Comment les solutions Source-to-Pay contribuent à créer de la valeur au sein de votre entreprise?
Le processus Source-to-Pay (S2P) est vaste et englobe les services Achats, Comptabilité fournisseurs, Finance et Juridique. En outre, il influence la manière dont chaque dollar, chaque euro ou chaque livre sterling est dépensé par l’entreprise. Autant d’opportunités uniques d’optimiser les dépenses et de créer de la valeur à l’échelle de chaque équipe.
Afin de mieux appréhender la manière dont l’automatisation du processus Source-to-Pay crée de la valeur, il est primordial de bien comprendre les différentes formes sous lesquelles une solution Source-to-Pay peut se présenter. En règle générale, lorsqu’une entreprise se pose la question de l’automatisation, ou non, de ses processus Source-to-Pay, deux possibilités s’offrent à elle :
- Les modules non intégrés – c’est-à-dire des composants disparates propres à chaque étape du processus S2P, du sourcing au paiement (et toutes les étapes intermédiaires).
- La suite Source-to-Pay intégrée – c’est-à-dire une seule et unique plateforme qui englobe le processus S2P dans son intégralité, avec une seule et unique base de données permettant à plusieurs services d’accéder en même temps aux mêmes données.
Revenons un peu plus en détail sur chacune de ces configurations afin de mieux comprendre de quelle manière l’automatisation du processus S2P peut créer de la valeur, si tant est qu’elle soit déployée comme il se doit.
Modules S2P non intégrés
Malgré l’argument fort judicieux des coûts engendrés par l’intégration des processus Source-to-Pay au sein d’une seule et même plateforme, il n’est pas rare encore à ce jour de voir des entreprises refuser de regrouper leurs activités sur une plateforme unique. Souvent, cela tient au fait que les modules qui composent le processus ont été fournis par des prestataires de niche, peut-être parce qu’ils sont considérés comme « ultra-spécialisés » dans le domaine spécifique à l’étape en question.
Dans bien des cas, plusieurs solutions propres à chaque étape du processus ont été déployées et modifiées au fil du temps. Il est possible qu’à l’origine, elles aient été jugées faciles à mettre en œuvre avant d’être modifiées et élargies au-delà de leur finalité première pour répondre à l’augmentation de l’activité et des demandes.
Quelles que soient les raisons qui ont conduit à ce que chaque étape du processus S2P dispose de sa propre solution, il est probable qu’elles ne communiquent jamais entre et qu’elles possèdent des identifiants de connexion, des interfaces et des spécificités différentes.
Prises ensemble, elles peuvent être qualifiées de plateformes, mais, à vrai dire, cela s’apparente plutôt à un ensemble de solutions dont les différents éléments sont contraints de fonctionner ensemble à l’aide de connecteurs, d’importer/exporter en vrac ou de copier-coller des données manuellement pour garantir la continuité du flux de données.
Suite Source-to-Pay intégrée au sein d’une plateforme unique
L’alternative, à savoir disposer d’une suite S2P hébergée sur une seule et unique plateforme, n’est pas rare et présente un meilleur point de départ en termes de création de valeur. La réduction des risques grâce à la centralisation des données, qui sont donc susceptibles d’être utilisées tout au long du processus et par différents services, justifie à elle seule l’adoption d’une telle structure.
Toutefois, le but ultime n’est pas uniquement d’avoir accès en temps réel à une seule et unique source de données, en disposant d’une UX et d’une UI unifiées et harmonisées à toutes les étapes du processus qui permettent aux utilisateurs d’appréhender le processus dans sa globalité et de tirer profit de cette visibilité. Le déploiement de l’intégralité du processus S2P sur une seule et unique plateforme offre également aux entreprises la possibilité de simplifier, d’harmoniser et d’optimiser toutes les étapes du processus Achats.
Quelle valeur est susceptible d’être créée ?
Les opportunités d’optimisation de la gestion des dépenses sont nombreuses. Les équipes Achats peuvent réaliser des économies sur le long terme grâce à une plus grande adhésion et une mise en application des meilleures pratiques Achats.
On estime généralement qu’environ 4 % des coûts sont engendrés par un manque d’automatisation et d’optimisation des processus. Donc, si les dépenses s’élèvent à 200 millions d’euros, ce sont près de 8 millions d’euros gaspillés !
Ce gaspillage tend à se résumer au non-respect des différentes étapes du processus, tels que les Achats sauvages. Lorsque les collaborateurs « dévient » des processus existants, les contrôles mis en place ne fonctionnent pas. Cela engendre de fait un accroissement des risques et du temps consacré à ces tâches et, par conséquent, une baisse de l’efficacité.
Étudions maintenant 5 domaines clés dans lesquels des solutions disparates non alignées sur une plateforme unique entraînent une perte de valeur. Cela nous permettra ensuite d’identifier plus facilement les 5 manières dont une plateforme unifiée Source-to-Pay peut créer de la valeur au sein de votre entreprise.
5 domaines dans lesquels des solutions S2P disparates entraînent une perte de valeur
1. Non-conformité
On estime que près de la moitié des pertes de valeur tout au long du processus S2P sont dues à la non-conformité. L’absence de conformité est une situation dans la laquelle un contournement de la procédure est possible.
Du fait de l’existence, au sein du processus S2P, de nombreux systèmes hétéroclites, la politique de conformité de l’entreprise finit par relever de chaque service individuellement, pour le système d’informations qui lui est propre, au lieu d’être gérée à un niveau hiérarchique supérieur et de s’appliquer à une plateforme dans son ensemble.
Il est ainsi plus compliqué d’identifier le non-respect des procédures et d’y remédier si plusieurs systèmes secondaires sont associés que si l’on dispose d’une visibilité globale sur un système unique.
2. Perte de temps
Des systèmes différents peuvent nécessiter des allers-retours entre l’ERP et chacun des systèmes, ou entre chaque composant du processus. Il n’est pas rare que cela donne lieu à un dédoublement des données et à leur transfert manuel d’un système à un autre.
Le temps nécessaire à la formation à tous ces systèmes est supérieur à celui qui aurait été consacré à la formation à une seule et unique plateforme et, du fait de la réduction du nombre d’utilisateurs formés, le risque de défaillance de chacun de ces systèmes est accru.
Le contrôle de la cohérence des données entre les différentes solutions est une obligation en cas de systèmes disparates et est une étape chronophage.
L’installation des correctifs et des mises à jour, une activité qu’il convient de répéter pour chaque système, doit être gérée individuellement par le service informatique, alors qu’une seule et unique mise à jour pourrait être déployée à la place.
3. Coûts supplémentaires
Comment savoir si les économies que nous réalisons se répercutent du prix négocié dans le contrat aux achats réellement effectués ? Une plateforme unique apporte une plus grande visibilité et garantit que les économies négociées se répercuteront sur le montant réel des achats, sur la commande et donc sur le montant payé.
L’utilisation de systèmes différents engendre également des dépenses supplémentaires du fait de la formation, de la gestion et des licences qui sont ainsi nécessaires.
4. Impossibilité de collaborer
Chaque système est susceptible d’avoir été déployé à des dates différentes et par des personnes différentes, chacune ayant ses propres objectifs commerciaux. La fonctionnalité peut avoir été optimisée pour chaque étape du processus, mais la collaboration entre les utilisateurs peut constituer un véritable défi si les données sont structurées ou étiquetées différemment dans chaque système.
Lorsqu’il faut vérifier un élément qui concerne plusieurs étapes du processus S2P, il peut être compliqué d’obtenir l’implication nécessaire auprès des parties prenantes à chacune de ces étapes.
5. Manque de visibilité sur les données
Comment étudier l’ensemble des activités S2P si ces données se trouvent à différents emplacements et ne concordent pas à 100 % ?
La synchronisation des données entre chaque étape du processus, et au sein de l’ERP, doit permettre leur analyse et leur vérification en temps réel. Toutefois, leur extraction, leur nettoyage puis leur import dans un outil de reporting peuvent occuper un collaborateur à temps complet.
4 domaines dans lesquels une plateforme Source-to-Pay unifiée peut créer de la valeur
1. Respect de la conformité
Lorsque le processus S2P est digitalisé sur une seule et unique plateforme, le non-respect de tout ou partie du processus peut être constaté d’un simple coup d’œil, puisqu’il n’existe qu’une seule source de données fiable et aucune possibilité de contourner ce processus.
L’harmonisation des processus encourage les utilisateurs à respecter les meilleures pratiques en vigueur.
2. Gains de temps
Le fait de créer une interconnexion entre les différents aspects du processus S2P permet d’automatiser les processus et donc de gagner du temps.
En disposant d’une plateforme S2P unique, vous réduisez considérablement le délai d’intégration, de vérification et de synchronisation des données entre les systèmes.
Cela signifie moins de temps consacré à former les utilisateurs aux différentes plateformes et moins de tâches manuelles à chacune des étapes du processus.
3. Collaboration
Les membres des fonctions Achats, Comptabilité fournisseurs, Finance, Juridique et autres bénéficient tous de la même vue d’ensemble. Vous disposez également d’une plus grande implication des différentes parties prenantes et d’une meilleure capacité des différents services à interagir parce qu’ils utilisent les mêmes données.
Bien que chaque fonction d’une entreprise puisse avoir accès à une composante différente du même système, la connectivité entre chacune d’elles permet une communication plus fluide et une collaboration plus étroite.
4. Visibilité sur les données et les processus
Comment prendre les bonnes décisions si vous ne disposez pas d’informations fiables ? En matière de S2P, le processus décisionnel implique souvent de connaître les détails des contrats, l’historique des achats et des indicateurs de performances chiffrés.
Une seule et unique plateforme permet ainsi de disposer d’outils de reporting transversaux sans avoir à faire appel à un expert pour les créer. Vous bénéficiez également d’une vue d’ensemble sur chacun des fournisseurs. Les membres de la fonction Finance peuvent rapidement évaluer l’efficacité du processus métier et prendre les décisions qui s’imposent pour optimiser les dépenses sur la base de ces données.
Pour finir, lorsque l’activité induit un changement, les rapports regroupant les informations connexes sont plus facilement ajustés s’ils se basent sur des données provenant d’une source unique.
Efficacité du sourcing et du processus Procure-to-Pay
En remédiant aux principales causes d’une perte de valeur au sein du processus S2P, il est possible de réaliser des économies qui ont un véritable impact sur le résultat net de l’entreprise. L’harmonisation des processus non seulement améliore l’efficacité, mais peut également renforcer les relations fournisseurs, grâce à une gestion plus rapide et plus précise de l’ensemble des interactions qui ont lieu tout au long de leur cycle de vie.
Une meilleure efficacité peut également être obtenue en tirant profit des avantages offerts par la digitalisation tout au long du cycle Achats, tout comme des améliorations opérationnelles apportées aux processus achats.
Si tous les domaines, du sourcing à la gestion des contrats, en passant par la gestion des fournisseurs, l’approvisionnement, la gestion des factures et la gestion financière, sont regroupés au sein d’une seule et unique plateforme, leur analyse revêt une valeur encore plus grande pour l’entreprise.
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