Qu’est-ce qui ralentit votre cycle d’exploitation ou cash conversion ?
Les CFO, responsables financiers et entrepreneurs sont confrontés à de multiples défis allant d’une crainte d’une récession à une augmentation des taux d’intérêt, en passant par une inflation galopante, ou encore des dysfonctionnements dans la chaîne d’approvisionnement. Dans ce contexte, les responsables financiers s’appuient sur une maîtrise optimale des fonds de roulement pour développer leur entreprise. Toutefois, plus l’accès à ces fonds de roulement est long, plus l’activité risque d’en pâtir. C’est la raison pour laquelle les entreprises doivent impérativement accélérer leur cycle d’exploitation.
Le cycle d’exploitation, une question de vitesse
Le cycle d’exploitation constitue une mesure importante du nombre de jours nécessaires à une entreprise pour transformer ses investissements en stock et autres actifs en trésorerie. Plus cette conversion est rapide, plus on dispose de fonds de roulement pour réaliser des investissements et mettre en œuvre les initiatives destinées à maximiser la croissance. Pour certaines entreprises, cela peut signifier conquérir de nouveaux marchés ; pour d’autres, cela pourrait être la préparation de fusions et d’acquisitions ; pour d’autres encore, cela peut vouloir dire des investissements dans de nouveaux produits et gammes de produits. Quel que soit l’objectif, le besoin de liquidités est une évidence. La réduction du cycle d’exploitation est donc primordiale.
Il est également important de veiller à ce que ces liquidités soient abordables. Qu’entend-on par-là ? Si votre fonds de roulement disponible provient d’emprunts bancaires ou d’une ligne de crédit, ces fonds à court terme peuvent entraîner des problèmes financiers à long terme pour votre organisation. L’objectif est donc d’obtenir les liquidités qui vous sont dues à la date convenue dans les contrats clients (ou dans des délais plus courts, si possible).
Un ralentissement du cycle d’exploitation peut être dû à différents facteurs
Les raisons derrière un allongement du cycle d’exploitation sont nombreuses ; les responsables financiers et responsables des achats maîtrisent certains de ces facteurs mieux que d’autres. Parfois, selon la taille de l’activité et des effectifs, raccourcir efficacement le cycle d’exploitation peut se révéler extrêmement difficile. Pour ces entreprises, et même pour celles qui souhaitent se concentrer sur des initiatives à plus grande valeur ajoutée, travailler avec un prestataire de services de gestion externalisée peut être la solution. Chacun des facteurs recensés ci-dessous sera assorti d’une réponse que peut apporter votre prestataire de services de gestion externalisée.
- Le dilemme des stocks à flux tendu – Peu de facteurs sont aussi importants pour une entreprise que disposer de la juste quantité de stock. Le concept des stocks à flux tendu régit le marché depuis des décennies. Cette notion, selon laquelle on reçoit les marchandises et matières premières des fournisseurs uniquement en fonction des besoins ou dans des délais serrés afin de réduire les stocks excédentaires, a vu le jour dans les années 70, avant de se populariser dans les années 90. Puisque tout stock excédentaire représente de l’argent immobilisé et donc inaccessible, cette approche était légitime. Pendant des années, le « lean management », qui prône le « dégraissement », a été érigé en règle d’or des entreprises. Mais avec la pandémie de COVID-19, ce dégraissement est devenu synonyme de pénuries lorsque les chaînes d’approvisionnement n’étaient plus en mesure de fournir aux entreprises et aux clients les articles dont ils avaient besoin ou envie. Tandis que la volatilité de la chaîne d’approvisionnement s’améliore (même si elle n’est absolument pas résolue), les Achats doivent constituer des stocks de façon à limiter d’éventuels risques de pénuries futures. Se pose alors à nouveau la question de savoir quelle quantité de stock serait excédentaire. C’est pourquoi le DIO (délai moyen de stockage) constitue une mesure vitale et la gestion des stocks revêt désormais une importance cruciale pour toute entreprise. Si vous n’avez pas de stock à vendre, vous n’avez pas de rentrées de liquidités. Si vous avez un stock excédentaire ou invendu, c’est de l’argent immobilisé, qui ne peut pas être converti, ce qui a des répercussions négatives sur votre cycle d’exploitation.
- Une meilleure gestion des stocks – On ne peut pas gérer ce qu’on ne peut pas mesurer. Les services de gestion externalisée fournissent des analyses de données qui anticipent la demande et permettent à votre équipe Achats d’optimiser son inventaire et de réduire les stocks en conséquence, en veillant à ce que vos stocks moyens puissent répondre à la demande de vos clients. Un fournisseur peut également vous aider à montrer à vos clients comment améliorer leurs comportements d’achats grâce à du sourcing stratégique et en faisant appel à une centrale d’achats, ce qui permettra non seulement d’améliorer la gestion des stocks, mais aussi de réduire les coûts des marchandises.
- Leur DPO, votre DSO – Les liquidités sont aussi précieuses pour vos clients qu’elles le sont pour vous. Les clients cherchent à conserver leurs liquidités plus longtemps afin de disposer des fonds de roulement nécessaires au développement de leur activité. Malheureusement, toute augmentation du DPO d’un client entraîne automatiquement une augmentation de votre DSO, alors que vous essayez de le réduire. D’après le Cash Management Survey 2022 de l’IOFM (Institute of Finance and Management); « 43 % des entreprises déclarent qu’au moins 11 % de leurs créances sont réglées avec plus de 90 jours d’arriérés. » Cependant, relancer un client de façon trop insistante risque de nuire à une relation productive et nécessaire. C’est pourquoi les équipes en charge de la comptabilité Clients doivent faire preuve de tact dans leur recouvrement des règlements, un exercice délicat dans le contexte économique incertain d’aujourd’hui.
- Accélération des règlements et financement des échanges commerciaux – Si votre DSO est actuellement de 45 jours, imaginez les répercussions d’un règlement sous 15 jours (garanti) sur votre flux de trésorerie, vos prévisions… et le bilan de votre organisation. Et mieux encore, imaginez obtenir ce résultat sans nuire à vos relations avec vos clients. Certains prestataires de services de gestion externalisée peuvent vous proposer un financement qui vous permet d’être payé à une date optimale tout en déléguant le recouvrement des factures à votre prestataire. Plus intéressant encore, une garantie sans recours est intégrée dans les accords de gestion externalisée. Que votre client finisse par régler ou donne lieu à un risque de crédit, vous n’êtes pas responsable d’éventuelles créances irrécouvrables. C’est l’affaire du prestataire de services de gestion externalisée.
- Accorder des crédits à tort – Ce point va de pair avec le précédent. Octroyer un crédit à un client est une pratique habituelle, mais si une entreprise ne fait pas preuve d’une diligence raisonnable lors de l’évaluation de sa solvabilité, cela peut se retourner contre elle. Or, cette évaluation ne devrait pas être réalisée une seule fois. Les situations évoluent et un client qui a été un payeur fiable par le passé peut traverser une mauvaise passe ; les Directions Financières doivent surveiller continuellement les activités d’un client. Négliger cet aspect peut nuire à votre flux de trésorerie et donner lieu à une créance irrécouvrable.
- Vérifier continuellement la solvabilité d’un client – Comme indiqué ci-dessus, cette tâche peut être fastidieuse et chronophage. Et ne pas disposer d’informations à jour peut vous coûter très cher. Un prestataire de services de gestion externalisée recueille numériquement des informations de crédit et les oriente pour vérification. De plus, l’analyse des données évaluera la solvabilité du client. Grâce à ces informations, vous saurez comment travailler avec ce client.
- Naviguer à l’aveugle en ce qui concerne les flux de trésorerie – Savoir exactement où se trouvent vos liquidités, en temps réel, est absolument essentiel pour gérer au mieux les flux de trésorerie. Pourtant, trop de clients se reposent encore sur des tâches manuelles papier et sur des processus existants lents, coûteux et sujets à des erreurs. Même lorsque les processus sont semi-automatisés, différentes fonctions travaillent avec différents systèmes et différents paramètres, ce qui produit des informations fragmentées. En l’absence de visibilité en temps réel sur le statut des paiements, les CFO ne peuvent pas prendre de décisions éclairées au sujet des fonds de roulement ou des dépenses de l’entreprise. Ils ne peuvent pas prévoir quand autoriser des dépenses, ce qui peut paralyser leur organisation.
- Accès en temps réel aux perspectives financières et aux analyses de données – Il est impossible de gérer ce qu’on ne peut pas mesurer et il est impossible de mesurer ce qu’on ne peut pas voir. Les prestataires de services de gestion externalisée recueillent les données financières et les analysent en temps réels, offrant aux CFO les perspectives nécessaires pour prendre les bonnes décisions au sujet de leurs fonds de roulement. Les tableaux de bord peuvent fournir une visibilité en temps réel des KPI (Indicateurs de performance clés) et du statut en cours des dettes et des créances. Plus les analyses sont poussées, plus rapidement votre équipe Finance sera en mesure d’identifier les tendances ou les obstacles qui ralentissent votre cycle d’exploitation.
Les services de gestion externalisée peuvent aider les entreprises à atteindre leurs objectifs stratégiques, en toute sérénité
Avec les rapides évolutions qui affectent tous les aspects de l’activité, l’expression « Business as usual » a perdu de sa substance, Cela est d’autant plus vrai au vu de la situation économique nationale et mondiale actuelle. C’est pourquoi affronter ces changements seules peut se solder par un échec pour de nombreuses organisations et faire appel à un prestataire de services de gestion externalisée peut se révéler la réponse la plus appropriée.