Comment surfer sur la réforme de la facturation électronique pour optimiser votre processus P2P dans son ensemble ?
La réforme de la Facturation électronique arrive à grands pas… Vite, vite il vous faut une solution vous permettant d’être conforme et être capable de recevoir et traiter toutes vos factures fournisseurs dans l’un des formats imposés par la réforme (Factur-X, UBL, CII) et répondre aux autres exigences (e-invoicing, e-reporting et cycle de vie) dès juillet 2024.
Avant de plonger tête baissée sous la vague, faites une pause.
Vous êtes aux Achats : pourquoi ne pas surfer sur cette réforme et convaincre votre Direction Financière de revoir l’ensemble de votre processus Procure-to-Pay ?
Facture électronique : votre planche de salut pour revoir votre processus Procure-to-Pay dans son ensemble
Au lieu de voir cette réforme comme une contrainte réglementaire houleuse qui vient s’ajouter à une longue liste, voyez-la comme une formidable opportunité (et un argument de poids) pour analyser, digitaliser et ainsi optimiser votre processus P2P.
1. Analysez votre processus P2P : ce qui est digitalisé aujourd’hui et ce qui ne l’est pas
La réforme de la Facturation électronique ne concerne qu’une partie du processus de traitement des factures fournisseurs, à savoir l’étape de réception de la facture et la communication de ses différents statuts obligatoires (refusée ou rejetées) à l’Administration Fiscale.
Néanmoins ce nouveau format 100% digital va nécessiter une adaptation de votre processus de traitement des factures existant et par extension le processus amont depuis la demande d’achats jusqu’à la facture. Pour éviter de ramer à contre-courant jusqu’à l’échéance, posez-vous les bonnes questions et évaluez votre niveau de maturité digitale et son efficacité :
Sur le processus P2P :
Votre processus P2P est-il déjà entièrement digitalisé, partiellement (seulement l’amont de la demande d’achats à la réception) ou pas du tout (tout est géré manuellement et en direct par les équipes) ?
Si votre processus P2P est déjà entièrement digitalisé, en êtes-vous satisfait ou serait-ce l’occasion de perfectionner son take-off en refaisant une étude de marché pour voir ce qui se fait de nouveau ?
Spécifiquement sur le processus de traitement des factures fournisseurs :
- Avez-vous digitalisé et optimisé 0 – 50 – 100 % du processus de traitement des factures ?
- Combien recevez-vous de factures, sous quel format, par quel canal et depuis quel pays ?
- Quelle marge de progression avez-vous encore ?
- Concernant les exigences de la réforme, à quel moment de votre processus devez-vous récupérer les informations nécessaires à l’administration fiscale et savez-vous comment les récupérer automatiquement aujourd’hui ?
- Quels sont les freins actuels à la digitalisation, comment les lever et sortir de ce barrel ?
En revoyant l’ensemble de votre processus P2P, ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas aujourd’hui ou ne sera plus à jour avec la nouvelle réforme, vous pourrez non seulement identifier de nouvelles opportunités d’automatisation et de simplification, mais aussi potentiellement réduire les coûts de traitement et augmenter l’efficacité globale chers à votre Directeur Financier. En bref, vous placez votre entreprise en plein vent offshore !
Processus P2P
Comme on peut le voir sur ce schéma, la réforme ne concerne techniquement qu’une petite partie du processus de traitement des factures mais pourra permettre de fluidifier d’autres étapes du processus et apporter des informations très utiles aux équipes.
2. Identifiez les bénéfices liés à la réforme et ceux liés à la digitalisation de l’ensemble de votre processus P2P
Fonctionnez en entonnoir inversé.
Regardez d’abord les bénéfices apportés par la seule mise en place de la facturation électronique :
- Réception des factures sous un format digital facilitant l’extraction des données à la ligne
- Sécurisation des échanges commerciaux
- Réduction des délais de paiement et des litiges grâce à la transmission accélérée des factures et au suivi régulier, continu et automatisé des factures et de leur statut
Puis, élargissez aux bénéfices associés à la digitalisation du processus de traitement des factures dans sa totalité :
- Réduisez le coût de traitement de facture de 10€ à 1€ grâce à des circuits de traitement et de validation des factures plus rapides et plus efficaces
- Réduisez les erreurs de saisie des doublons via l’élimination des processus manuels
- Contrôlez mieux les dépenses grâce à un accès rapide et simple à l’ensemble des factures et leur détail
- Améliorez les relations avec vos fournisseurs grâce à une communication et une collaboration en temps réel entre acheteurs et fournisseurs
- Libérez du temps aux équipes pour qu’elles se concentrent sur des activités plus stratégiques
- Via votre ERP ou votre solution P2P, récupérez automatiquement les informations sur le bon de commande et le bon de réception pour les réconcilier avec la facture. 80% de vos factures sont ainsi réconciliez sans intervention manuelle, les 20% restant correspondent aux factures avec écart, factures non réceptionnées ou factures sans commandes
Enfin, élargissez encore un peu plus et listez les bénéfices associés à la digitalisation du processus P2P complet, spécifiquement associé au traitement des factures :
- En optant pour une solution Procure-to-Pay, gérez dans un seul outil la totalité du flux d’engagement des dépenses : demande d’achats > commande > réception > traitement des factures
- Fluidifiez le processus de traitement des factures et accélérez leur comptabilisation et leur paiement
- Améliorez la collaboration entre les différentes équipes impliquées dans le processus de gestion des dépenses : Achats, Approvisionnements, Contrôle de Gestion et Comptabilité
- En s’appuyant sur l’amont du processus, les prescripteurs n’auront plus besoin de faire approuver manuellement chaque facture. Si la demande d’achats et la commande ont été approuvées en amont, la facture n’a ainsi pas besoin d’être approuvée puisque la dépense a été déjà approuvée directement dans la solution P2P
- Assurez la conformité du processus vis-à-vis de la politique achats et financière de l’entreprise tout en garantissant un niveau d’automatisation maximal grâce à la mise en place de seuils de tolérances pour les écarts et des niveaux de montants nécessitant une ré-approbation.
- Facilitez les échanges entre la Comptabilité et les Achats pour gérer les factures avec écart, sans commande ou les factures non réceptionnées
- Faites de la réconciliation à la ligne grâce aux données contenu dans la facture électronique et améliorez ainsi encore un peu plus votre taux de réconciliation automatique
Chaque équipe y trouve son compte :
- Les Achats peuvent plus facilement déployer la politique Achats, diminuer les achats sauvages et faire approuver chaque dépense.
- Le Contrôle de Gestion peut plus facilement vérifier l’engagement budgétaire et les dépassements + La Comptabilité peut ainsi mieux optimiser le processus de clôture et diminuer le délai de traitement des factures
- Les Opérationnels ont accès à un outil ergonomique qui simplifie les processus d’approvisionnement et leur donne plus de visibilité sur le statut de leur commande ou de leur facture. Le gain de temps obtenu leur permet de se recentrer sur leur cœur de métier.
3. Rapprochez-vous de la Finance et faites le point
La vision de l’entreprise doit faire un cutback. En effet, ce projet de digitalisation ne concerne pas que les Achats, il concerne bien évidemment toute l’entreprise et en particulier la Finance et la Comptabilité.
En ayant analysé vos processus existants et les nombreux bénéfices associés à la réforme directement et indirectement à la digitalisation de l’ensemble du processus P2P, vous aurez toutes les cartes en main pour toquer à la porte de vos collègues à la Finance et éviter le wipeout
Encouragez-les à collaborer avec les Achats pour faire de ce sujet brûlant un projet commun qui bénéficiera à l’ensemble de l’entreprise, sans faire de vagues.
Chez Corcentric, nous proposons une solution P2P en marche pour vous permettre d’être conforme dès juillet 2024 tout en vous offrant les bénéfices mentionnés ci-dessous.
N’hésitez pas à découvrir comment nous vous accompagnons dans cette transition et mise en conformité et à parler à l’un de nos experts sur votre projet.