Comment gérer vos données fournisseurs? Toutes les données!
Aujourd’hui, les entreprises sont chargées de gérer de grandes quantités de données fournisseurs. Qu’il s’agisse du sourcing, des contrats, des achats et/ou des paiements ou des efforts plus larges liés à la gouvernance, à la gestion des risques et à la conformité, n’importe quelle organisation devra mettre en place des processus clairs pour la gestion des fournisseurs et des données qui gravitent autour.
Ceux qui ont plus de visibilité sur leurs fournisseurs ont un avantage concurrentiel. Dans l’enquête CPO Flash Survey de Deloitte, les entreprises qui prospèrent dans le monde depuis la pandémie de COVID-19 étaient deux fois plus susceptibles de donner la priorité à la digitalisation de leurs opérations quotidiennes et sept fois plus susceptibles d’élargir leurs bases fournisseurs en réponse aux vulnérabilités de la supply chain.
Mais avoir une discussion sur les données fournisseurs et les processus associés peut s’avérer difficile tant ils peuvent varier en fonction des personnes impliquées et de l’étape du processus.
Processus et données de gestion des fournisseurs
Voici quelques exemples qui s’inscrivent dans le cadre plus large des « processus de gestion des fournisseurs » et ce à quoi il faut s’attendre :
- Contrats et avenants : Le contrat est au cœur de toute relation avec un fournisseur. La gestion des avenants nécessite de la flexibilité et la capacité de répondre à des besoins opérationnels évolutifs. Cela exige une gestion efficace du changement (des demandes de contrat aux modifications en passant par l’approbation et l’exécution) et la mise à jour des engagements, le cas échéant. Lorsqu’une entreprise peut numériser ses contrats et traiter et résoudre les problèmes contractuels au niveau approprié, les relations avec les fournisseurs s’en trouvent améliorées : plus de transparence, communication ouverte et résolution plus rapide des conflits.
- Certifications du fournisseur : Si un contrat fournisseur stipule la mise à jour annuelle du certificat d’assurance, un processus automatisé doit être mis en place pour s’assurer que cet engagement est respecté, mis à jour et documenté jusqu’à son achèvement. Les bénéfices obtenus sont nombreux: conformité interne et externe garanties, meilleure communication et relation client/fournisseur sur le long terme, etc.
- Performance des fournisseurs : Le suivi efficace de la performance des fournisseurs permet de:
- Vérifier que ces derniers répondent bien aux attentes, que les produits et services vendus sont conformes et si des changements sont nécessaires.
- Mieux comprendre le rôle de chaque fournisseur: stratégique ou pas, risques potentiels, etc.
- Favoriser l’amélioration continue et l’innovation
- Evaluer la performance en contenu via des évaluations et auto-évaluations
- Factures et paiements fournisseurs : Cela nous amène à la gestion des factures. De la réconciliation des factures à l’identification des exceptions en passant par l’exécution des paiements, la gestion des factures fournisseurs peut être un processus complexe et sujet à erreurs si les informations des fournisseurs ne sont pas alignées. Or, l’équipe de comptabilité fournisseurs a besoin de vérifier que les données d’une facture sont conformes à la commande, à la réception et correspondent à ce qui a été négocié dans les contrats. En digitalisant la gestion des factures et leur paiement, en éliminant le papier et en les alignant sur les données fournisseurs, les entreprises sont mieux préparées à vérifier les données achats, à détecter plus rapidement les écarts et à vérifier les informations sur les remises des fournisseurs. Ainsi la relation avec les fournisseurs est plus sereine grâce à la diminution des litiges, au paiement plus rapide et à l’élimination du risque de fraude.
Ce que tous ces processus ont en commun avec la gestion des fournisseurs:
- La centralisation des données fournisseurs
- La collaboration de différents acteurs internes et externes: comptabilité, finance, achats, fournisseurs, prescripteurs, juridique, etc.
Avec la mise en place d’une Plateforme Cloud Source-to-Pay telle que Corcentric, il est possible de gérer et d’évaluer des milliers de fournisseurs au quotidien et d’avoir une vision globale sur les contrats, les transactions et le paiement de ces derniers. Grâce à l’arrivée de tels outils, ce qui prenait autrefois des semaines peut maintenant prendre des jours ou des heures sans avoir besoin de sacrifier la qualité et le contrôle. Mais ce n’est qu’une partie de l’histoire…
Enrichir les informations des fournisseurs avec des données tierces
Bien que la centralisation des données fournisseurs telles que les comptes bancaires, la localisation et les contrats devienne la norme, le suivi continu de vos fournisseurs les plus stratégiques a atteint un nouveau niveau d’importance. La Covid n’a pas fini de perturber les chaînes d’approvisionnement. Les problématiques de trésorerie, les faillites et autres contraintes commerciales régionales et mondiales ne sont pas encore bien comprises en 2021, et nécessitent l’utilisation de sources de données tierces de confiance pour aider à renforcer la résilience dans un large éventail de processus de gestion des fournisseurs.
À cet égard, on observe une nouvelle demande pour intégrer une centaine de paramètres potentiels qui peuvent aborder tous les aspects de processus de gestion des fournisseurs.
Ces informations concernent les risque financiers, économiques, environnementaux et réputationnels tels que les violations des droits de l’homme, le blanchiment d’argent, la corruption ou les sanctions. En regroupant les données structurées issues de sources externes sur un seul outil de gestion des fournisseurs, quiconque a besoin d’accéder aux fournisseurs est davantage en mesure d’explorer, d’évaluer et de capturer les « mégadonnées » autour des fournisseurs et leur impact potentiel sur l’entreprise.
Ces outils permettent également d’adapter les processus et sources de données tierces à chaque région ou pays afin d’être conforme aux règlementations locales en vigueur qu’il s’agisse des fournisseurs, des contrats, des factures ou du paiement.
Assurer les fondamentaux de la gestion des fournisseurs est essentiel pour tirer le meilleur parti de l’automatisation des processus et des données. Lorsque la gouvernance liée à la gestion des fournisseurs est transparente pour toutes les parties prenantes, les bénéfices sont exponentiels.
Afin de pouvoir gérer efficacement votre écosystème fournisseurs, (c’est à dire les risques, la performance, la conformité et l’innovation) vous devez centraliser toutes les processus et données fournisseurs qu’elles soient transactionnelles, contractuelles, bancaires, issues de tierces parties telles que Moody’s ou e-Attestations ou autre.