Cartographie des achats, le guide en 5 étapes

La cartographie des achats permet aux entreprises de mieux maîtriser leurs dépenses, piloter leurs fournisseurs et optimiser leurs processus d’achat. En collectant et analysant des données internes et externes, elle aide à identifier les risques cachés, dénicher de nouvelles opportunités d’optimisation et prioriser les segments stratégiques. Adaptée aux entreprises de toutes tailles, elle offre une vision claire pour orienter les décisions et améliorer la performance globale.

Pourquoi réaliser une cartographie des achats ?

Une vision globale pour une meilleure organisation

La première force d’une cartographie réside dans la centralisation des informations liées aux dépenses. En un coup d’œil, l’acheteur, le manager ou toute autre personne impliquée dans la gestion des achats peut repérer quels fournisseurs sont associés à chaque segment de dépense et quels coûts sont générés. Cela se révèle particulièrement utile pour les entreprises multi-sites ou celles qui traitent avec de multiples marchés, qu’il soient publics ou privées.

Un outil d’analyse pour optimiser la stratégie

Au-delà de la simple représentation visuelle, la cartographie des achats est un véritable outil d’analyse. Elle met en évidence la dépendance à certains fournisseurs ou la pertinence d’une politique tarifaire, et alerte sur les risques éventuels. En segmentant le portefeuille d’achat selon les catégories (stratégiques, non stratégiques, critiques, etc.), on peut ajuster la stratégie et adopter des actions ciblées : négociation, diversification, mise en concurrence, etc.

Des décisions éclairées pour une meilleure performance

En disposant de données fiables et à jour, l’entreprise peut évaluer la performance de ses partenaires et la pertinence de ses dépenses. Par exemple, si un fournisseur unique représente plus de 60 % du volume d’achat pour un segment critique, il devient prioritaire de mettre en place un plan de sécurisation. À l’inverse, si plusieurs fournisseurs se partagent un faible volume à des coûts trop élevés, il pourrait être judicieux de consolider le besoin pour obtenir de meilleures conditions.

Un levier de professionnalisation des équipes

La cartographie des achats nécessite une formation et une approche méthodique, qui permettent de structurer les procédures internes. Les collaborateurs (acheteurs, responsables financiers, etc.) développent ainsi des compétences transversales en analyse de données, en programmation d’outils d’optimisation et en gestion de risques. Cette professionnalisation accroît la crédibilité de la Direction Achats et encourage la collaboration avec les autres départements de l’organisation.

Les 5 étapes clefs pour une cartographie des achats efficace

1. Identification et regroupement des dépenses

La première étape consiste à recueillir toutes les informations pertinentes sur les dépenses de l’entreprise : liste des fournisseurs, montants annuels, types de services ou produits, conditions de paiement et clauses éventuelles. L’identification de ces données brutes est cruciale pour établir la base de la cartographie. On peut alors répartir les dépenses en segments cohérents (fournitures de bureau, prestations IT, transport, etc.) afin d’avoir une vision claire des enjeux.

2. Analyse des données et classification

Une fois les données collectées, il est temps de procéder à une analyse fine. Cette étape implique souvent l’usage d’outils dédiés (tableurs, logiciels spécialisés, plateformes de gestion des achats) pour extraire des indicateurs clés (coûts totaux, nombre de fournisseurs, fiabilité, etc.). Les fournisseurs sont alors catégorisés selon leur impact sur les objectifs de l’entreprise :

• Fournisseurs stratégiques : impact fort et risque élevé.
• Segments leviers : volumes importants, potentiels de négociation.
• Segments secondaires : dépenses récurrentes mais à faible criticité.

En parallèle, on s’intéresse aux marchés cibles, qu’ils soient publics ou privés, pour anticiper les évolutions réglementaires ou économiques.

3. Programmation et mise en place d’une stratégie d’achat

Sur la base de la classification, on élabore la stratégie achat : planifier des appels d’offres, programmer des actions de négociation, ou encore prévoir la diversification de certains segments pour réduire les risques. Cette programmation s’appuie sur une analyse rigoureuse :

• Vérifier la qualité des informations disponibles
• Définir une politique de réduction des coûts
• Établir des relations privilégiées avec des fournisseurs clés
• Appliquer des procédures spécifiques pour les marchés (publics ou privés)

L’objectif est d’optimiser chaque catégorie de dépense et de consolider le portefeuille achats pour éviter les goulots d’étranglement et améliorer la performance.

4. Mise en œuvre et suivi des procédures

Après la phase de planification, place à la mise en œuvre concrète. Il s’agit de formaliser les procédures : rédiger les cahiers des charges, négocier et signer les contrats, inclure les clauses indispensables, activer des actions de suivi (audits réguliers, rapport d’analyse). Chaque acteur (chef de projet, responsable de services, acheteur, etc.) doit connaître ses rôles et responsabilités. Des outils de pilotage (logiciels de gestion des achats, tableaux de bord) facilitent la consolidation des informations et le reporting. Cette étape est cruciale pour vérifier que la stratégie établie se concrétise sur le terrain.

5. Évaluation et amélioration continue

Enfin, la cinquième étape consiste à mesurer la performance du dispositif. Les indicateurs établis en amont (taux de satisfaction, niveau de service, respect du budget, délais de livraison, etc.) permettent de vérifier si les objectifs sont atteints et d’identifier les points d’ajustement. Les retours d’expérience (internes et externes) servent à affiner la cartographie, à prioriser les actions correctives et à renforcer la formation des équipes. Cette logique d’amélioration continue est au cœur de l’optimisation des achats : un process qui n’évolue pas devient vite obsolète face aux mutations du marché et aux nouveaux enjeux.

Faire évoluer sa cartographie avec son activité

Anticiper les changements et les risques

Chaque entreprise évolue en fonction de multiples facteurs : croissance interne ou externe, lancement de nouveaux produits ou services, évolution du marché, etc. La cartographie des achats doit donc s’adapter à ces transformations. En réévaluant régulièrement les segments et les risques, on identifie de nouvelles actions à mener pour maintenir l’efficacité du portefeuille. Cette démarche est particulièrement pertinente dans un contexte de volatilité économique ou de réformes législatives impactant les marchés.

Innover et digitaliser pour rester compétitif

Les entreprises cherchant à renforcer leur performance peuvent tirer parti de solutions de digitalisation ou d’outils analytiques avancés. L’exploitation de la data en temps réel, la mise en place de tableaux de bord interactifs ou l’usage de l’intelligence artificielle offrent une analyse plus pointue des dépenses et de la gestion des fournisseurs. Ces innovations, associées à une bonne formation des collaborateurs, améliorent la rapidité de prise de décision et la capacité d’optimiser les stratégies d’achat.

Ajuster la politique d’achat et impliquer les parties prenantes

En parallèle, la politique achat doit être mise à jour pour intégrer de nouveaux critères (développement durable, clauses RSE, etc.), répondre aux évolutions du cadre réglementaire et intégrer les retours des abonnés ou clients internes. L’implication des parties prenantes (direction générale, financière, comptable, etc. ) est cruciale pour garantir que les orientations stratégiques demeurent alignées avec la vision globale de l’organisation.

Un outil clef : La matrice de Kraljic

Pour résumer, une cartographie des achats repose sur des étapes clefs et une certaine adaptabilité. Pour vous aider, la matrice de Kraljic est un outil efficace permettant de classer les achats en fonction de leur impact stratégique et du niveau de risque d’approvisionnement. Cette approche segmente les achats en quatre catégories : stratégiques, critiques, leviers et non critiques, chacune nécessitant une stratégie spécifique. En appliquant cette méthode, l’entreprise peut prioriser ses décisions, ajuster ses relations fournisseurs, réduire les risques et optimiser ses coûts en fonction des enjeux identifié