5 conseils pour la digitalisation des Achats

L’évolution des Achats est plus rapide que jamais, avec l’entrée des entreprises de tous les secteurs dans l’ère digitale. C’est à la fois une bénédiction et une malédiction. D’un côté, la digitalisation promet d’accroître l’efficacité des processus et de faciliter grandement la génération d’informations. De l’autre, la promesse de tous ces avantages donne parfois des attentes irréalistes à la Direction Achats. Beaucoup d’équipes oublient que cela passe d’abord par l’adoption de toutes les parties concernées, y compris les partenaires et les fournisseurs. Dans cet article, nous vous donnons 5 conseils pour la digitalisation des Achats.

Lorsqu’ils plaident en faveur de la digitalisation des processus et des systèmes, les spécialistes des Achats se heurtent presque toujours à une certaine résistance de la part des autres parties prenantes. Il est important de leur rappeler qu’après une transformation digitale, les données vont devenir le nouveau moteur de l’organisation, influençant chaque facette du travail de l’entreprise, et pas seulement les Achats.

Pourquoi digitaliser les Achats ?

La plupart des entreprises ont pris conscience de la valeur de la digitalisation. Beaucoup ont maintenant un plan d’action en la matière, qu’il soit simplement préparé ou déjà en cours d’exécution. La plupart des entreprises entendent opérer une transformation digitale complète dans les prochaines années.

La multitude de données rendues accessibles grâce à la digitalisation signifie davantage d’opportunités et une productivité accrue. Alors que la concurrence augmente de manière exponentielle, des solutions de gestion des dépenses digitalisées et éclairées pourraient permettre de réaliser des économies comprises entre 5 à 25 %.

Des données qui étaient auparavant indisponibles ou inconnues deviennent soudain transparentes pour tous. Les outils d’analyse peuvent aider à analyser et à extraire des informations plus approfondies afin d’éclairer les futures opérations. De plus, avec les solutions appropriées capables de s’interconnecter entre elles, il est possible de digitaliser beaucoup d’activités et de processus.

Si la digitalisation des Achats semble indubitablement prometteuse, la transition n’est pas facile à opérer. Voici quelques éléments essentiels à garder à l’esprit pour vous guider durant le processus de digitalisation.

1. L’efficacité est reine

Dans l’ensemble, la mise en place de solutions apporte des bénéfices d’efficacité bien supérieurs au coût généré et c’est là que réside la véritable valeur de la digitalisation. Par conséquent, chaque plan, événement et changement doit pousser le fonctionnement vers des cycles go-to-market et market-to-cash plus rapides.

Si ces améliorations n’ont pas lieu, l’équipe doit alors revoir sa copie. La digitalisation est extrêmement bénéfique, mais elle implique aussi beaucoup de variables et les choses peuvent mal tourner. Certains changements peuvent ne pas valoir la peine d’être adoptés, selon la valeur obtenue, qui correspond dans notre cas à l’amélioration de l’efficacité.

2. Voyez ce qu’il est possible d’améliorer

Avant de déployer une stratégie de digitalisation à grande échelle, il peut être préférable de commencer modestement et d’expérimenter la démarche avec les processus existants. Cela vous permet non seulement de découvrir les tenants et les aboutissants de la technologie, mais aussi les options de configuration disponibles.

Par exemple, l’audit des pratiques achats est nécessaire au bon fonctionnement. Pourquoi ne pas développer un système qui ingère les données connexes et effectue une analyse continue et en temps réel tout au long d’un projet ? Le Big Data et le Machine Learning sont parfaitement capables de gérer ce genre de choses. Auditez vos processus afin de voir où vous pouvez mettre en œuvre de nouvelles technologies pour les rationaliser.

3. Le libre-service pour améliorer la gestion des données

Les technologies modernes et axées sur les données ont cela de fantastique qu’elles offrent la possibilité d’automatiser et de simplifier des opérations complexes. Des données en temps réel peuvent informer un système de contrôle tout au long du processus et permettre des adaptations plus nuancées. Grâce au Machine Learning et à l’IA, il est possible d’automatiser les SI Achats dans une large mesure.

L’automatisation vise plutôt à simplifier les tâches et à faciliter le libre-service. Acheteurs et fournisseurs veulent des systèmes facilement intégrés, avec un accès complet, qui les guident tout au long du processus sans nécessiter de nombreuses interventions.

Les solutions fournissent une interface ou une plateforme unique pour mener les activités et compilent également toutes les interactions et les relations. Il en résulte un système mieux organisé et mieux géré.

4. Définissez vos priorités

Les solutions digitales de gestion des achats sont des outils tellement puissants, qu’elles peuvent parfois nous dépasser. Le marché est si vaste et les solutions sont si robustes qu’il faut choisir un objectif le plus tôt possible et s’y tenir. Sélectionnez les processus et les systèmes que vous souhaitez améliorer et sachez quels types d’outils vous allez utiliser pour y parvenir.

Au lieu de choisir une solution uniquement en fonction de sa réputation ou de la liste des fonctionnalités offertes, choisissez la solution qui saura le mieux répondre à vos problématiques et s’adapter le mieux à votre organisation, sa structure et sa culture.

5. Laissez du temps au temps

À mesure que vous allez transformer les processus existants et déployer de nouvelles solutions, votre entreprise va commencer à réaliser certains changements. Cependant, tout ne va pas se faire du jour au lendemain. Il faut du temps non seulement pour voir un investissement se concrétiser, mais aussi pour en tirer des bénéfices. Il en va de même ici. Un certain temps sera nécessaire pour créer de la valeur grâce à des processus digitalisés et axés sur les données. Sur 91 % d’entreprises manufacturières allemandes qui ont investi dans la digitalisation, seules 6 % considèrent que leurs opérations sont entièrement digitalisées.

L’inconvénient, c’est qu’il faudra aussi attendre pour voir si une stratégie est lucrative ou non. Les ajustements peuvent prendre encore plus de temps. C’est pourquoi il est toujours nécessaire de planifier une stratégie de digitalisation bien à l’avance.

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