Les 8 règles d’or pour entretenir la flamme avec vos fournisseurs
Ce n’est pas simple de construire de bonnes relations avec vos fournisseurs, et il est encore plus difficile de les maintenir. Cela demande du travail, des efforts et du temps. Et plus cette relation dure longtemps, plus elle demande une attention particulière pour entretenir la flamme avec vos fournisseurs.
Mais que se passe-t-il quand l’une des deux parties ne remplit pas son contrat et profite d’un arrangement présumé qui commence à avoir des répercussions négatives sur votre entreprise?
Que faites-vous quand un changement de circonstances implique de renégocier vos conditions?
Comment vous sortir d’un partenariat indésirable et autodestructeur alors que changer les choses pourrait être coûteux et difficile à mettre en œuvre?
La face cachée de la lune
En matière d’achats, la question de la gestion des fournisseurs qui augmentent leurs prix sans préavis lorsque vous êtes engagé dans un contrat à long terme est une situation bien connue. Doit-on poursuivre ou interrompre la collaboration ? La réponse dépend de la nature et de l’origine de votre relation avec ce fournisseur.
Il est essentiel de réfléchir à la façon dont vous avez initialement choisi ce fournisseur. Était-ce basé sur des facteurs tels qu’un bon feeling, la proximité géographique, ou bien est-ce que la réduction des coûts n’était qu’un aspect de votre décision ? Si vous pouvez satisfaire tous les éléments sous-jacents de la relation (tels que la réduction des risques, la sécurité, la préservation des marges et des préférences personnelles), alors vous serez en mesure de négocier de manière bien plus efficace, quels que soient les défis liés à l’augmentation des prix.
Vous avez le pouvoir
C’est normal d’être intimidé par des fournisseurs qui semblent faire la pluie et le beau temps dans votre relation. Vous devez croire en votre pouvoir d’acheteur. Certains de vos fournisseurs semblent avoir le dessus ? Pensez à l’analogie de David et Goliath :
Les professionnels des Achats sont comme David. Ne sous-estimez pas votre influence ou abandonnez tout espoir pour votre organisation. Vous avez le pouvoir de négocier. N’abandonnez pas!
Malheureusement tous les fournisseurs ne sont pas enclins à travailler en bonne intelligence. Parfois, toutes les parties ne sont pas considérées comme égales.
Recherchez la relation win-win
Lorsque vous intégrez une nouvelle entreprise et que vous héritez des fournisseurs sélectionnés par vos prédécesseurs, cela peut être complexe, surtout si l’un de ces fournisseurs ne vous convient pas, et aucune autre alternative ne semble convenable. Cependant, il est de votre responsabilité de collaborer avec ce fournisseur, même si la négociation peut sembler plus ardue.
Si vous vous trouvez dans cette situation, une préparation minutieuse des négociations revêt une importance cruciale. Cela vous permettra de bien comprendre ce fournisseur, ses priorités, et ses attentes dans cette relation. Ainsi, vous serez mieux préparé pour discuter des améliorations potentielles des deux côtés et veiller à ce que le nouveau contrat soit mutuellement bénéfique.
Faites connaître clairement votre position
Il est difficile de maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs quand le turnover est élevé. En effet, certains fournisseurs ont tendance à tirer parti des rotations fréquentes des équipes, mais ils doivent savoir que l’équipe Achats dans son ensemble est alignée. Les prix doivent être traités de manière standardisée, peu importe avec qui vous travaillez.
Pensez votre relation comme un mariage
La relation avec vos fournisseurs est une aventure à long terme, avec ses hauts et parfois ses bas. Elle implique différents niveaux d’engagement qui exigent un effort continu. Si vous n’êtes pas prêt pour cette réalité, c’est de votre responsabilité. Si vous aspirez à une relation durable, vous devez avoir une compréhension claire de ce à quoi vous vous engagez, vous assurer que les attentes sont mutuelles, et respecter cet engagement.
Trouvez le fond du problème
Que faire lorsque vous êtes confronté à un fournisseur qui refuse catégoriquement de réviser les termes du contrat ? Commencez par essayer d’identifier les raisons qui pourraient expliquer cette position. Pensez aux éventuelles contraintes auxquelles votre fournisseur pourrait être confronté. Ensuite, testez vos hypothèses en posant des questions. Une fois que vous comprenez les motivations qui sous-tendent le comportement de votre fournisseur, il vous sera beaucoup plus facile d’aboutir à un accord.
Travaillez avec des fournisseurs que vous appréciez
Il ne faut pas minimiser l’importance d’une relation positive avec vos fournisseurs. La considération de la culture d’entreprise revêt une grande importance lors du choix de ses partenaires, en particulier dans le cas de contrats à long terme. Les individus varient grandement, et collaborer avec des personnes que l’on apprécie s’avère essentiel. Lorsque la relation est harmonieuse, il est plus aisé de travailler de manière efficace, dans un climat de confiance mutuelle.
Outillez-vous bien!
Des outils sont à disposition pour gérer efficacement la relation fournisseur tels que des SLA avec des KPIs pour les deux parties, des revues de performance, l’alignement des équipes de direction, un système de bonus, des audits, des retours 360 degrés… et ainsi entretenir la flamme avec vos fournisseurs!
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