Spend Management : Les clés d’une bonne gestion des dépenses

Cela ne fait aucun doute : la gestion d’une entreprise implique des dépenses. Frais de démarrage, achat d’actifs, frais de fonctionnement… Il existe presque autant de types de dépenses que d’entreprises, mais une chose est sûre, la gestion de ces dépenses est un enjeu majeur pour la réussite de l’activité.

C’est là qu’intervient le Spend Management.

Qu’est-ce que le Spend Management (gestion des dépenses) ?

Le Spend Management est un processus continu de gestion et d’optimisation de la manière dont une entreprise dépense son argent. Le terme englobe les processus tels que la sous-traitance, l’approvisionnement, l’e-procurement et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Elle permet d’explorer des pistes de croissance en dégageant des ressources financières par un programme de réduction des coûts, sans impacter la capacité de l’entreprise à bien fonctionner.

Idéalement, une stratégie de gestion des dépenses efficace comprend une analyse complète des dépenses, permet de garder le contrôle sur celles-ci, d’optimiser les relations avec les fournisseurs et de maximiser le ROI de chaque euro dépensé.

Bien que la gestion des dépenses soit souvent assurée par les Achats, elle a des répercussions sur toutes les parties prenantes internes et externes de l’entreprise.

En quoi le spend management est-il important ?

Une solution de gestion des dépenses peut faire la différence entre une entreprise en difficulté et une entreprise prospère : elle vous aide à identifier les pertes et les postes de dépenses qu’il est possible d’optimiser, afin de réduire les risques et standardiser les flux de trésorerie.

Il y a des chances que vous ayez déjà mis en place une forme de stratégie de gestion des dépenses pour vos finances personnelles. Prenons l’exemple d’un ménage moyen : entre les courses, les factures et les activités des enfants, cela fait beaucoup de dépenses. La vérification régulière de vos relevés bancaires afin d’analyser les tendances et d’identifier les postes de dépenses et les dates de chaque sortie d’argent vous permet de définir un budget et de vous assurer de disposer de fonds suffisant pour chacune de ces dépenses. En d’autres termes, le suivi  des dépenses est indispensable à votre vie quotidienne.

Le même principe s’applique aux entreprises : le maintien de leur activité et l’amélioration de leurs résultats dépendent d’une gestion saine de leurs dépenses, s’appuyant sur des analyses et des données en temps réel pour améliorer la prise de décision, générer de la valeur et réduire les coûts.

Le spend management au service des Achats

La gestion des dépenses permettant de contrôler les coûts liés aux Achats, une stratégie de Spend Management efficace vous permettra donc d’améliorer l’ensemble de vos processus d’approvisionnement. Voici quelques bénéfices qu’une entreprise peut tirer d’une stratégie de gestion des dépenses.

1. De meilleures opportunités d’approvisionnement

Cartographier l’ensemble des coûts inhérents à votre chaîne d’approvisionnement vous permet d’identifier les fournisseurs générant le plus (ou le moins) de valeur ajoutée : vous gagnez ainsi en visibilité et en efficacité sur l’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement.

2. Des processus plus efficaces

Les logiciels Achats permettent d’éliminer les processus manuels, coûteux et chronophages. Optimisez les processus achats, de paiement, d’approvisionnement et de gestion des contrats d’achats.

3. Plus de visibilité sur les dépenses

Les solutions Achats permettent de disposer de données fiables et actualisées, pour une prise de décision plus éclairée des équipes en charge des achats. L’analyse des dépenses vient ainsi appuyer les efforts de prévision permettant de réduire les dépenses imprévues et de tirer parti de toutes les opportunités de réduction des coûts.

4. Une meilleure gestion des risques

Une solution de gestion des dépenses de bout en bout permet d’évaluer le marché, d’identifier les facteurs de risque et d’élaborer des stratégies pour les contourner avant même qu’ils ne se produisent.

L’impact d’un mauvais suivi des dépenses

La gestion des dépenses n’est pas une mince affaire, et les conséquences d’une mauvaise gestion sont nombreuses : perte de temps, mauvaise visibilité, non-conformité, coûts de transaction élevés, dysfonctionnement général de l’entreprise…

Les répercussions de cette mauvaise gestion des dépenses ne se limitent en outre pas aux équipes des achats : toutes les parties prenantes de l’entreprise, des clients aux fournisseurs en passant par l’ensemble des collaborateurs et des actionnaires, en subiront les conséquences.

Quelques pistes d’amélioration du processus de gestion des dépenses

Si la gestion des dépenses donne du fil à retordre à vos équipes, il existe des stratégies permettant de mieux appréhender et d’optimiser les dépenses de l’entreprise.

1. Identifier les frais et les dépenses de l’entreprise

La première étape consiste à identifier les différents postes de dépenses, qu’elles soient directes ou indirectes. Il est également important de compiler tous les bons de commande, bons de livraisons, factures fournisseurs et données de paiement des fournisseurs : l’erreur n’est pas permise. Cette tâche peut s’avérer extrêmement fastidieuse, c’est pourquoi il est intéressant d’investir dans un logiciel de gestion des dépenses qui enregistre ces informations de manière dématérialisée.

2. Centraliser les données de dépenses

Une fois toutes vos sources de dépenses identifiées, ces informations doivent être regroupées dans une base de données centrale. Vous pouvez les rassembler sur un tableau Excel, ou bien faire appel à une solution d’automatisation, mais dans un cas comme dans l’autre, faites appel à quelqu’un de qualifié et de compétent.

3. Vérifier les données

Les données collectées et stockées doivent ensuite être nettoyées : suppression des doublons, correction de l’orthographe, homogénéisation des devises… Ce nettoyage vous permet de vous assurer que vos décisions et stratégies commerciales s’appuient sur des données précises et fiables.

4. Catégoriser les dépenses

Les dépenses peuvent se présenter sous différentes formes. Les catégories de dépenses prioritaires doivent être alignées sur les objectifs de l’entreprise. Il peut s’agir par exemple de marketing, des contrats fournisseurs, des salaires des collaborateurs, etc. Ce cloisonnement permet de mieux comprendre toutes les données recueillies.

5. Analyser les données de dépenses

Il est maintenant temps de procéder à une analyse détaillée des dépenses qui vous donnera une visibilité en temps réel de l’historique des achats de votre entreprise, de ses schémas de dépenses. Vous obtiendrez ainsi une analyse comparative de vos fournisseurs et des pistes d’optimisation des coûts. Vous pourrez également quantifier les réductions de coûts ainsi que les différences exprimées en pourcentages et en agrégats/moyennes.

6. Définir une stratégie

À partir des données recueillies, rationalisées et analysées, vous pouvez élaborer une stratégie de gestion des dépenses. Celle-ci implique généralement toutes les parties prenantes de l’entreprise, veillez donc à impliquer vos collaborateurs dans le processus de décision et de mise en œuvre.

7. Prévoir et planifier en conséquence

Les données précises et fiables issues de votre solution de spend management vous permettent d’élaborer des stratégies de réduction des coûts et d’estimer l’impact qu’elles auront sur vos résultats. Ces prévisions vous aident à anticiper, à améliorer la relation avec vos fournisseurs et à faire preuve d’adaptabilité face aux évolutions de l’offre et de la demande.

Des informations exploitables grâce à un logiciel de gestion des dépenses

La gestion des dépenses, c’est bien, mais la gestion intelligente des dépenses, c’est encore mieux. Pour assurer une gestion des dépenses intelligentes, optez pour une solution logicielle de gestion des dépenses reposant sur des technologies capables de transformer les données de dépenses en informations exploitables.

Les logiciels de gestion des dépenses automatisent les tâches les plus fastidieuses et vous permettent de mieux gérer vos budgets grâce à une visibilité en temps réel des flux de trésorerie. Si vous souhaitez optimiser vos processus d’approvisionnement sur l’ensemble du cycle de vie des achats, commencez par identifier la solution capable de tout intégrer.

Optimiser la gestion de vos dépenses

Vous l’avez sans doute compris, la mise en œuvre d’une stratégie de gestion des dépenses, sans parler d’une stratégie efficace, est un travail de longue haleine. Pour vous faciliter la tâche et bénéficier de conseils personnalisés, n’hésitez pas à contacter nos experts Corcentric !