6 bonnes pratiques du Procure-to-Pay

Cet article reprend les points principaux de mon intervention au Salon Solution lors de la table ronde sur les bonnes pratiques du Procure-to-Pay le mardi 20 Septembre où j’ai pu partager avec la centaine de participants sur ce vaste sujet six facteurs clés de succès.

Deux angles de vue, 6 bonnes pratiques du Procure-to-Pay.

S’il est évidemment illusoire de vouloir réduire à quelques points clés le succès de vos projets, il n’en demeure pas moins que les six points soulevés ci-après sont soient oubliés soit sous estimés dans la majorité des dossiers auxquels j’ai participé à divers titres ces 15 dernières années.
Voici donc 6 points clés souvent oubliés couvrant deux angles de vues : l’angle métier, celui du bénéfice opérationnel et l’angle projet, celui du choix et de sa mise en œuvre.

A propos des bénéfices fonctionnels ou métiers attendus

• • La collaboration : Derrière le processus P2P, des hommes.
    Le Procure to Pay (P2P) dépasse largement son rôle d’économie administrative ou de contrôle des collaborateurs. Chez Acticall, il a été l’opportunité de favoriser la collaboration le long de toute la chaîne, à partir de la demande d’achats. Dans ce processus, les différents services prescripteurs travaillent de concert en fonction des familles d’achats pour optimiser les décisions dans l’intérêt collectif. En exploitant ce moyen de collaboration au profit du groupe, nous activons un puissant levier de performance : la propension naturelle de l’homme, en tant qu’être social, à travailler ensemble.
  • La gestion des budgets est au cœur du Procure to Pay.
    Nos clients sont unanimes, la gestion des budgets, même non contraignante, permet automatiquement aux utilisateurs de réduire leurs dépenses (l’arrêt des commandes ouvertes aussi). Si la baisse de la consommation, l’achat évité ou l’autorégulation sont des bénéfices immédiats de la gestion de budgets au cœur du P2P, l’outil logiciel ne sera que la traduction d’une politique d’entreprise.
  • Le bénéfice de la dématérialisation des Factures Fournisseurs.
    Quelles que soient les économies considérables et tangibles réalisées grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs, ces économies ne deviennent une réalité que lorsque l’intégralité de la chaîne, de la demande d’achats à la réception en passant par la commande fournisseur, est dématérialisée. Après tout, la performance d’une chaîne ne dépend-elle pas de son maillon le plus faible ?

A propos du projet, choisir et implémenter

• • Avant-projet: Le RFI, une étape majeure.
    L’étape du RFI est trop souvent oubliée. Pourtant c’est à ce moment que vous pouvez mettre en parallèle vos besoins et les fonctions des solutions matures du marché. La définition des critères de succès en est une étape clé.
  • Pendant le Projet: L’AMOA est l’une des clés de succès.
    Inclure une AMOA, des spécialistes à vos côtés capables de comprendre vos besoins métiers, de réviser vos processus tout en restant dans les possibles des fonctionnalités des SI Achats matures, est l’une des clés de succès.
  • Post-Projet: Ne pas oublier la vie projet.
    L’initiation du processus Procure to Pay marque le commencement d’une aventure. Il est essentiel de surveiller les indicateurs d’utilisation et les critères de réussite de manière trimestrielle. Les administrateurs devront ajuster les processus et les règles métier pour répondre de manière plus précise aux besoins de l’organisation. Combien de mises en œuvre exemplaires voient leur qualité de service se détériorer faute de prévoir un budget annuel pour l’amélioration et l’adaptation ?