Les 6 phases clefs d’un projet SI Achats réussi

Lorsqu’on parle de transformation digitale, les Achats souhaitent bien entendu se doter des outils les plus récents. Pour les organisations en constante évolution, la facilité et l’efficacité promises par les nouvelles solutions peuvent s’apparenter à un remède miracle.

À l’instar de toute initiative stratégique, une initiative centrée sur la technologie gagnera en efficacité si elle est décomposée en phases associées à des objectifs cohérents. Dans cet article, vous découvrirez les 6 phases clefs d’un projet SI Achats réussi.

Phase 1 : identification des besoins

Quelle que soit la maturité de votre équipe Achats et de ses processus, il est toujours possible d’apporter des améliorations. La première étape de toute transformation (digitale ou autre) devrait consister à identifier où se trouvent ces opportunités de croissance stratégique.

Les entreprises doivent prendre le temps de déterminer à la fois ce qu’elles veulent réaliser dans cette transformation et les moyens les plus efficaces d’atteindre ces objectifs si elle souhaitent que le projet SI Achats soit une réussite. Les priorités varieront selon la maturité. Dans une entreprise où l’équipe Achats est peu mature, la visibilité sur les dépenses peut encore faire défaut. Il conviendra d’accroître la visibilité avant de poursuivre d’autres objectifs. Une organisation ayant une équipe Achats plus mature peut avoir une bonne visibilité sur ses dépenses mais peut constater qu’elle ne parvient pas à optimiser la valeur de ses contrats actuels.

Phase 2 : élaboration d’une roadmap technologique

Le paysage technologique de chaque entreprise est lui aussi différent selon la maturité de l’équipe Achats. Certaines entreprises n’ont pas encore de SI Achats tandis que d’autres sont déjà bien outillées et ont seulement quelques problèmes d’inefficacité à régler. Quelle que soit la situation, décomposer ces investissements dans une roadmap avec des « phases » permettra de rationaliser le processus. Il y a un certain nombre de facteurs à prendre en compte lors de l’élaboration de la feuille de route, mais les deux plus importants doivent être le budget des Achats et la volonté de changement de l’organisation. D’un point de vue budgétaire, l’équipe Achats doit évaluer rigoureusement les données financières de l’organisation afin d’identifier les opportunités. Il est important de prendre en considération le point de vue de la direction sur l’initiative et son enthousiasme à investir dans les Achats pour comprendre comment finaliser la forme et la taille de la feuille de route. Enfin, il est essentiel de s’assurer que la roadmap technologique tient compte des besoins actuels tout en étant capable de s’adapter aux besoins futurs de l’organisation.

Phase 3 : définition des exigences et identification des fournisseurs

Il est primordial de comprendre les véritables exigences du département Achats et d’identifier des fournisseurs compétents et fiables pour que le projet SI Achats soit réussi. Trop souvent, une organisation va envoyer un long appel d’offres (RFP) générique trouvé sur Internet à des fournisseurs de toutes sortes. Cela oblige l’équipe à faire sa sélection en se basant sur un simple prix et une démonstration préparée à l’avance. Une approche plus efficace permet à l’équipe Achats de mieux comprendre ce dont elle a besoin pour accroître son ROI et stimuler la création de valeur. Lorsqu’il a compris cela, le service Achats peut poser des questions plus spécifiques aux fournisseurs en fonction de ses besoins réels. Une fois les possibilités de croissance stratégique établies, la feuille de route de la transformation élaborée et les fournisseurs appropriés identifiés, il est temps de passer au déploiement.

Phase 4 : déploiement

Même si l’équipe Achats a identifié et sélectionné la solution la plus à même de répondre à ses besoins, elle ne doit pas oublier que la gestion du changement est à venir. Le déploiement est le plus souvent un problème de personnes. Afin d’optimiser le potentiel du changement, les Achats doivent informer et former tous les acteurs concernés. Il est essentiel d’impliquer les parties prenantes à chaque étape du processus pour s’assurer de leur adhésion. Le service Achats doit également essayer de tirer parti de l’expertise de chaque groupe de parties prenantes. L’adhésion des parties prenantes clés atténuera l’influence des parties moins enthousiastes.

Phase 5 : adoption

Pour bénéficier de toute la valeur d’une solution Achats, il faut que l’ensemble de l’organisation l’utilise correctement. La solution la plus robuste qui soit n’est jamais qu’un outil. Sans professionnels pour les utiliser efficacement, de telles solutions n’aideront pas le service Achats à exploiter pleinement son potentiel. Un SI Achats très simple présente cependant un grand potentiel de valeur, pourvu que chaque partie prenante soit dûment responsabilisée et informée.

Phase 6 d’un projet SI Achats réussi : mesure

L’équipe Achats a désormais élaboré un argumentaire et est parvenue à une projection de ROI. Il est important de comprendre quels sont les indicateurs spécifiques qui seront utilisés pour justifier ce chiffre, ainsi que les méthodes employées par les Achats pour les collecter, en rendre compte et les définir. Les définitions peuvent s’avérer délicates. Prenons l’exemple des « économies ». Une organisation doit indiquer clairement si les « économies indirectes », comme les coûts évités, seront prises en compte dans la mesure du ROI. Le « succès » doit lui aussi avoir une définition forte, surtout lorsqu’il s’agit de projets et d’initiatives de transformation. Sans cela, le service Achats aura du mal à déterminer s’il a vraiment atteint ses objectifs. N’oubliez jamais que la gestion de votre solution et le suivi de son succès exigent un travail continu de votre organisation. En suivant les étapes décrites ci-avant, vous pourrez vous assurer que vos initiatives en matière de SI Achats génèrent un ROI rapide et substantiel, et que la fonction suscite l’adhésion dans un avenir prévisible.

En pleine réflexion sur l’implémentation d’un SI Achats ? N’hésitez pas à contacter nos experts !