Comment optimiser le traitement des factures?
Les flux de trésorerie sont tributaires de la fiabilité des processus de facturation et de paiement. Lorsque les factures ne parviennent pas aux acheteurs en temps voulu, les flux de trésorerie s’en trouvent perturbés et l’activité en pâtit. Les résultats des équipes en charge de la comptabilité Fournisseurs sont mesurés par des indicateurs clés de performance (KPI) tels que les délais de paiement ou de retards de paiement, qui dépendent du délai entre l’émission de la facture et sa réception pour règlement.
En cas de problématiques liées à la facturation, trois paramètres sont à prendre en compte : l’humain, les processus et les technologies. Nous allons donc voir ce qui a changé et comment les entreprises améliorent aujourd’hui leurs process de facturation.
L’impact de la pandémie sur la facturation
L’un des plus gros impacts de la crise sanitaire sur le monde du travail a été la prépondérance du télétravail. Pour les entreprises tributaires de l’impression et de l’envoi des factures par la Poste, cette situation a eu des conséquences catastrophiques : les factures arrivaient dans des bureaux vides et attendaient le retour des équipes comptables avant de pouvoir être réceptionnées, traitées puis payées.
Bon nombre d’entreprises dépendaient de systèmes bureautiques pour la production et l’envoi des factures, tout particulièrement en cas d’impression et d’envoi papier. Cela a engendré des retards à l’envoi et donc à la réception des factures, ce qui a eu un impact à la fois sur les délais de paiement et sur la trésorerie.
Alors même que la plupart des employés ont repris le chemin du bureau, les services postaux du monde entier ont continué de subir des pressions croissantes et un grand nombre de factures ont pu accuser des retards d’acheminement.
Ce goulot d’étranglement a entraîné des retards de paiement pour plus de la moitié (53 %) des factures envoyées en Europe en 2021 (selon le Baromètre Atradius des pratiques de paiement), ce qui a eu un impact sur les flux de trésorerie des fournisseurs et a privé les acheteurs de la possibilité de maximiser les escomptes de paiement anticipé.
Quel impact sur le traitement des factures ?
Quoi de mieux qu’une situation de crise mettant en péril la rentabilité ou la trésorerie de l’entreprise pour amorcer le changement ? C’est donc dans ce contexte que beaucoup d’entreprises ont massivement adopté la facturation électronique.
Dans l’urgence, certaines entreprises se sont contentées d’envoyer leurs factures par mail sous forme de PDF, voire en corps de mail. Faute de mieux, ces pratiques ont eu le mérite de faire arriver les factures à destination, mais elles ne sont pas pour autant à la hauteur des promesses de la facturation électronique.
Nous le verrons tout à l’heure, envoyer vos factures par mail au lieu de les imprimer et de les envoyer par la poste, ou encore configurer votre ERP pour qu’il les envoie à votre place, ne constitue au mieux qu’une solution de fortune, et non une solution à long terme.
Outre les risques en termes de délivrabilité, les processus de facturation électronique mis en place à la hâte peuvent également porter atteinte à la sécurité. Lorsque les factures sont envoyées par mail en corps de texte ou en pièce jointe (en PDF, par exemple), elles peuvent être interceptées et reproduites à l’identique – en modifiant le RIB – par des cybercriminels pratiquant le phishing : c’est ce que l’on appelle une fraude par redirection de facture.
Ces solutions provisoires de facturation électronique adoptées pendant la pandémie présentent un certain nombre de limites en termes de fiabilité et de sécurité. Nombre d’entre elles impliquent des processus manuels : les copier-coller et les pièces jointes se substituant simplement à l’impression et à l’envoi par courrier. Or, les processus manuels sont source d’erreurs et peuvent entraîner des litiges et des retards de paiement.
Passer de processus de facturation électronique basiques à des solutions plus fiables, sécurisées et efficaces, offrant des analyses en temps réel et des audit trails électroniques, peut parfois sembler complexe. Les bénéfices à long terme sont toutefois considérables, notamment en termes de gain de temps et de réduction des coûts.
Les risques associés à l’envoi de factures par mail ou via un ERP
Avant toute chose, disons-le clairement, les systèmes ERP et les systèmes de messagerie électronique remplissent parfaitement leur rôle, mais ils n’ont pas été conçus pour servir de solution complète de facturation, et de paiement électronique.
L’envoi de factures via un système ERP ou une messagerie se fait généralement à partir du nom de domaine de l’entreprise, ce qui pose problème : si l’adresse utilisée sert également à l’envoi de communications commerciales et a été ajoutée à une liste noire, vos factures risquent d’atterrir dans les SPAMS. Le risque est d’ailleurs d’autant plus présent an cas d’ajout de pièce jointe… par exemple une facture au format PDF !
L’envoi de factures par mail ou via un ERP pose également un problème d’équilibre entre automatisation et contrôle. Si les factures étaient toujours envoyées au même contact, à la même date, à partir de données provenant d’une source unique, ce serait sans doute plus simple. Mais bien souvent, les entreprises ressentent le besoin d’exercer un certain contrôle sur le processus de validation (au-delà d’un certain plafond par exemple) et ont des exigences d’envoi différentes selon la nature de la facture, son montant, etc.
Les solutions de facturation électronique permettent généralement d’avoir une certaine visibilité sur la réception, l’ouverture, la lecture, voire de la mise en paiement des factures, ce qui n’est pas possible avec un envoi par mail ou via un ERP.
Les logiciels ERP proposent généralement un ou plusieurs modèles de factures, mais ceux-ci ne sont généralement pas suffisamment personnalisables. La saisie et la présentation des données sur les factures constituent donc un élément essentiel de toute solution d’automatisation des factures.
Faciliter le travail des équipes en charge de la comptabilité fournisseurs
Vos factures devront être traitées par vos équipes en charge de la comptabilité fournisseurs. Si celles-ci leur parviennent par voie électronique et au bon format, elles seront traitées plus rapidement, vous limiterez le risque de retard et d’allers-retours avec les fournisseurs, et vous pourrez les régler plus rapidement. Les factures électroniques accompagnées de bons de commande par exemple pourront ainsi être rapprochées et validées plus facilement et rapidement.
Réfléchissez également aux options de paiement proposées par vos fournisseurs : sont-elles facilement accessibles à partir de la facture ou du portail en ligne ? Avez-vous la possibilité de régler des factures partielles ou par lots ? Proposent-ils différents modes de règlement ? Faites-vous preuve d’adaptabilité face aux demandes de vos fournisseurs ?
Facturation électronique via EDI et XML
À mesure que la facturation électronique gagne en popularité, de nombreuses entreprises cherchent à étendre l’automatisation et l’optimisation au-delà du simple envoi et traitement de factures dans des formats lisibles par un humain, comme les PDF.
Les systèmes de gestion de la facturation, pour l’envoi, le traitement ou encore le paiement des factures, sont bien plus adaptés au traitement de formats de données structurées (tels que XML ou EDI) qu’à la conversion préalable de documents lisibles par l’homme.
Facturation Électronique : cap sur 2024
La Loi de Finances 2020 est sur toutes les lèvres. Elle introduit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France. Le périmètre de cette réforme est large et exigera des adaptations complexes de nombreux processus métiers. Les enjeux sont donc importants et ne doivent laisser place à aucune improvisation : se préparer dès aujourd’hui est une nécessité.
Si tous les départements de l’entreprise sont concernés par la dématérialisation et le mouvement zéro-papier, les équipes Comptable et Finance sont en première ligne de ce chantier. Corcentric suit de près l’évolution de la règlementation et propose déjà des fonctionnalités rendues obligatoires par la réforme (format Factur-X, gestion des statuts des factures et des raisons de litiges, etc.).
Pour en savoir plus sur le passage à la facturation électronique, n’hésitez pas à consulter notre guide dédié.
N’hésitez pas également à nous contacter pour en savoir plus sur les solutions proposées par Corcentric et préparer votre passage à la facturation électronique !