonds de roulement, on retrouve plusieurs aspects liés à la situation financière de votre entreprise, notamment :
- Les liquidités : les liquidités disponibles pour couvrir les dépenses à court terme.
- La Comptabilité Clients : les paiements entrants dus par les clients.
- La Comptabilité Fournisseurs : les frais sortants destinés aux fournisseurs.
- Le financement : l’accès à des fonds supplémentaires, ainsi que l’augmentation du passif pour rembourser des emprunts.
- Les actifs et le stock : le stock et les fournitures que vous avez à disposition.
Pour gérer efficacement le fonds de roulement, il ne suffit pas de maintenir ces éléments en équilibre, il faut veiller à ce que chacun d’entre eux contribue à un système permettant de minimiser les problèmes de flux de trésorerie, tout en vous offrant des possibilités de développement. Le maintien de votre avantage concurrentiel peut exiger de l’entreprise qu’elle procède à des évaluations et à des changements continus.
Comment améliorer la gestion du fonds de roulement ?
Disposer d’un système de gestion du fonds de roulement n’est utile que si ce dernier est efficace. Vous devrez peut-être isoler certains processus pour les améliorer. Voici 7 manières d’améliorer la gestion du fonds de roulement :
1. Surveiller le ratio du fonds de roulement
Le suivi de votre ratio du fonds de roulement vous permet de déterminer si votre stratégie de gestion fonctionne bien. Le ratio du fonds de roulement est obtenu grâce à un calcul simple : il vous faut divisez vos actifs courants par vos passifs courants. Si le résultat obtenu est supérieur à 1, cela signifie que avez plus de trésorerie que nécessaire pour couvrir vos coûts actuels. Avoir un ratio nettement supérieur à 1 peut signifier que l’entreprise n’optimise pas l’utilisation de ses flux de trésorerie excédentaires. Si le résultat obtenu est inférieur à 1, cela signifie que votre trésorerie est insuffisante pour couvrir vos dépenses à court terme. Si votre ratio diminue à un rythme constant, cela pourrait indiquer une nouvelle tendance et des difficultés à payer vos créanciers à temps.
2. Optimiser le processus d’émission des factures
Les stratégies de gestion du fonds de roulement s’appuient en premier lieu sur les revenus. Si votre entreprise ne dispose d’aucun système efficace pour émettre et effectuer un suivi des factures, votre trésorerie restera difficile à anticiper. L’efficacité est également un sujet clé : rendre les systèmes automatisés plus rapides et plus efficaces. La possibilité d’émettre une facture à l’aide d’un processus automatisé, en particulier lorsqu’elle est liée à la livraison d’un produit ou d’un service, peut réduire de manière significative le délai de recouvrement des créances.
3. Encourager les débiteurs
La deuxième étape pour réduire votre délai de recouvrement des créances consiste à rendre le paiement des clients simple, rapide et obligatoire. Motiver les débiteurs à vous régler dans les délais permet d’augmenter la visibilité sur les flux de trésorerie. L’optimisation de la comptabilité clients peut comprendre les éléments suivants :
- Évaluer les clients avant l’ouverture d’un compte ;
- Récompenser les paiements anticipés ;
- Lancer le recouvrement rapidement en cas de non-paiement.
Les systèmes de gestion des comptes clients peuvent traiter la majorité ou la totalité de ces processus au nom de votre entreprise. Par ailleurs, vous pourrez bénéficier d’une plus grande précision dans la facturation et la vérification des paiements.
4. Automatiser les processus commerciaux
Parmi les nombreux avantages de la gestion du fonds de roulement, le plus important est sans doute la rationalisation de vos processus opérationnels. Certaines entreprises ultra-modernes s’appuient encore sur des processus manuels pour traiter les factures, contacter les fournisseurs pour le paiement, etc. Le logiciel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs permet de réduire les coûts et d’améliorer la précision du processus, tout en allégeant le flux de travail des employés. Une fois qu’un système fonctionnel est en place, vous pouvez surveiller vos indicateurs et vous concentrer sur l’amélioration d’autres aspects de la trésorerie.
5. Améliorer la gestion du stock
La gestion du stock est un système complexe permettant le suivi de l’approvisionnement de votre entreprise par rapport aux ventes de produits. Les entreprises qui ne gèrent pas efficacement leurs stocks peuvent immobiliser trop de trésorerie dans des actifs dont la vente prend du temps, ou au contraire manquer de stock pour répondre aux commandes des clients. L’utilisation d’un système intégré permet faciliter la gestion de stock « juste à temps », afin de garantir la satisfaction des besoins des clients tout en libérant de la trésorerie pour d’autres usages.
6. Tirer parti du financement de la chaîne d’approvisionnement
Le financement de la chaîne d’approvisionnement constitue souvent le meilleur moyen d’aligner les revenus et les dépenses sur des dates communes. Il existe une multitude de solutions de financement de la chaîne d’approvisionnement permettant à votre entreprise de bénéficier de délais supplémentaires pour traiter les paiements des fournisseurs, le temps que des sommes dues vous soient réglées. Moyennant des frais, vous pouvez profiter d’un calendrier de paiement régulier, aligné sur votre délai de recouvrement des créances optimisé.
7. Utiliser les incitations fiscales
La réduction des frais généraux devrait impliquer une discussion sur les incitations fiscales. Même si votre entreprise bénéficie probablement déjà de diverses opportunités de réduction de sa charge fiscale, il est recommandé de vérifier chaque année comment elles pourraient être maximisées. Les déductions et les crédits souvent négligés peuvent inclure :
- Les congés fiscaux temporaires pour certaines régions et certains secteurs ;
- Les incitations fiscales locales et nationales pour les entreprises ;
- L’amortissement accéléré pour certains types de déductions.
La recherche d’incitations supplémentaires chaque année et au fur et à mesure de l’évolution de votre activité peut vous aider à minimiser votre charge fiscale.
Corcentric améliore la gestion de votre fonds de roulement
La gestion du fonds de roulement est généralement bien plus efficace une fois automatisée. S’appuyer sur des systèmes automatisés pour des tâches telles que le traitement des bons de commande, l’émission de factures et la gestion des stocks — par exemple le rapprochement à 3 facteurs — permet d’éliminer les pertes de temps, les retards et les erreurs liés au traitement humain. Corcentric propose une gamme complète de solutions conçues pour rationaliser vos processus de paiement des fournisseurs, de réception des paiements des clients, etc. Ces solutions réduisent le risque d’erreur, augmentent la rapidité et la précision de la gestion des créances et améliorent le flux de trésorerie.