Qu’est-ce qu’un logiciel de Gestion des Contrats ?

Un logiciel de gestion des contrats, ou gestion du cycle de vie des contrats (CLM) permet de surveiller les contrats en permanence, de manière automatisée. Il optimise également chaque étape du cycle de vie des contrats. Rien de compliqué dans tout cela.

La vraie question, c’est plutôt : pourquoi ce type de solution est-il nécessaire ? Là aussi, c’est très simple : parce que les contrats sont les piliers de l’entreprise. Ils gèrent le risque, les relations et, dans une certaine mesure, les revenus. Ils sont là pour être utilisés, ou exploités, de manière avantageuse pour votre entreprise et pour ses partenaires commerciaux.

Rien que dans une entreprise de taille moyenne, on peut avoir des dizaines de milliers de contrats actifs à un moment donné. Et que se passe-t-il si cette entreprise stocke ces documents dans des ordinateurs, des serveurs, des clés USB, ou encore des armoires de rangement ? Comment savoir ce qu’il y a dans tous ces contrats ?

C’est presque impossible. C’est pour cette raison que toutes les entreprises doivent disposer d’une solution de gestion des contrats efficace afin de :

• • gérer l’ensemble du cycle de vie des contrats ;
  • de soutenir l’amélioration de la gestion du risque et des dépenses ;
  • à terme, de contribuer aux résultats.

Un logiciel de Gestion des Contrats est un système automatique de suivi permanent des contrats

Bien que les contrats soient souvent perçus comme des « documents gravés dans le marbre à un moment précis, recensant les droits et les obligations à respecter dans le futur », cette définition ne capture pas totalement la réalité.

En vérité, les contrats sont des documents dynamiques qui nécessitent une gestion active tout au long de leur existence pour s’assurer qu’ils demeurent conformes à leurs objectifs. La gestion du cycle de vie des contrats est un processus continu visant à garantir une structure appropriée, des révisions pertinentes, l’application de leurs clauses, la réalisation de leurs buts, ainsi que l’identification et la correction de leurs éventuelles lacunes.

La gestion des contrats résout les problèmes rencontrés à chacune des étapes du cycle de vie des contrats

Selon l’IACCM (International Association for Contract & Commercial Management), un logiciel de Gestion du cycle de vie des Contrats efficace doit présenter les caractéristiques minimales suivantes :

• • Un répertoire central et un processus structuré pour gérer la création et l’exécution des contrats pour l’ensemble de l’entreprise
  • Des fonctions d’alerte automatique pour gérer efficacement les jalons des contrats
  • Un workflow automatique pour la vérification et la validation des contrats
  • Des fonctionnalités de gestion des obligations, ainsi que des indicateurs de performance clés pour améliorer la conformité et la performance des contrats

Au-delà de ces fonctions de base, il n’existe pas de modèle de cycle de vie des contrats précis et universellement reconnu. Notre modèle perçoit le cycle de vie à travers le prisme des défis métier et nous l’avons décomposé en dix étapes :

1. 1. Demande
   2. Rédaction
   3. Négociation
   4. Approbation
   5. Exécution
   6. Gestion des obligations
   7. Renouvellement des contrats
   8. Audit et Reporting
   9. Modification

Ce modèle permet d’identifier facilement un sous-ensemble de défis pour chaque étape, d’évaluer leur impact sur l’entreprise, et d’étudier dans quelle mesure les technologies peuvent répondre à ces problématiques et tirer profit des opportunités d’amélioration.

En gardant ces exigences de base à l’esprit, voyons comment une solution complète de gestion des contrats fonctionne sur le plan des défis qu’elle cible.

1. Demande de contrat

Défi : Un processus de cycle trop long peut compromettre l’efficacité des contrats, et cette durée est largement influencée par la facilité ou la complexité associée à la création d’un nouveau contrat, à son intégration dans la file d’attente et à sa transmission aux parties concernées, avec toutes les informations nécessaires. Cette situation devient encore plus problématique lorsque la gestion des contrats est centralisée. Des délais de cycle prolongés peuvent entraîner un décalage du chiffre d’affaires vers le trimestre suivant et entraver le processus d’achat.

Solution : un logiciel de gestion des contrats bien conçu s’intégre parfaitement aux systèmes des différents secteurs d’activité de l’organisation. Ainsi, chaque collaborateur d’une organisation peut facilement créer des contrats en utilisant les applications et appareils qui lui sont familiers et rechercher les informations contractuelles dont il a besoin, sans que l’accès au système devienne un goulot d’étranglement.

2. Rédaction de contrat

Défi : les nouveaux contrats n’utilisent pas la langue ou les modèles approuvés les plus récents. Il devient donc difficile d’appliquer des normes sans effectuer une révision juridique longue et coûteuse. Cela génère des goulots d’étranglement, voire des contrats illégaux dans le pire des cas.

Solution : Le logiciel de gestion des contrats doit être compatible avec l’outil de traitement de texte le plus couramment utilisé, à savoir Word, en intégrant ses fonctionnalités de mise en forme à son interface. Les utilisateurs ont alors la possibilité de choisir parmi une sélection de modèles disponibles et d’ajouter du contenu par glisser-déposer, en puisant dans une bibliothèque de clauses et de conditions pré-approuvées. Souvent, un guide pratique les assiste dans cette démarche, que ce soit pour la création d’une demande de contrat, d’un avenant ou d’un renouvellement. En plus des options de rédaction et d’annotation collaboratives, les solutions avancées de gestion des contrats automatisent de nombreuses tâches. Par exemple, elles peuvent insérer dynamiquement les informations requises pour des clauses et des conditions spécifiques, surveiller les modifications apportées aux clauses et aux dispositions légales, mettre en place des alertes et configurer des flux de validation. L’objectif principal est de garantir la conformité tout en minimisant les efforts nécessaires.

3. Négociation de contrat

Défi:les concessions faites pour s’accorder sur des dispositions contractuelles reflètent le rôle prépondérant de la négociation dans le cycle de vie d’un contrat. Mais les problèmes de communication par fax ou e-mail, tout comme la comparaison manuelle des versions annotées pour identifier les changements et la raison de ces changements, peuvent ajouter des délais facilement évitables.

Solution : En identifiant les modifications apportées aux métadonnées structurées et au contenu non structuré, un logiciel de gestion des contrats permet aux utilisateurs de recevoir des contrats annotés par voie électronique, prêts à être transmis et marqués pour révision par les parties prenantes du contrat. De plus, il offre la possibilité de comparer les versions annotées côte à côte, souvent au format Word ou PDF. Les solutions les plus avancées intègrent également une fonctionnalité probante qui permet de détecter les changements entre des versions non annotées, décourageant ainsi les modifications dissimulées qui pourraient compromettre l’intégrité d’un contrat. Une étude réalisée par l’IACCM a révélé que les entreprises utilisant une solution de gestion des contrats pouvaient réduire leurs coûts de création de contrats de 50 %, voire davantage.

4. Approbation de contrat

Défi : les contrats complexes résultant d’âpres négociations requièrent souvent de multiples approbations par les différentes fonctions au sein d’une organisation. Les règles régissant le secteur d’activité, le type de contrat, le montant en euros, le nombre de contrats en place avec un fournisseur spécifique, etc. peuvent aussi ajouter des variables à l’équation d’approbation. Généralement, plus les approbations deviennent complexes, plus leur processus est long.

Solution : des solutions de gestion des contrats plus élaborées offrent un processus d’approbation dynamique basé sur des critères multiples. Depuis l’interface de la solution, les utilisateurs peuvent personnaliser des circuits de validation parallèles ou en série pour répondre aux particularités d’un contrat, ce qui a pour effet d’éliminer les goulots d’étranglement et de minimiser les retards coûteux. Les solutions les plus sophistiquées permettent d’effectuer des approbations depuis des appareils mobiles. Cette souplesse aide l’organisation à optimiser le processus d’approbation à mesure que les conditions commerciales évoluent, tout en conservant la maîtrise et en appliquant les normes.

5. Exécution de contrat

Défi : comparée aux processus de négociation et d’approbation, la phase d’exécution devrait être un jeu d’enfant. Mais là encore, des approbations incomplètes et des signatures manquantes retardent souvent cette étape fondamentalement simple.

Solution : un logiciel de gestion des contrats peut contrôler et écourter le processus de signature en intégrant des applications de signature électronique tierces, éliminant ainsi le besoin de transférer des documents papier. Il doit aussi fournir une fonction de téléchargement des documents papier dans le cadre d’un processus électronique largement automatisé.

6. Gestion des obligations contractuelles

Défi : peu importe si la négociation est fructueuse ou si les conditions générales sont favorables, les avantages d’un contrat peuvent être rapidement et entièrement ruinés dès lors qu’on le classe et qu’on l’oublie. Rappelez-vous, un contrat est bien plus qu’un accord ponctuel, ses conséquences positives ou négatives subsistent bien après son exécution.

Solution : le logiciel de gestion des contrats offre généralement deux atouts majeurs pendant le cycle de vie d’un contrat : la visibilité et le contrôle. Les fonctionnalités de la solution telles que le suivi de réalisation, les alertes automatisées pour les expirations, renouvellements et autres événements clés, les flux de post-exécution et l’analyse et le reporting sophistiqués, aident les administrateurs à maximiser la valeur des contrats.

7. Renouvellement de contrat

Défi : le renouvellement de contrat doit être l’occasion d’affiner, d’améliorer et, si nécessaire, de résilier des contrats existants. Mais pour de nombreuses sociétés, les périodes de renouvellement passent totalement inaperçues. Elles sont synonymes d’opportunités manquées et sont source de risques.

Solution : une solution de gestion des contrats peut aider les entreprises à saisir chaque opportunité de renouvellement en identifiant les candidats au renouvellement de contrat, en alertant les responsables sur les actions à mener et en créant automatiquement de nouvelles ébauches de contrat basées sur le contrat en vigueur.

8. Audit de contrat et reporting

Défi : pour une piste d’audit, aucun document commercial n’est plus important qu’un contrat. Mais les processus manuels ad hoc prennent rarement en charge l’enregistrement des événements exigé par les pistes d’audit. De même, le reporting de la performance du contrat exige que le système soit en mesure d’agréger les données dans le temps.

Solution : les solutions de gestion des contrats doivent donner aux organisations une sélection d’options d’audit et de reporting telles que les alertes de conformité des contrats, le suivi d’audit sur le terrain, la création de contrats à la demande, un accès en un clic depuis les rapports vers les dossiers contractuels et une intégration facile aux outils de reporting tiers.

9. Modification de contrat

Défi : les contrats échappent rarement aux avenants. La plupart des contrats subiront des modifications pour refléter les évolutions du marché et des relations entre leurs signataires. Sans une vue consolidée d’un contrat et de tous ses avenants, il est difficile d’assurer le suivi des actions et de leurs motifs, notamment pour les relations à long terme. Ceci est d’autant plus vrai pour les contrats-cadres qui peuvent contenir des centaines d’avenants dont l’application varie selon les différentes divisions de l’entreprise.

Solution : Tout comme dans la phase de gestion des obligations, disposer d’une vision globale à 360 degrés d’une relation contractuelle est indispensable pour une gestion efficace du processus de modification de contrat. Une solution de gestion des contrats doit offrir une source unique de données intégrées et précises, fournissant ainsi une vue exhaustive d’une relation commerciale. Cette vue doit clairement définir la langue et les conditions générales qui s’appliquent à l’ensemble des avenants au contrat et des documents associés.

Les contrats ne sont pas gravés dans le marbre : ce sont des actifs exploitables.

En résumé, les solutions de gestion des contrats aident les entreprises à gagner en visibilité et à prendre le contrôle sur tous leurs contrats. La recherche, la rédaction et la gestion des contrats au quotidien sont ainsi plus faciles, plus efficaces et plus productives. En optant pour un outil de gestion des contrats complet, vous pouvez:

• • Réduire la durée du cycle contractuel et améliorer votre productivité. Les outils simples accélèrent le processus de rédaction et d’approbation, tout en réduisant le besoin de révision juridique ligne par ligne.
  • Accroître la visibilité des transactions. Les contrats bien structurés génèrent plus rapidement de valeur, réduisent les écarts et augmentent les opportunités commerciales à venir.
  • Garantir la conformité. Les fonctions d’analyse et d’audit offrent trois garanties de conformité : contractuelle, opérationnelle et réglementaire.
    Optimiser les données partagées. Les parties prenantes au contrat bénéficient ainsi de nouvelles informations sur leurs relations commerciales avec les autres parties.

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