Gestion des dépenses en entreprise : pourquoi et comment mieux contrôler et optimiser vos dépenses ?

Alors que l’incertitude fiscale, géopolitique et économique continue de secouer les fondations du monde de l’entreprise, la gestion des dépenses s’impose comme une discipline critique pour les entreprises souhaitant non seulement survivre, mais prospérer. Dans cet univers en mutation, chaque euro dépensé doit être scruté et optimisé, transformant le contrôle des coûts en un puissant moteur de performance financière.

La dernière étude annuelle de PwC France Maghreb, en partenariat avec la DFCG, révèle une tendance marquante : en 2025, le pilotage de la performance deviendra la priorité absolue pour les directions financières.

Cette dynamique souligne une vérité fondamentale : pour naviguer efficacement dans la complexité d’un environnement économique volatile, les entreprises doivent allier une gestion rigoureuse des dépenses à une vision stratégique de la performance.

En d’autres termes, intégrer ces deux fonctions n’est pas simplement une bonne pratique ; c’est une nécessité vitale pour les organisations aspirant à transformer les défis en opportunités tout en traçant leur avenir avec assurance.

Avant de détailler les pistes possibles pour optimiser les dépenses de votre entreprise, reprenons quelques fondamentaux.

Qu’est-ce que la gestion des dépenses ?

La gestion des dépenses est un processus qui consiste à contrôler et améliorer en continu la façon dont une entreprise dépense de l’argent. Elle comprend généralement des activités d’achats stratégiques telles que la gestion des fournisseurs, la gestion des catégories, la gestion des stocks et le développement de produits.

Idéalement, une stratégie de gestion des dépenses devrait inclure une analyse complète des dépenses et aider les entreprises à garder le contrôle sur leurs achats, optimiser les relations avec les fournisseurs et maximiser le ROI de chaque euro dépensé.

Bien que la gestion des dépenses soit souvent exécutée par les Achats, elle affecte de nombreuses parties prenantes internes et externes de l’entreprise qui sont également concernées par la budgétisation et la planification de la rentabilité future.

Quels sont les 3 types de dépenses ?

Les dépenses d’une entreprise se divisent en trois grandes catégories.

1. Les dépenses opérationnelles (OPEX) concernent les coûts nécessaires au fonctionnement quotidien, comme les salaires, les fournitures et les loyers.
2. Les dépenses d’investissement (CAPEX) sont liées à des acquisitions ou des projets à long terme, tels que l’achat de machines ou de logiciels.
3. Enfin, les dépenses indirectes regroupent des frais généraux comme les coûts administratifs, marketing ou IT.

Cette segmentation permet une meilleure gestion stratégique, en différenciant les dépenses qui soutiennent la croissance immédiate de celles qui ont un impact durable.

Comment classer les dépenses d’une entreprise ?

Les dépenses d’une entreprise peuvent être classées selon plusieurs critères pour une gestion optimale.

• Par nature, elles se divisent en dépenses fixes (comme les loyers) et variables (comme les achats liés à la production).
• Par département
• Par projet
• Par catégorie stratégique, comme les OPEX et CAPEX.

Cette classification est essentielle pour analyser leur impact, identifier les postes à optimiser et aligner les dépenses sur les objectifs financiers de l’entreprise.

Une solution digitale offre des tableaux de bord qui facilitent cette segmentation et permettent un suivi détaillé.

Pourquoi contrôler les dépenses ?

L’inflation croissante exerce une pression sur les coûts, tandis que l’incertitude économique et fiscale rend difficile la planification à long terme. Les entreprises sont confrontées à des hausses inattendues des prix des matières premières, des services et des salaires, ce qui rend impératif le contrôle rigoureux des dépenses.

Budgets serrés et ressources (humaines) limitées imposent aux entreprises la nécessité de maximiser l’efficacité opérationnelle. Il est essentiel de tirer le meilleur parti de chaque euro dépensé et d’éviter les gaspillages inutiles.

Les perturbations dans la supply chain peuvent entraîner des retards et des coûts supplémentaires. Une gestion efficace des dépenses peut atténuer ces risques en identifiant des alternatives et en diversifiant les sources d’approvisionnement.

Le manque de visibilité sur les dépenses peut conduire à des achats sauvages. Un contrôle insuffisant peut entraîner une augmentation des coûts indirects, compromettant la rentabilité de l’entreprise.

Dit autrement, en gérant efficacement vos dépenses, vous :

• Réduisez et maîtrisez les coûts
• Planifiez vos dépenses sur le long terme
• Maximisez l’efficacité opérationnelle
• Limitez les risques de retard et coûts supplémentaires
• Renforcez vos relations fournisseurs
• Capturez le volume des dépenses
• Réduisez les achats sauvages

In fine, vous restez compétitifs et proactifs !

Quelles sont les étapes clefs d’un processus de gestion des dépenses efficace ?

Un processus de gestion des dépenses bien structuré repose sur plusieurs étapes essentielles, allant de l’identification des coûts à l’élaboration d’une stratégie d’optimisation.

1. Identifiez et centralisez les dépenses de votre entreprise

Tout commence par un recensement précis des dépenses, qu’elles soient directes ou indirectes. Cette étape implique la collecte des bons de commande, factures et données de paiement. Une fois ces informations rassemblées, elles doivent être centralisées dans une base de données unique, idéalement via un logiciel de gestion automatisé.

• Nettoyage et classification des données
  Une fois collectées, les données doivent être vérifiées et harmonisées : suppression des doublons, correction des erreurs et standardisation des devises. Ensuite, une catégorisation des dépenses permet d’obtenir une vue plus claire des postes de coûts (publicité, salaires, contrats fournisseurs, etc.).

• Analyse et optimisation des coûts
  L’analyse des tendances de dépenses met en lumière des opportunités d’économies et facilite la négociation avec les fournisseurs. Grâce à une visibilité en temps réel, l’entreprise peut comparer ses coûts, identifier les dérives budgétaires et affiner ses décisions.

• Mise en place d’une stratégie et planification budgétaire
  Sur la base des données analysées, une stratégie de gestion des dépenses est définie. Cela passe par la planification budgétaire, l’automatisation des demandes d’achat et l’intégration de workflows d’approbation. L’objectif : optimiser les ressources et assurer un suivi rigoureux des paiements et des coûts en temps réel.

Quels sont les leviers possibles pour améliorer la gestion des dépenses dans un tel contexte ?

1. Définissez une politique achats rigoureuse

La première étape consiste à établir des règles claires sur les processus d’approbation et les critères de sélection des fournisseurs pour éviter les dépenses incontrôlées. Une politique achats bien définie offre une orientation à l’ensemble de l’organisation, contribuant à aligner les dépenses sur les objectifs stratégiques.

2. Cartographiez vos processus pour mieux les optimiser

L’optimisation des processus internes est essentielle pour réduire les coûts opérationnels et renforcer l’efficacité organisationnelle. Cela inclut :

• L’amélioration des workflows pour automatiser les tâches répétitives et réduire les délais de traitement.
• L’optimisation des processus de validation des dépenses. Mettre en place des procédures claires pour l’approbation des achats et assurer un suivi rigoureux des budgets contribue à garantir la transparence et la responsabilité.

En rationalisant ces processus, votre entreprise peut réaliser des économies de temps et d’argent, tout en minimisant les risques d’erreurs et de fraudes.

Au final, des processus efficaces renforcent la compétitivité de l’entreprise tout en assurant que chaque dépense est justifiée et alignée avec les objectifs stratégiques.

3. Réalisez une analyse détaillée des coûts

Une analyse détaillée permet d’identifier les secteurs où les dépenses sont les plus importantes et où des économies peuvent être réalisées.

En segmentant les coûts par catégories et par projets, votre entreprise peut mieux évaluer le retour sur investissement de chaque dépense.

Une telle analyse fournit également des indicateurs clés pour ajuster les budgets et prioriser les investissements en fonction de vos priorités stratégiques .

4. Améliorez la gestion des fournisseurs et des contrats

Une collaboration étroite avec les fournisseurs et une gestion proactive des contrats sont des éléments clés de la gestion des dépenses.

Négocier des conditions tarifaires avantageuses, surveiller la qualité des produits et services, et mettre en place des contrats flexibles sont des pratiques qui contribuent à une gestion efficiente des fournisseurs.

5. Adoptez une budgétisation rigoureuse

La budgétisation rigoureuse doit devenir une discipline fondamentale au sein de l’entreprise.

Cela nécessite non seulement l’établissement d’un budget prévisionnel, mais aussi le suivi régulier des dépenses par rapport à ce budget.

En instaurant des mécanismes de révision budgétaire, les entreprises peuvent s’adapter aux fluctuations du marché tout en gardant une vision claire de leurs ressources financières.

Une budgétisation rigoureuse favorise la responsabilité au sein de vos équipes, en les incitant à justifier chaque dépense et à aligner leurs actions avec les objectifs globaux de votre entreprise.

Avec quels outils ?

Souvenez-vous…Budgets serrés, ressources limitées ? Comment mettre en place toutes ces actions et obtenir les résultats escomptés avec des ressources financières et humaines limitées ?

• Votre politique achats n’est efficace que si elle est correctement déployée et appliquée dans toute l’organisation
• Vos processus bien qu’optimisés ont besoin d’un support pour les matérialiser
• Vos fournisseurs et vos contrats ont besoin d’être centralisés et visibles pour pouvoir suivre les actions et activités leur étant associées

Bref il vous faut un outil pour gérer, digitaliser et centraliser toutes vos dépenses, vos contrats et vos fournisseurs.

SI Achats, Solution Procure-to-Pay, Logiciel P2P, Système Purchase-to-Pay ou encore application de gestion des dépenses, appelez-le comme vous voulez !

Ces solutions sont de formidables boîtes à outil pour faciliter le déploiement et l’application de votre politique achats, optimiser vos processus et gérer efficacement vos dépenses, vos contrats et vos fournisseurs.

La plupart des grandes entreprises ont déjà déployé des solutions P2P dans leurs organisations, cela est moins vrai pour les autres.

Corcentric : une solution Procure-to-Pay modulaire et flexible adaptée aux enjeux des Grand Comptes, ETI et grosses PME qui offre de nombreux bénéfices :

• Une visibilité totale sur les engagements de dépenses et mise sous contrôle de 100% des dépenses
• Une conformité des achats, des fournisseurs et des contrats garanties
• Une piste d’audit fiable pour garantir votre conformité réglementaire
• Une collaboration Achats / Finance facilitée
• Des processus Achats-Finance optimisés pour une efficacité décuplée
• Des données intégrées pour un pilotage optimal des activités et du risque

La gestion des dépenses concerne tout autant les équipes Achats que Finance et par extension la Comptabilité et le Contrôle de Gestion.

La solution de gestion des dépenses Corcentric a été justement conçue pour répondre aux enjeux de chaque département :

• Les Achats déploient plus facilement leur politique, les achats sauvages diminuent et chaque dépense est approuvée.
• Le Contrôle de Gestion peut plus facilement vérifier l’engagement budgétaire et les dépassements
• La Comptabilité peut ainsi mieux optimiser le processus de clôture et diminuer le délai de traitement des factures.
• Les Opérationnels ont accès à un outil ergonomique qui simplifie les processus d’approvisionnement et leur donne plus de visibilité sur le statut de leur commande ou de leur facture. Le gain de temps obtenu leur permet de se recentrer sur leur cœur de métier.

« Avec la solution Procure-to-Pay de Corcentric, le processus est désormais fluide et pour les utilisateurs, c’est un vrai plus! Le demandeur pilote mieux son budget grâce au suivi des commandes effectuées. L’approbateur valide les dépenses de son service en amont de la prestation (sur mobile ou directement depuis un mail) et garantit la qualité des imputations budgétaires. La Comptabilité, quant à elle, assure un meilleur suivi des provisions, qui est désormais plus facile à obtenir et plus fiable. Tout le monde est gagnant ! »

Responsable SI Finance, Nexity