7 conseils pour améliorer la gestion de vos dépenses
Dans le premier article de cette série, nous avons détaillé l’importance de la gestion des dépenses pour les entreprises et comment celle-ci améliore le processus Achats global. Découvrez dans cet article 7 conseils et bonnes pratiques pour améliorer la gestion de vos dépenses.
1. Identifiez les dépenses de votre entreprise
La première étape consiste à identifier les sources de dépenses, qui englobent à la fois les dépenses directes et indirectes. Pour cela, il faudra collecter les bons de commande, les entrées de marchandises, les factures fournisseurs et les données de paiement fournisseur. Vous n’avez pas droit à l’erreur, et cette tâche peut être extrêmement fastidieuse. Il serait donc judicieux d’investir dans un logiciel de gestion des dépenses qui enregistre le tout numériquement.
2. Centralisez les données de dépenses
Une fois que vous avez toutes vos sources de dépenses, vous devez rassembler ces informations dans une base de données centrale. L’automatisation peut aider à conserver des enregistrements ou vous pouvez mettre toutes vos données de dépenses dans une feuille de calcul numérique.
3. Vérifiez les données
Les données collectées et stockées doivent être nettoyées. Vous devrez notamment supprimer les doublons, corriger les fautes d’orthographe et vous assurer que toutes les données de dépenses sont enregistrées dans une seule devise. Le nettoyage et la vérification de votre base de données confirment que les données que vous utilisez pour prendre des décisions commerciales importantes sont aussi exactes que possible.
4. Créez des catégories de dépenses
Les dépenses se présentent sous une multitude de formes. Il est nécessaire de créer des catégories de dépenses de haut niveau qui correspondent aux objectifs de votre entreprise. Par exemple, les dépenses publicitaires, les contrats fournisseurs, les salaires des employés, etc. La compartimentation vous aide à mieux comprendre toutes les informations sur les dépenses que vous avez recueillies.
5. Analysez vos données de dépenses
Il est maintenant temps de procéder à une analyse détaillée des dépenses qui vous donnera une visibilité en temps réel sur l’historique des achats de votre entreprise et les tendances de dépenses, tout en fournissant des informations utiles sur l’analyse comparative des fournisseurs et les opportunités de coûts. Cela vous permettra également de quantifier les économies de coûts et les différences en termes de pourcentages et d’agrégats/moyennes.
6. Définissez une stratégie
Sur la base des données que vous avez collectées, rationalisées et analysées, vous pouvez élaborer une stratégie de gestion des dépenses. Cela impliquera très probablement la mise en œuvre de changements qui affecteront toutes les parties prenantes, alors assurez-vous qu’elles sont impliquées dans le processus de prise de décision et de mise en œuvre.
7. Prévisions et planification
En obtenant des données exactes et fiables via une plateforme de gestion des dépenses, vous pouvez identifier les initiatives d’économies et de réduction des coûts et estimer leur impact sur vos résultats. La prévision basée sur les données vous aide à préparer l’avenir, à améliorer vos relations avec les fournisseurs et fournit les informations nécessaires pour vous adapter à l’évolution de l’offre et de la demande.
Des informations exploitables avec un logiciel
La gestion des dépenses est une bonne chose, mais la gestion intelligente des dépenses est encore meilleure. Comment vous assurer que la gestion des dépenses de votre entreprise est intelligente ? En utilisant un logiciel de gestion des dépenses basé sur des technologies qui transforment les données de dépenses en informations exploitables.
Un logiciel automatise les tâches chronophages et vous permet de gérer vos budgets avec plus de précision grâce à une visibilité en temps réel sur les flux de trésorerie. Si vous souhaitez optimiser le processus d’achats du Source-to-Pay, il vous faut la bonne technologie qui rassemblera tous ces aspects.
Rationalisez la gestion de vos dépenses
Comme vous l’avez probablement compris, la mise en œuvre d’une stratégie de gestion des dépenses demande du travail et de la reflexion. Nos experts sont là pour vous faciliter la tâche. Demandez votre démo personnalisée de la Corcentric Platform !