Pourquoi les projets de digitalisation « DIY » sont voués à l’échec ?
Certes, pour obtenir un avantage concurrentiel, il est indispensable d’investir dans les technologies visant à améliorer le fonctionnement de vos processus financiers. Cependant, nombre de DAF voient à tort la technologie comme la solution miracle à leurs enjeux. Dans bien des cas, réaliser les mauvais investissements peut faire plus de mal que de bien.
Pourquoi la digitalisation est importante
La plupart des services financiers sont englués dans des processus manuels fastidieux comprenant un grand nombre de formalités.
Pensez au temps et aux efforts consacrés à l’émission de bons de commande (BDC), la réception de marchandises, la réconciliation entre une facture, un bon de commande et un bon de livraison, ou encore l’émission des instructions de paiement d’un fournisseur. Dans la plupart des entreprises, ces processus impliquent un trop grand nombre d’étapes manuelles, prennent trop de temps, engendrent trop d’erreurs, n’offrent pas une visibilité satisfaisante et sont source de frustration pour les fournisseurs et les parties prenantes.
Il n’est donc pas étonnant que les Directions financières se tournent vers la digitalisation pour optimiser leurs processus. À l’ère des environnements de travail hybrides, les processus manuels à l’ancienne ne sont plus à la hauteur.
L’approche Digitalisation « Do It Yourself »
Malgré la nécessité évidente d’une digitalisation des processus financiers, beaucoup d’entreprises se heurtent encore à des difficultés en raison de leur approche « Do It Yourself ».
Les initiatives « Do IT Yourself » s’accompagnent d’un fort risque d’échec, nécessitent que les collaborateurs apprennent les complexités des nouvelles technologies et requièrent un chef de projet dédié pour veiller à leur adoption par les utilisateurs. Tout cela peut se révéler onéreux et monopoliser un grand nombre de ressources de l’entreprise.
4 raisons pour lesquelles les projets de digitalisation « DIY » sont voués à l’échec
1. Une faible implication des parties prenantes et des unités opérationnelles
Une transition harmonieuse des processus et le succès à long terme d’un projet nécessitent une vaste implication en interne, de la Direction Générale aux équipes informatiques, en passant par les fonctions métiers connexes. L’absence d’engagement des parties prenantes risque de conduire à des implémentations incomplètes qui n’offriront jamais tous les bénéfices de la digitalisation.
2. Une mauvaise gestion des processus et des projets
Le succès d’un projet de digitalisation dépend de son adoption par les utilisateurs. La mise en œuvre de nouvelles technologies nécessite une intégration avec les systèmes et données existants et doit être alignée sur les processus et workflows établis.
3. L’absence d’objectifs précis et de viabilité à long terme
De nombreux services financiers entreprennent des projets de digitalisation « DIY » sans en avoir défini les objectifs, ce qui fait courir ces projets à la catastrophe.
4. Des contraintes de ressources humains
Toute solution technologique nécessite des personnes qui l’utilisent, la gèrent et en assurent la maintenance de façon continue. Bon nombre d’organisations ne disposent ni des capacités suffisantes en interne ni des ressources pour recruter de nouveaux talents.
Y a-t-il une meilleure manière d’appréhender la digitalisation de la finance ?
La réponse est un oui catégorique !
1. Agilité et souplesse
Les prestataires de services de gestion externalisée disposent d’un important catalogue de solutions et de services, et tirent profit d’un modèle qui peut être décliné selon les besoins de presque tous les clients.
2. Une visibilité améliorée
En optant pour la gestion externalisé du cycle clients, vous bénéficierez d’outils automatisés tels que des tableaux de bord incluant des reporting personnalisés et une vue en temps réel sur les paiements et les indicateurs de performance clés. Cette transparence accrue, associée à la prévision de trésorerie permet aux entreprises de mieux contrôler leurs flux de trésorerie et d’optimiser l’utilisation de leurs ressources financières.
3. Une amélioration continue
Les prestataires de services de gestion externalisée offrent leur expertise en matière de processus financiers et comptables et peuvent identifier des axes d’amélioration. Ils analysent les workflows existants, rationalisent les processus et introduisent de bonnes pratiques pour améliorer leur efficience et leur efficacité.
4. Un flux de trésorerie libéré
Le bon prestataire de services de gestion externalisée fournit également des solutions de financement, d’ajustement des modalités de règlement, et de crédit pour supprimer les obstacles au développement et à la croissance. Pour votre organisation, cela se traduit par une optimisation du DSO et/ou du DPO, qui libère tout simplement des fonds de roulement pouvant financer le développement de l’entreprise.
5. Des économies
Dites adieu aux implémentations coûteuses et aux tâches administratives chronophages. Les prestataires de services de gestion externalisée prennent en charge la gestion de vos fonctions et logiciels financiers, ce qui évite les coûts associés à la rémunération et à la formation des talents pour la gestion de l’ensemble des technologies de l’entreprise.
La digitalisation DIY est risquée, onéreuse, prends du temps et représente une charge pour les équipes. Ce n’est qu’en combinant digitalisation et services de gestion externalisée qu’une entreprise peut, en toute confiance, atteindre une performance opérationnelle et une gestion optimale de son fonds de roulement.