5 phrases que les Directions Achats rêvent d’entendre au moins une fois dans leur carrière

Tout le monde a des rêves, même les Directeur.trice.s Achats ! La preuve : nous en avons interrogé 5. Ils nous ont fait part des 5 phrases qu’ils rêvaient d’entendre au moins une fois dans leur carrière… Bien que ces rêves cachent bien souvent quelques pièges.

De la part du Directeur Financier : « Les gains que vous affichez sont pertinents et clairs. »

Quel Directeur Achats ne rêve pas d’entendre cette phrase sortie de la bouche du Directeur Financier ? Si la Finance venait de Mars et les Achats de Vénus, l’un de leur plus grand défi serait l’alignement autour de processus, stratégies, objectifs et KPI communs.

L’analyse des dépenses et des gains est stratégique et nécessite un alignement total entre ces deux directions. La définition et le calcul d’un « gain » affiché par la Direction Achats doivent être alignés avec ceux de la Finance pour éviter tout désaccord. Un gain Achats peut être une économie (une dépense que vous ne ferez plus) ou une non-dépense (un achat que vous n’aurez pas à faire).

Conseil : rapprochez-vous de la Direction Financière pour savoir quelle est sa définition et comment sont comptabilisés les économies et les non-dépenses afin d’avoir la même règle de calcul. Qu’il s’agisse de l’une ou de l’autre, il est important de valoriser les gains réalisés pour mettre en avant une partie du travail réalisé par la direction Achats.

De la part d’un fournisseur : « Bonne nouvelle ! Je baisse mes prix de 10% ! »

Si cette nouvelle de la part de votre fournisseur (peu probable soit dit en passant) semble à première vue réjouissante, elle peut également traduire une baisse de la qualité de ses biens et services et une hausse des coûts indirects liés à cet achat. En effet, le coût direct d’un bien ou service ne suffit pas à déterminer le coût total de possession (TCO ou Total Cost of Ownership). La baisse de 10% du prix d’achats peut se répercuter sur d’autres frais cachés liés à cet achat, sur la qualité des produits vendus ou encore la baisse des services rendus.

Le calcul du TCO prend généralement en compte les points suivants :

• Le prix d’achat (prix de revient et marge fournisseur)
• Le coût induit (emballage, transport, douane…)
• Le coût d’acquisition (fonctionnement du service Achats)
• Le coût de maintenance (entretien, pièces détachées…)
• Le coût de possession (gestion des stocks, coût de dépréciation…)
• Le coût d’utilisation (exploitation, services…)
• Le coût de non-qualité (traitement de la non-conformité, respect des délais…)
• Le coût de retrait (recyclage, destruction…)

En conclusion, rêvez mieux qu’une simple baisse des prix d’achats !

De la part des clients internes : « Merci d’avoir significativement amélioré mon quotidien ! »

On ne remercie jamais assez ceux qui s’investissent pour améliorer le quotidien des collaborateurs. Encore faut-il que ceux-ci se rendent compte de cette amélioration et de qui elle résulte !

Sourcing de fournisseurs innovants, promotion de la RSE, digitalisation et optimisation des processus… En tant que business partner, la direction Achats a à cœur de booster la croissance de l’entreprise et la performance de ses clients internes. Mais ces missions sont souvent peu ou mal reconnues par les directions métiers, qui sont encore trop souvent peu impliquées dans les changements organisationnels. Il est donc primordial de susciter l’adhésion des clients internes en vue de limiter leur résistance au changement et de promouvoir des bonnes pratiques.

La conduite du changement consiste à accompagner un projet d’organisation tout en utilisant une méthodologie de conduite de projets. Elle implique la prise en compte des valeurs de l’entreprise, des ressources humaines, de leurs besoins ainsi que de la résistance au changement. De la définition des besoins et des objectifs jusqu’au suivi, en passant par l’audit, la communication interne, les formations ou encore l’accompagnement, les étapes de la conduite du changement sont nombreuses, mais néanmoins indispensables pour maximiser l’adoption des nouveaux outils ou pratiques en place.

L’adoption est la condition sine qua non pour constater les bénéfices apportés par le changement ou l’optimisation de l’existant : gains de temps, visibilité accrue, collaboration… Une fois les changements adoptés, nul doute que vos clients internes vous seront reconnaissants d’avoir amélioré leur quotidien !

De la part de la Direction Générale : « Le budget Achats de l’année prochaine augmentera de 20 %. »

C’est un grand jour comme il n’en arrive que dans les rêves. Votre Direction Générale a conclu un marché avec Crésus et vous en fait largement profiter ! Si vous ne manquez pas d’avaler votre café de travers à l’entente de cette phrase, vous vous étonnez tout de même à l’idée que l’entreprise considère soudainement les Achats comme un centre de profit.

En effet, les Achats sont considérés comme un centre de profits à partir du moment où ils ont atteint un certain niveau de maturité et suivent une stratégie cherchant à créer de la valeur. Bien que l’importance des Achats dans l’entreprise ne cesse de croître, nombreuses sont encore les organisations qui les considèrent comme un centre de coûts.

Comment renverser la tendance ? Bouleversez le business modèle de l’entreprise ! Non, les Achats ne se résument pas à des cost killers. Le cost killer a seulement pour mission d’optimiser les coûts en trouvant les meilleurs prix. Mais les temps ont changé et la Direction Achats est devenue une fonction transverse qui contribue à l’innovation, la performance, la création de valeur, la conformité, la transformation digitale… Bref, c’est désormais une fonction stratégique et une partenaire métier et business reconnu.

Comment mesurer cette création de valeur ? En pilotant la performance des Achats sur la base de nouveaux KPI tels que :

• La capacité à capter l’innovation
• La contribution des Achats aux résultats de l’entreprise
• La satisfaction des clients internes (réactivité, réponse au besoin exprimé, temps de passation de commande…)
• L’efficacité des processus (coût moyen d’une commande, achats sauvages, nombre de fournisseurs référencés par article…)

De la part des réfractaires au changement : « Nous souhaitons vous aider à accélérer notre transformation digitale !»

Plus que jamais au service de l’entreprise, le rôle des Achats devient de plus en plus stratégique. Si le métier d’acheteur évolue, c’est aussi grâce aux nouvelles technologies. La fonction se digitalise pour automatiser les processus et gagner un temps précieux.

Véritable facteur de décloisonnement, le digital est inévitable et met à mal les organisations en silos. Collaboration facilitée et visibilité totale sont les maîtres-mots de cette vague de fond qui transforme non seulement la fonction Achats, mais aussi l’organisation dans son ensemble. Et cela peut, comme nous l’avons vu plus haut, mettre en lumière certains freins aux changements parmi les collaborateurs. C’est pour cette raison que se voir proposer de l’aide de la part des collaborateurs réfractaires relève bien souvent du rêve que de la réalité.

Si les bénéfices de la transformation digitale ne sont plus à prouver, il peut être important de leur rappeler ses bénéfices à l’échelle des directions métiers :

• Passation de commande facilitée
• Éradication des processus manuels
• Risque d’erreurs réduit au maximum
• Gain de temps grâce à l’automatisation des tâches
• Visibilité sur l’avancement de la commande tout au long du processus achats
• Pilotage facilité des budgets
• Collaboration facilitée entre les différentes directions

Comment les Directions Achats peuvent réaliser leurs rêves ?

Réaliser ses rêves est à la portée de chaque CPO. Du moins c’est ce que de nombreux ouvrages promettent grâce à quelques conseils simples tels que se focaliser sur le positif, croire au potentiel de son équipe, connaître ses points forts et ses acquis, apprendre de ses échecs, définir un objectif ambitieux mais atteignable, s’inspirer de pairs ayant réussi le même objectif… Autant de bons conseils qui vous permettront d’entendre, un jour peut-être, l’une de ces phrases durant votre carrière !