Les facteurs pouvant ralentir la transformation de la Direction Finance
Mondialisation, pandémie, attentes croissantes des clients… C’est un marché complexe pour les responsables financiers qui subissent des pressions croissantes pour générer plus de revenus, maintenir des bilans sains et mieux utiliser les données pour gérer plus efficacement le fonds de roulement. L’atteinte de ces objectifs est toutefois fortement liée à une gestion effective de la trésorerie. S’assurer qu’une entreprise dispose d’une trésorerie suffisante requiert de transformer la fonction Finance en déployant et en utilisant des outils technologiques, y compris l’automatisation et la digitalisation de leurs Comptabilités Fournisseurs et Clients ce qui permet ainsi de fluidifier et d’optimiser les processus.
Les problèmes de trésorerie peuvent nuire à la réussite d’une entreprise, quelle qu’elle soit, grande ou petite (bien que les grandes entreprises soient de toute évidence plus à même de trouver des sources de financement que les plus petites entreprises). De fait, les chefs d’entreprise et autres cadres chargés des questions financières doivent disposer de projections fiables de la trésorerie et cela passe par une visibilité totale sur l’ensemble des dettes.
Cependant, une étude récemment menée par Forrester Consulting pour Corcentric intitulée L’avenir de la finance : visibilité et contrôle des flux de trésorerie à 360 degrés, montre que le volontarisme seul ne permet pas à une entreprise d’atteindre ses objectifs financiers. Pour découvrir les aspirations et les sources d’inquiétude qui existent dans ce domaine, Forrester Consulting a interrogé 633 responsables financiers aux États-Unis, au Royaume-Uni et en France.
Ils ont été interrogés sur les projets de leurs entreprises respectives en matière d’automatisation des factures fournisseurs et des factures clients et les résultats semblent à première vue prometteurs. Seuls 15 % des services en charge de la comptabilité fournisseurs et 12 % de celles en charge de la comptabilité clients indiquent ne pas avoir l’intention de déployer ces technologies. Les autres, à savoir 85 %, soit prévoient de les déployer, soit l’ont déjà fait. Ces cadres ont conscience que sans cela, ils n’auront qu’une visibilité limitée sur la trésorerie de leur entreprise, ce qui rendra particulièrement difficile de disposer de prévisions fiables et limitera leur capacité à identifier de possibles sources de financement pour des projets clés.
Transformation de la Direction Finance : les responsables financiers savent ce qu’il leur reste à faire, alors où est le problème ?
Bien qu’il existe un consensus certain autour de ce qui doit être fait, accomplir cette mission est un défi bien plus grand encore. D’après cette étude, 74 % des cadres interrogés admettent que « Les difficultés rencontrées l’année dernière ont fait prendre conscience aux directeurs et autres responsables financiers de la nécessité de disposer d’une vision globale et en temps réel sur la trésorerie. » Cet objectif est difficile à atteindre lorsqu’une majorité des cadres interrogés (57 %) indique que leur entreprise a toutes les peines du monde à moderniser ses processus de paiement.
Ce qui est encore plus marquant, même lors du déploiement de solutions d’automatisation de la comptabilité fournisseurs et clients avec l’espoir de disposer enfin des informations nécessaires pour prendre des décisions stratégiques, 70 % d’entre eux admettent que les solutions qu’ils utilisent ne leur fournissent que des données parcellaires sur leur trésorerie. Sachant qu’une visibilité en temps réel sur les entrées et les sorties de trésorerie peut réduire le risque de fraude et contribuer à améliorer la flexibilité de l’entreprise, les responsables financiers sont à la recherche de moyens de surmonter les obstacles qui se dressent sur le chemin de leur transformation financière.
Les défis qui ralentissent la transformation financière
Les défis empêchant la transformation financière peuvent être différents d’une entreprise à une autre, mais l’orgine de ces défis peut être identique, quelle que soit l’entreprise et quel que soit le secteur. Au fil du temps (certains diraient même, depuis bien longtemps), les responsables financiers ont compris que les processus manuels et papier nuisaient au progrès. Ils sont en effet lents et sujets à erreurs et ouvrent la porte, au sein des entreprises, à des situations telles que les doubles paiements, la fraude, les retards de paiement et l’incapacité à bénéficier de remises en cas de paiement anticipé. Le mécontentement que cela engendre chez les clients et les fournisseurs a des conséquences encore plus néfastes.
Dans le cadre de cette étude, il a été demandé aux responsables financiers ce qui empêchait ce progrès au sein de leur structure. Voici leurs réponses :
- à 51 % l’absence de digitalisation des paiements
- à 49 % l’absence d’automatisation de la comptabilité Fournisseurs et Clients
- à 46 % les processus de paiement manuels
Même si ces processus étaient automatisés, dans un trop grand nombre d’entreprises, les fonctions sont trop cloisonnées, même au sein de la fonction Finance. La communication et la collaboration entre les unités opérationnelles, voire au sein même de celles-ci, sont essentielles pour avoir une vue d’ensemble claire des entrées et des sorties de trésorerie. Toutefois, l’étude menée par Forrester Consulting montre que 44 % des cadres interrogés reconnaissent que leurs processus de traitement de la comptabilité Fournisseurs et Clients sont distincts. Le maintien de ce cloisonnement a pour conséquence que 38 % des cadres interrogés constatent qu’il existe des incohérences dans les processus de gestion des paiements entrants et sortants. Mais ces processus ne sont pas les seuls à nuire au progrès, l’humain constitue également un frein dans ce domaine. À l’heure actuelle, l’économie fait face à un problème inhabituel… les postes vacants sont trop nombreux et il n’y pas suffisamment de personnes qui soit veulent les occuper, soit disposent des compétences nécessaires pour mener à bien les missions que cela implique. Contrôler les livres et registres comptables et les rapprocher à la fin du mois ou être capable de créer des feuilles de calcul sont des compétences qui ne suffisent plus. Les équipe en charge de la comptabilité fournisseur et clients doivent être considérés comme des partenaires stratégiques, et non plus comme de simples comptables, avec la capacité de travailler dans un environnement digital et les compétences nécessaires pour analyser des données afin de faire des recommandations qui aideront l’entreprise à atteindre ses objectifs.
Malgré tout, 54 % des cadres interrogés lors de cette étude expliquent qu’il existe une pénurie de compétences en interne et/ou de volonté pour disposer d’une vision en temps réel de la position de la trésorerie de leur entreprise. Si une entreprise rechigne à recruter, mais sait qu’une transformation financière est une obligation, et non un luxe, l’une des solutions peut être de faire appel à un prestataire de services tiers qui collaborera avec elle bien au-delà du déploiement de la solution choisie (en qualité de partenaire privilégié) afin de s’assurer que la gestion de la trésorerie soit couronnée de succès sur le long terme. Dans le cadre de cette étude, 85 % des entreprises ont déclaré qu’elles « font appel ou prévoient de faire appel à un partenaire de services pour combler leurs lacunes actuelles en matière de talents et tirer parti des meilleures pratiques ».
Quand se pose la question du partenaire externe et de son choix, la principale préoccupation des entreprises (55 %) est de s’assurer qu’il est un expert de leur secteur d’activité et qu’il peut proposer des solutions flexibles capables de répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise (48 %). On constate également chez plus de 50 % des cadres interrogés la volonté de travailler avec des prestataires qui proposent des solutions globales (logiciels, déploiement et services gérés). Toutefois, sachant cela, l’absence d’accord entre les protagonistes concernant la valeur créée par la modernisation des processus et systèmes de paiements existants constitue une barrière insurmontable pour 32 % des personnes interrogées. Il revient alors aux responsables financiers de convaincre ces réfractaires que les dépenses sont impératives et que cela engendra un retour sur investissement positif.
Il revient aux directeurs financiers et aux autres dirigeants de porter les changements nécessaires pour que les initiatives en matière d’optimisation des flux de trésorerie et des prévisions dans ce domaine soient couronnées de succès. La tâche peut paraître insurmontable, mais, comme le montre l’étude réalisée par Forrester Consulting, les responsables financiers savent que l’avenir de la finance réside dans la transformation digitale de leurs systèmes, processus et activités afin d’être en mesure d’optimiser totalement les flux de trésorerie de l’entreprise.