Choisir son logiciel achats sans migraine en 7 étapes

Choisir un logiciel d’achats peut être une aventure complexe, entre les multiples offres sur le marché et les besoins spécifiques de chaque entreprise. Cependant, avec une bonne stratégie et une approche méthodique, cette quête peut devenir bien plus simple. Voici un guide simple en 7 étapes pour faciliter cette décision en toute sérénité.

Étape 1 : Évaluation des Besoins

L’évaluation des besoins internes constitue la pierre angulaire de la sélection d’un logiciel achats adéquat. Cette phase initiale implique une analyse approfondie des processus achat existants au sein de l’entreprise. Identifiez les lacunes dans ces processus, les défis rencontrés et les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre grâce à l’adoption d’une nouvelle solution. Examinez minutieusement les processus actuels pour déterminer où se situent les opportunités d’amélioration et les besoins fonctionnels qui doivent être comblés. Cette évaluation permettra de définir clairement les critères essentiels pour le choix du logiciel achats le mieux adapté à votre entreprise.

Étape 2 : Définir les Fonctionnalités Clés

Listez les fonctionnalités essentielles en tenant compte des besoins spécifiques de votre entreprise. Identifiez les fonctionnalités prioritaires pour votre processus d’achat. Cela peut inclure la gestion complète des fournisseurs, depuis l’enregistrement jusqu’à l’évaluation des performances, la création efficace de bons de commande avec des workflows personnalisables, et la gestion contractuelle pour assurer le respect des accords conclus.

Passez en revue les besoins spécifiques de votre entreprise, qu’il s’agisse de la gestion des stocks pour mieux planifier les approvisionnements, du suivi détaillé des dépenses pour optimiser les budgets, ou de la traçabilité précise des transactions pour assurer une transparence totale dans les processus d’achat et de paiement.

L’objectif est de dresser une liste exhaustive des fonctionnalités indispensables pour votre entreprise afin de choisir un logiciel qui répondra précisément à vos besoins tout en étant évolutif pour s’adapter à la croissance future de votre activité.

Étape 3 : Recherche et Sélection

Faites des recherches approfondies : Explorez les solutions disponibles, comparez les offres en fonction de vos critères, et identifiez les éditeurs ou fournisseurs potentiels. Analysez les avis des utilisateurs, les rapports de performances et la réputation des fournisseurs pour établir une liste restreinte.

Le plus Corcentric :

Vous êtes actuellement en veille active pour trouver (ou changer) votre outil Achats ? Vous avez identifié quelques éditeurs et des fonctionnalités clés pour votre futur appel d’offres ? Mais avez-vous pensé à l’un des critères les plus importants pour garantir la réussite de votre projet futur : la culture et l’approche de votre éditeur.

Chez Corcentric, l’humain et le savoir-faire sont au cœur des projets de digitalisation que nous menons. Nos experts bénéficient de plus de 20 ans d’expérience et savent comment répondre précisément à vos besoins métiers.

Nous développons une relation de partenariat et vous accompagnons sur le long terme, au-delà de votre Go Live, pour vous permettre d’atteindre 100 % de vos objectifs stratégiques. Nos clients et nos experts forment une communauté soudée et se réunissent régulièrement pour partager des bonnes pratiques lors de Clubs Utilisateurs. Enfin, notre roadmap est en partie construite sur les retours d’expérience et les demandes de nos utilisateurs.

Étape 4 : Évaluation et Démonstration

Planifiez des démonstrations : Demandez des présentations ou des essais pour évaluer la convivialité, la personnalisation et l’adaptabilité du logiciel à vos processus. Testez la solution en conditions réelles pour évaluer son adéquation avec vos besoins.

L’évaluation doit être exhaustive, en incluant les retours des utilisateurs finaux pour avoir une vision complète de l’expérience d’utilisation et des avantages réels que le logiciel peut offrir à votre entreprise.

Étape 5 : Établir un Budget

Fixez un budget réaliste : Considérez le coût initial et les dépenses à long terme, y compris les coûts de maintenance, de formation et de personnalisation. Évaluez également les économies potentielles et les bénéfices à long terme pour établir un budget approprié.

Étape 6 : Sélectionner et Implémenter

Après avoir évalué différentes solutions et obtenu des démonstrations, le choix final s’impose. Sélectionnez la solution qui répond le mieux à vos critères, alignée sur vos objectifs et capable d’adresser les besoins spécifiques identifiés.

Impliquez toutes les parties prenantes dans ce processus de sélection pour garantir une adhésion complète à la solution choisie. Impliquez les équipes Achats, les services informatiques, les finances et tout autre département concerné pour une compréhension globale des avantages et des implications de cette nouvelle solution.

Établissez un plan d’implémentation détaillé en définissant les étapes clés, les échéanciers, et les responsabilités de chaque intervenant. Ce plan doit être flexible pour permettre des ajustements en cours de route tout en respectant les objectifs initiaux. Assurez-vous que toutes les équipes sont préparées pour cette transition et fournissez le support nécessaire pour une intégration en douceur.

La collaboration entre les différents services est primordiale pour une adoption réussie du nouveau logiciel. Gardez une communication ouverte et continue entre les équipes impliquées pour résoudre rapidement tout problème éventuel et garantir une transition fluide vers la nouvelle solution achats.

Étape 7 : Formation et Suivi

Formez vos équipes et assurez un suivi régulier : Organisez des sessions de formation pour garantir une adoption rapide et surveillez attentivement l’usage du logiciel pour des ajustements éventuels. Établissez un système de support continu pour répondre aux questions et résoudre les problèmes éventuels.

Vous souhaitez en savoir plus sur la Corcentric Platform ? N’hésitez pas à contacter nos experts !