Les bénéfices de la dématérialisation facture face au Covid-19 aujourd’hui et face à l’évolution de la réglementation demain

La crise sanitaire actuelle a de nombreux impacts sur les entreprises comme nous avons pu le voir dans notre Webinar dédié. Perturbation de l’activité, de la chaîne logistique, risques fournisseurs accrus, cas de force majeurs pour les contrats… L’un des impacts que nous avons pu observer lors de nos échanges avec les décideurs achats et financiers est l’accélération des besoins en matière de digitalisation des factures et des paiements. Dans cet article, nous verrons quels sont les bénéfices de la dématérialisation facture face au Covid-19 et à l’évolution de la réglementation.

Les bénéfices de la dématérialisation facture aujourd’hui: ce que la crise du Covid-19 nous apprend

Chaque année 2,5 milliards de factures sont échangées en France dont seulement 15% sont des factures électroniques selon une estimation de BFM Business 2019. Or, 79% des DAF positionnent les factures comme le 1er document à dématérialiser selon une étude du cabinet Arthur D.Little.

Les entreprises qui ont déjà dématérialisé leurs factures ont un avantage certain sur les autres en cette période de crise. En effet, la mise en place du télétravail et du chômage partiel n’ont que peu entravé leur processus de gestion des factures et de paiement des fournisseurs. Ces solutions permettent aux entreprises en cette période de crise de :

• Collaborer en ligne de façon efficace et en temps réel avec les fournisseurs afin d’éviter la dégradation des relations avec la base fournisseurs et de limiter les retards de paiement pour les fournisseurs les plus petits et/ou fragiles. Avec une solution de dématérialisation facture, les délais de traitement et de recouvrement peuvent être fortement réduits.
• S’assurer du suivi des commandes en cours et urgentes (ex: commande de masques) afin d’anticiper les retards, ruptures de stocks qui pourraient perturber la bonne marche de l’activité.
• Traiter rapidement l’ensemble des factures. 71% des DAF constatent un gain de temps dans le traitement des factures grâce à la mise en place d’une solution de dématérialisation selon une étude du cabinet Arthur D.Little. La réduction du service de la Poste, le télétravail et le chômage partiel et technique qui retardent l’envoi, la réception et le traitement des factures papier montrent plus que jamais l’utilité de dématérialiser les factures. Les gains de temps ainsi générés par la dématérialisation permettent aux services achats et comptable de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée en cette période difficile.
• Sécuriser les données et les échanges. Toujours selon la même étude du cabinet Arthur D.Little, 69% des DAF constatent une amélioration de la sécurité des données et des échanges grâce à la dématérialisation des factures. En centralisant l’ensemble des factures, en automatisant les processus et en mettant en place des règles d’approbation et de vérification, ces solutions limitent les risques d’erreur et de fraude.
• Réaliser des économies. Dans le contexte actuel, de nombreuses entreprises vont chercher à faire des économies afin de pouvoir absorber le coût de la réduction de leur activité. La dématérialisation des factures représente un levier crucial pour réaliser des économies selon 65% des DAF interrogés par l’étude du cabinet Arthur D.Little.
• Favoriser l’innovation. Préparer la reprise après le Covid-19 est incontournable. Ce n’est donc pas le moment de se replier sur soi et de se priver de la capacité d’anticiper et d’innover. C’est aussi le moment de démarrer les chantiers qui permettront de transformer les menaces en opportunités.

La dématérialisation facture demain: une obligation légale

Au-delà de tous les bénéfices que nous venons de citer, la dématérialisation des factures sera demain une obligation légale à laquelle toute entreprise assujettie à la TVA devra se plier.
Pour rappel, l’envoi des factures électroniques aux institutions publiques et collectivités locales via le portail Chorus est déjà obligatoire.
Cette obligation “élargie” est progressive et se fera entre 2023 et 2025 selon l’article 56 du projet de loi finances pour 2020. Les modalités et le calendrier précis n’ont pas encore été divulgués.

Pourquoi une telle mesure? De nombreuses raisons poussent l’Etat à s’investir sur ce sujet:

• Réduire la fraude à la TVA qui représente des montants colossaux. Montants que l’Etat va s’empresser de récupérer post Covid-19 pour l’aider à rétablir ses comptes.
• Simplifier la collecte en temps réel par l’instauration de la communication automatique des données relatives à ces factures aux services fiscaux.
• Lutter contre les retards de paiements. La loi plafonne ces délais à 60 jours à compter de la date d’émission de la facture. Si ce délai est dépassé, on estime qu’à partir de 90 jours, on peut multiplier par six le risque de faillite. La crise du Covid-19 a fortement perturbé l’activité de beaucoup d’entreprises et la protection de la trésorerie devient l’un des enjeux principaux. Or on estime que les grands groupes doivent actuellement environ 15 milliards d’euros aux PME et PMI. Ainsi, pour lutter contre les retards de paiements accentués par la crise actuelle, le gouvernement a annoncé deux mesures pour les mauvais élèves:
  1. Les entreprises retardataires ne bénéficieront plus de la garantie de l’Etat pour emprunter
  2. Le nom de ces entreprises seront transmis aux banques afin qu’elles ne leur accordent plus de crédit

Comme nous avons pu le voir, la crise sanitaire actuelle a des répercussions sans précédent sur l’économie réelle. Les bénéfices de la dématérialisation des factures sont bien réels et à même d’aider les entreprises à passer le cap de l’après Covid-19 et à se conformer très bientôt aux nouvelles obligations légales.

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