Les Avantages du 3 ways matching

L’utilisation de la méthode du « 3 ways matching » pour vérifier les factures présente un certain nombre d’avantages pour le processus de Comptabilité Fournisseurs et l’entreprise dans son ensemble.

Éviter les dépenses inutiles

Les versements excessifs en cas de factures au montant erroné entraînent un gaspillage d’argent, mais également de temps : celui passé à tâcher de récupérer le trop-perçu. Pour les entreprises manquant de trésorerie, la réduction des frais généraux excessifs et des dépenses inutiles peut apporter une certaine souplesse et permettre que les fonds soient utilisés différemment.

Veiller à l’exactitude des livres comptables

La tenue de livres comptables précis est essentielle pour toutes les entreprises, et ce, pour de nombreuses raisons. Appliquer systématiquement le système de rapprochement facture permet de disposer de registres exacts des biens et services achetés et reçus, en cas de conflit avec les fournisseurs. Ces livres comptables peuvent également être source d’informations utiles en cas d’audit.

Réduire les effets de la fraude et des risques

La mise en place d’un processus de vérification clair faisant référence au bon de commande, à la réception et à la facture peut contribuer à réduire le risque de fraude. L’utilisation d’un système automatisé minimise les risques de double paiement, de paiement excessif basé sur des montants erronés et de paiement de factures frauduleuses.

Exemple de “3 ways matching”

La meilleure façon de comprendre le rapprochement à 3 facteurs reste d’étudier un exemple concret. La société Dupont émet un bon de commande au fournisseur Dubois pour 20 boîtes de stylos. Chaque boîte contient 10 stylos et coûte 10 euros l’une. Le total du bon de commande est de 200 euros. Lorsque l’entreprise Dupont reçoit la livraison, l’équipe de l’entrepôt crée une réception de marchandises pour vérifier la quantité de stylos dans chaque boîte, ainsi que le nombre de boîtes reçues.

Lorsque le service de comptabilité de l’entreprise Dupont reçoit la facture du fournisseur Dubois, le système compare la facture au bon de commande et au bon de réception des marchandises. Le système est conçu pour signaler les problèmes suivants (en dehors d’une marge d’erreur tolérée prédéfinie) :

• • Pas le bon produit reçu
  • Mauvais nombre de boîtes (quantité)
  • Différence de prix entre le bon de commande et la facture
  • Autres informations erronées (mode de paiement, adresse de paiement et/ou informations bancaires)

Si toutes ces informations correspondent, l’entreprise Dupont peut procéder au paiement sans délai. En cas d’écart, si Dupont a reçu 11 boîtes au lieu de 10, par exemple, le système signale que la facture doit faire l’objet d’un examen supplémentaire par un membre de l’équipe comptable.

3 ways matching : Corcentric garantit un bon taux de de réconciliation automatique des factures

Le succès du « 3 ways matching”dépend du système que les entreprises utilisent pour le réaliser. Après tout, il peut être réalisé à la main à l’aide de documents papier, bien que le taux d’erreur soit plus élevé pour les entreprises utilisant des processus manuels. Corcentric fournit un système complet qui assure l’exactitude de la réconciliation en intégrant des processus et en minimisant les interventions humaines.

Avec Corcentric, les entreprises peuvent utiliser un système intégré pour créer des bons de commande, recevoir des factures électroniques et comparer les informations à la réception des biens et des services. Le système standardise la génération et le traitement des informations, ce qui facilite l’identification et le rapprochement des informations pertinentes. Les entreprises peuvent automatiser le processus d’envoi de l’approbation à l’ERP pour générer un paiement. L’ensemble du système est automatisé, conçu pour ne nécessiter d’intervention humaine qu’en cas d’écart, en dehors d’une marge de tolérance prédéfinie. L’utilisation systématique d’un logiciel tel que Corcentric améliore l’efficacité du processus de facturation, sans pour autant augmenter la charge de travail de l’équipe qui le gère.