Comptabilité clients : 5 indicateurs pour vous aider à améliorer la performance de vos équipes

Les indicateurs de performance et l’analytique sont devenus des outils indispensables dans le contexte mondial actuel.

Seulement voilà : on ne peut pas gérer ce qu’on ne peut pas mesurer. La gestion des flux de trésorerie et du fonds de roulement étant la clé de voûte de votre activité, la Direction Financière (équipes en charge de la comptabilité fournisseurs, de la comptabilité clients et de la trésorerie) doit pouvoir suivre les indicateurs de santé financière propres à l’entreprise. Pour améliorer les performances, il est donc essentiel de savoir quels indicateurs analyser pour chacune des fonctions.

Du côté de la comptabilité clients, il s’agira de procéder à une analyse de l’historique de facturation et de paiement de vos comptes clients, ainsi que leurs délais de paiement (DSO) pour chaque mois, pour les deux derniers exercices et l’année en cours. Pour ce faire, vos équipes devront recueillir et analyser cinq indicateurs clés.

5 indicateurs clés pour évaluer la performance de votre comptabilité clients

Délai de paiement clients (DSO)

Cet indicateur de performance de référence pour la Direction Financière permet de connaître le délai moyen de paiement des clients, sur la base de la date d’envoi d’une facture et des conditions négociées.

La loi française encadre les délais de paiement client dans un cadre légal strict afin de protéger les entreprises contre les retards de paiement abusifs et favoriser la trésorerie des entreprises. Les principales règles en matière de délais de paiement sont les suivantes :

• Les délais de paiement maximum entre professionnels sont fixés par la loi à 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ou 45 jours fin de mois.
• Toutefois, les parties peuvent convenir de délais plus courts dans leur contrat ou dans leurs conditions générales de vente.
• En cas de non-respect des délais de paiement, le créancier peut facturer des pénalités de retard calculées sur la base d’un taux d’intérêt égal à trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur.
• Le créancier peut également demander une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros, qui s’ajoute aux pénalités de retard.

Il est important de noter que ces règles s’appliquent uniquement aux transactions commerciales entre professionnels, et non aux transactions avec les consommateurs.

Dans les entreprises les plus performantes, le DSO est inférieur à 30 jours, c’est donc ce que vous devriez viser. Pour calculer le DSO, il vous suffit d’appliquer la formule suivante : comptes clients/total des ventes à crédit x nombre de jours de la période déterminée.

Nombre moyen de jours de retard de paiement (ADD)

Cet indicateur, qui correspond au nombre moyen de jours de retard de paiement, peut vous permettre de mettre en lumière d’autres problématiques. Plus ce chiffre sera bas, mieux votre DSO se portera. Naturellement, vous souhaitez être payé à temps (voire en avance) ; mais si votre ADD est trop élevé, plusieurs facteurs seront à considérer : vos équipes en charge de la comptabilité clients sont-elles en sous-effectif ? Faut-il revoir vos process de facturation et de recouvrement ? Il vous faudra étudier toutes ces pistes et prendre les mesures nécessaires pour réduire l’ADD.

Taux de rotation des comptes clients (ART)

Cet indicateur permet de mesurer l’efficacité de votre comptabilité clients en termes de recouvrement des paiements, l’objectif étant de savoir à quelle fréquence votre entreprise convertit les créances en liquidité sur une période donnée (généralement un an). L’ART est obtenu en divisant les ventes à crédit nettes (ventes pour lesquelles les liquidités sont perçues à une date ultérieure) par la moyenne des comptes clients (soit la somme des comptes clients débiteurs au début et à la fin d’une période donnée, divisée par 2). Autrement dit, ventes à crédit nettes/moyennes des comptes clients = taux de rotation des comptes clients. Plus ce chiffre est élevé, plus votre fréquence de conversion de comptes clients en comptes soldés est importante, et mieux se portent les flux de trésorerie de votre entreprise.

Indice d’efficacité du recouvrement (IEC)

Si l’ART vous permet de connaître la fréquence de rotation des comptes, l’IEC vous donnera lui le nombre de comptes concernés. En calculant le montant des sommes dues et le montant recouvré sur une période donnée, vous pourrez également mesurer votre efficacité de recouvrement. Cela vous permettra notamment de mettre le doigt sur des procédures de recouvrement inefficaces, et de prendre les mesures nécessaires.

Nombre de factures modifiées

La réussite de votre entreprise repose également sur votre capacité à facturer vos clients rapidement et avec précision, puis d’en assurer le suivi pour garantir le recouvrement des paiements à la date convenue, voire plus tôt. La précision est ici un facteur essentiel, car rien ne ralentit plus un paiement qu’une facture erronée. Le temps perdu ne constitue que la partie visible de l’iceberg, et les clients en feront également les frais lorsque leurs équipes en charge de la comptabilité fournisseurs devront faire des allers-retours pour récupérer les factures corrigées.

Ces indicateurs vous permettent de mesurer la performance de vos équipes en charge de la comptabilité clients, mais pas seulement. Vous pouvez également aller plus loin et analyser l’historique des paiements pour chaque client, pour voir si l’un d’entre eux rencontre des problèmes de solvabilité susceptibles d’affecter ses capacités de paiements. Vous pourrez alors revoir ses conditions de paiement, ou envisager de mettre un terme à votre collaboration.

Pour améliorer vos performances, et notamment éliminer les erreurs de facturation, vous pouvez envisager l’automatisation de tout ou partie de vos processus de comptabilité clients, de la préparation des factures au recouvrement des paiements. Les processus manuels et documents papier sont bien souvent source d’erreurs et donc de retards de paiements. Dans un contexte de mondialisation et de décentralisation où tout s’accélère, où les collaborateurs n’ont pas forcément d’accès physique au courrier et travaillent à distance les uns des autres, la digitalisation et l’automatisation des processus de comptabilité clients peut vous aider à améliorer de manière significative la performance de vos équipes.