Comment devenir un service Achats hautement performant?
Au cours des deux dernières années, la Direction Achats a beaucoup évolué. Les perturbations opérationnelles sans précédent et les pressions économiques causées par la pandémie et les tensions géopolitiques ont obligé les services Achats à repenser de nombreux aspects de leurs activités.
Les Directeurs Achats ont dû se recentrer sur le soutien des opérations et des besoins essentiels de l’entreprise, la consolidation des chaînes d’approvisionnement, l’identification des inefficacités opérationnelles et des possibilités de réduction des dépenses, afin d’augmenter le fonds de roulement et d’optimiser la trésorerie.
Les retombées de la crise continuent de modifier leurs priorités et celles des parties prenantes internes. Désormais, toutes les stratégies Achats doivent être centrées sur la transformation digitale, c’est-à-dire mettre en place des solutions technologiques pour automatiser tous les processus Achats.
Mesurer la progression des Achats sur la courbe de maturité
Les Achats doivent progresser sur la courbe de maturité pour devenir un partenaire stratégique tant en interne qu’en externe. Fini le « cost killer » ! Désormais, la Direction Achats est un service hautement proactif et influent. À mesure que les Achats progressent sur la courbe, les tâches manuelles liées aux Achats disparaissent rapidement et sont remplacées par un nouveau modèle opérationnel axé sur la technologie, qui place la gestion des données en temps réel au centre des activités des Achats
En d’autres termes, les Directions Achats doivent exploiter les technologies et les outils d’analyse pour offrir une visibilité à 360 degrés — et un avantage concurrentiel — à l’entreprise.
Cette évolution de la Direction Achats n’est pas simplement synonyme d’économies : une stratégie Achats mature englobe également la conformité, le pilotage des risques, la collaboration et la création de valeur partagée.
Pour être performants, les Achats ont besoin de technologies adaptées à leurs enjeux métiers
Les Directions Achats disposent de peu de temps pour progresser sur la courbe de maturité. Les entreprises comptent sur la Direction Achats pour trouver des moyens d’améliorer la gestion de la trésorerie, d’éliminer les dépenses inutiles, d’orienter la prise de décision, d’améliorer la visibilité sur la chaîne d’approvisionnement (et les relations avec les fournisseurs) et de se concentrer sur la gestion des risques — en particulier pendant les périodes de perturbation des activités.
Pendant des années, les Achats ont utilisé comme métriques et repères principaux la réduction des coûts opérationnels et la réalisation d’économies. Mais les économies ne sont qu’un indicateur clé de performance parmi d’autres (essentiel, certes, mais limité). De l’identification des fournisseurs clés à la mise en place de chaînes d’approvisionnement flexibles, en passant par l’élaboration de stratégies créatives et l’amélioration des niveaux de service et des délais de livraison, les Directions Achats les plus performantes savent comment dépenser moins tout en fournissant plus.
Les avantages à progresser sur la courbe de maturité des Achats
Les économies réalisées par les Achats peuvent avoir un impact significatif sur le compte de résultat (et le résultat net) et la capacité d’une organisation à saisir les opportunités du marché.
Aussi impressionnantes que soient ces économies totales, les Achats ont encore bien d’autres tâches à accomplir pour devenir une Direction mature :
- Réduire les dépenses non conformes en fournissant des processus standardisés et une source unique de données liées aux fournisseurs, les détails des négociations, les conditions contractuelles et les dépenses de l’entreprise.
- Supprimer les raisons pour lesquelles les utilisateurs dévient des politiques de dépenses de l’entreprise, éliminer les situations conduisant à des dépenses non conformes et rendre les achats conformes faciles et intuitifs.
- Apporter une plus grande visibilité pour aider l’organisation à mieux comprendre comment elle dépense son argent et à redéfinir les priorités ou à consolider les dépenses (tels que les contrats récurrents ou les services d’assistance), si nécessaire.
Les Achats peuvent également contribuer à atténuer les risques — une lacune importante dans de nombreuses organisations. Pour chaque catégorie qu’il gère, le service Achats doit prendre en compte les risques pertinents, les mesures prises par les fournisseurs pour réduire ces risques et les mesures que l’entreprise devrait prendre indépendamment des fournisseurs pour réduire les risques.
Qui dit réduire les risques, dit aussi éviter toute interruption des opérations. Et comme on l’a bien vu l’année dernière, la résilience est l’un des principaux avantages qu’une plus grande maturité Achats peut apporter à une entreprise.
Réimaginer la Direction Achats
En période d’incertitude, il est essentiel que les services Achats améliorent la collaboration et la communication internes entre les Directions, en s’alignent sur les autres unités opérationnelles pour offrir une valeur partagée à l’organisation et éliminer une fragmentation coûteuse et inefficace.
La collaboration stratégique commence par un engagement systématique visant à développer une culture de la création de valeur, en mettant l’accent sur la gouvernance organisationnelle. Cela inclut l’intégration des technologies de solutions couvrant le Procure-to-Pay, la gestion des contrats, la gestion des fournisseurs, etc., tout en exploitant les mêmes données de référence vérifiées. Avec les bons outils de collaboration, les Achats peuvent aider l’entreprise non seulement à répondre aux dynamiques changeantes, mais aussi à les devancer.
Et maintenant ?
Les Achats (sans parler des entreprises, des économies et des sociétés entières) ont subi des changements très profonds au cours des deux dernières années. Le moment est venu d’évaluer le fonctionnement du service des achats et les capacités dont il a besoin pour aider l’entreprise à se développer et à atteindre ses objectifs.
Si le pire de la crise sanitaire mondiale semble être derrière nous, les perturbations de la chaîne d’approvisionnement constituent un risque permanent dans l’environnement commercial mondial actuel. Cela a été un signal d’alarme pour les Directions Achats qui ont toujours besoin de mieux s’équiper pour faire face aux perturbations opérationnelles et aux changements soudains du marché. Une enquête EY récente réalisée auprès de Directeurs Achats a révélé que la moitié d’entre eux considèrent le numérique comme une priorité absolue pour permettre la réduction des coûts, l’innovation, la sécurité de l’approvisionnement et le service. Sans oublier la continuité des activités et la résilience.
Cette situation offre une formidable opportunité aux services Achats : celle de devenir réellement performants. Le fait de progresser dans la courbe de maturité grâce aux technologies numériques offre des avantages qui non seulement renforceront la réputation et l’influence des services Achats, mais contribueront également à la réussite future de l’entreprise.
En revanche, si vous ne parvenez pas à progresser sur la courbe de maturité, vous risquez de mettre votre équipe et votre entreprise en danger.