Traitement des factures : Comment garantir le 3 way matching ?

Le 3 way matching s’appuie sur la commande, la réception des marchandises et la facture. La comparaison de ces 3 éléments garantit un traitement précis des factures et un paiement rapide grâce à une réduction du temps de traitement.  L’utilisation du rapprochement à 3 facteurs rationalise l’ensemble du processus de validation, garantit le respect des conditions de paiement, y compris les paiements à l’échéance et anticipés qui permettent de bénéficier de remises pour paiement anticipé. L’utilisation du 3 way matching réduit également le risque de factures frauduleuses et de paiements en double ou excessifs.

Comment fonctionne le 3 way matching ?

Le processus de rapprochement des factures à 3 facteurs (3 way matching) fait référence aux trois documents qui doivent être impliqués dans un flux de validation des factures :

• La commande : Le service Achats crée une commande qui est envoyée au fournisseur, tandis qu’une copie numérique est sauvegardée dans le système de commandes.
• La réception des marchandises : Lorsqu’une entreprise reçoit des marchandises dans un centre de distribution, un quai de livraison ou un site, la personne qui réceptionne les produits saisit la commande et les informations du bordereau d’expédition dans le système de commandes afin de réceptionner les marchandises.
• La facture : Le service Achats et le service Comptabilité Fournisseurs confirment ensuite que la commande et la réception des marchandises correspondent (ou du moins que les paramètres établis correspondent) et soumettent la facture du fournisseur pour validation et paiement.

Voilà comment le service Achats et le service Comptabilité Fournisseurs devraient traiter dans l’idéal chaque transaction B2B.

Pour quelles raisons le 3 way matching peut-il échouer ?

Voici quelques exemples de ce qui peut complexifier le rapprochement des factures lorsque ce dernier est effectué de façon manuelle et sur la base de documents papier :

• Concernant les factures des fournisseurs, le service Comptabilité Fournisseurs reçoit une facture papier ou par courriel, souvent avant la livraison des marchandises, ce qui entraîne un retard dans le processus de rapprochement. S’il s’agit d’un fournisseur avec lequel l’entreprise travaille régulièrement, les factures peuvent arriver à un rythme très élevé, ce qui rend le rapprochement difficile.
• Les informations des lignes achats de la facture étant sur papier ou sur une image, la personne traitant les factures Fournisseurs devra saisir des informations telles que le numéro de commande, les informations sur le fournisseur ou le code de l’article, afin de rapprocher les données de la commande et de la réception dans le système. Même en procédant à des contrôles internes, ce processus est sujet à l’erreur.
• La personne responsable du traitement de la facture ne peut finaliser le 3 way matching et l’envoyer pour validation qu’une fois ces étapes terminées.

Si les données ne correspondent pas, le processus de paiement est retardé, car le service Comptabilité Fournisseurs doit alors relancer le service Achats pour résoudre les écarts, afin de pouvoir traiter la facture. Ces étapes prennent du temps, et des erreurs peuvent survenir à tout moment. Grâce à la facture électronique et à l’approbation automatique, ces étapes chronophages et sujettes aux erreurs sont optimisées.

Éliminer les obstacles grâce à la facturation électronique

Pour les services en charge de la comptabilité fournisseurs qui peinent à rapprocher les factures, la solution la plus efficace consiste à utiliser une solution de traitement des factures simple à implémenter, à configurer et à utiliser. Au cours de la phase d’implémentation, l’éditeur récupère toutes les règles de rapprochement ainsi que les données relatives aux bons de commande et aux réceptions de l’entreprise, puis les intègre dans le système qui fonctionne quant à lui conjointement avec l’ERP ou le système comptable de l’entreprise.

3 étapes pour garantir un 3 way matching exact

Une fois le système mis en place, le processus est le suivant :

1. Le service Achats crée une commande et les informations liées à cette commande sont utilisées par la solution qui rapproche les factures fournisseurs.
2. Au moment de la livraison des marchandises, la personne qui les réceptionne ouvre la commande dans le système de commandes ou ERP, et vérifie que les marchandises reçues correspondent à la commande, ligne par ligne. Cette comparaison entre la réception des marchandises et la commande est ensuite transmise au système de gestion de la comptabilité fournisseurs
3. Lorsque la facture électronique arrive, toutes les données sont électroniques, jusqu’aux données des lignes achats, et sont interfacées avec le système de rapprochement automatique. La principale difficulté que l’on peut rencontrer lorsqu’on effectue un rapprochement, c’est de ne pas disposer des données de la facture pour automatiser le processus, et la facturation électronique résout ce problème. Comment ? Les données proviennent directement du système de facturation du fournisseur. Résultat : plus besoin de consulter manuellement un papier ou une image dans un courriel. À l’aide des données de la facture électronique, le système de rapprochement automatisé peut effectuer la troisième partie du rapprochement (comparer les informations de la facture, à celles de la commande et de la réception des marchandises) en utilisant les algorithmes du processus. Plus besoin d’intervention humaine pour ce faire !

Les exceptions deviennent « l’exception » et non la règle

Les factures correspondant à la fois à la commande et à la réception des marchandises selon vos règles de rapprochement et vos plafonds sont ensuite envoyées directement dans la solutions comptable ou l’ERP de l’entreprise pour finaliser le rapprochement, sans aucune intervention manuelle. Les exceptions, telles que les écarts de prix ou de quantité, sont enregistrées et peuvent être renseignées auprès du service Achats via un processus de résolution des exceptions. Cela permet de résoudre le problème sans que le service Comptabilité Fournisseurs n’ait à faire appel à qui que ce soit.

Si les envois sont fractionnés ou si plusieurs bons de commande sont utilisés pour une seule et même facture, la solution de comptabilité fournisseurs tentera de réconcilier ces scénarios et complétera automatiquement la facture dans les cas où les règles de correspondance sont respectées. Quand cela n’est pas réalisable, la facture est à nouveau acheminée par le processus d’exception prédéfini pour validation et approbation finales.

Faire correspondre ces trois documents manuellement demande beaucoup de temps et de travail et peut entraîner des retards dans le traitement des factures et une augmentation des coûts de traitement.  Les solutions de rapprochement et processus automatisés ayant intégré toutes les règles de rapprochement du système, elles, sont capables de détecter immédiatement les exceptions. Enfin, ce rapprochement rationalise l’étape suivante, à savoir le processus de paiement. Lorsque les entreprises adoptent les paiements électroniques ou « e-paiements », le flux des factures soumis au processus de validation devrait devenir transparent.  En faisant arriver les factures par voie électronique sous forme de données grâce à la facturation électronique et en établissant des règles de rapprochement et des processus pour le traitement des exceptions, le service Comptabilité Fournisseurs réalise des économies de temps et d’argent qui se répercutent directement sur les résultats de l’entreprise.