Développer un argumentaire en faveur de la transformation Achats
La question demeure : comment et quand convient-il d’entamer une transformation Achats ? Le fait est que la fonction Achats, quel que soit son degré de maturité, s’adapte ou change en réaction aux grandes évolutions mondiales et à l’accélération de la croissance organique et inorganique. Comme les marchés continuent de devenir plus complexes, plus volatils et plus risqués, la fonction Achats a le choix entre être réactive tout en fonctionnant dans un certain statu quo ou devenir proactive pour aider l’entreprise à obtenir un avantage concurrentiel. Cela inclut les organisations qui ont atteint un plateau et ont besoin d’idées et d’approches innovantes pour créer de nouvelles sources de valeur. En d’autres termes, les Achats sont en constante transformation et la question est de savoir si les entreprises choisissent d’être actrices de ce changement et de contrôler leurs propres efforts de transformation.
Transformation Achats: Par où commencer ?
La première chose à faire est de comprendre et de cartographier l’empreinte de l’organisation en matière d’achats, ce qui comprend les processus/politiques, les systèmes/technologies et le personnel. Cela aidera les entreprises à comprendre le rôle actuel du service Achats et à repenser un nouveau modèle de gouvernance des Achats.
Les services Achats entendent devenir des partenaires métiers précieux et des experts du sourcing, plutôt que des gardiens ou des administrateurs. Connaître le point de vue des parties prenantes et comprendre leurs besoins contribuera par ailleurs à améliorer les relations avec les différentes business units et à accroître la compréhension des buts et objectifs de l’entreprise. En outre, la collaboration avec une poignée de fournisseurs stratégiques ou majeurs, éventuellement dictée par des dépenses élevées ou des activités critiques pour l’entreprise, peut permettre d’identifier des gains rapides susceptibles d’aider à démontrer la valeur des Achats pour l’entreprise et à obtenir le soutien des parties prenantes.
Quelle est votre approche ?
Les responsables des Achats doivent clairement définir l’orientation de leur organisation et concevoir un plan de communication qui trouvera un écho dans toute l’entreprise et deviendra le mantra du nouveau service Achats. La plupart des entreprises annoncent une transformation Achats qui permettra de réaliser des économies de l’ordre de X euros. Bien que ce soit un indicateur de succès, les responsables des budgets peuvent voir dans les économies visées une contrainte et un processus lourds. Il convient de mettre l’accent sur le développement d’un modèle d’engagement des dépendes en harmonie avec la culture de l’entreprise, favorisant les relations avec les fournisseurs et définissant une feuille de route technologique qui élimine, automatise ou externalise les tâches achats sans valeur ajoutée. Si ces conditions sont remplies, les économies suivront.
Les principaux leviers pour la transformation des Achats
La fonction Achats est un élément central pour atteindre les objectifs de l’entreprise en contribuant à garantir l’approvisionnement, en accélérant l’innovation et le délai de mise sur le marché, en favorisant la normalisation des entreprises et en optimisant le fonds de roulement et la trésorerie. Il est donc nécessaire d’utiliser les bons leviers pour soutenir ces objectifs d’entreprise et pour concevoir et exploiter avec succès la valeur ajoutée service Achats. Cependant, ces principaux leviers sont sujets à interprétation. Ainsi, concentrons-nous sur les définitions suivantes qui sont essentiels pour déterminer une vision claire de toute initiative de transformation:
- La valeur
- Le changement culturel
- Les indicateurs de réussite
La valeur
La valeur pour l’entreprise peut avoir une signification différente pour les diverses entités opérationnelles, qu’il s’agisse des opérations, des ventes et du marketing, de la R&D, ou encore des fonctions support. Cependant, dans l’ensemble, les Achats peuvent définir la valeur comme le fait d’apporter aux parties prenantes des solutions, biens et services offrant la meilleure qualité pour un coût moindre et une meilleure expérience pour le client final:
- Pour les opérations, il peut s’agir d’identifier les bons fournisseurs pour accélérer la mise sur le marché
- Pour le marketing, il peut s’agir de créer des facteurs de différenciation sur le marché.
Ainsi, se rapprocher des métiers permettra de concevoir des stratégies sourcing alignées sur les objectifs de l’entreprise.
Le changement culturel
Tout changement organisationnel s’accompagne inévitablement d’un changement culturel. Il faut donc reconnaître et induire de nouveaux comportements pour faciliter la transformation. Il peut s’agir de demander aux parties prenantes leur avis sur la performances Achats, d’établir des indicateurs basés sur les résultats et de construire des relations solides permettant aux parties prenantes de faire part de leur opinion. En outre, il faudra disposer des talents appropriés en Achats pour compléter le partenariat avec l’entreprise.
Les indicateurs de réussite
Les indicateurs de succès devront être définis mutuellement et alignés sur les objectifs de performance respectifs afin de garantir la bonne orientation de l’entreprise. Les Achats se rendront compte qu’ils apportent de la valeur ajoutée lorsque l’entreprise recherchera leur soutien et leurs solutions.
Par conséquent, la valeur, la culture et les indicateurs de performance sont nécessaires pour choisir avec succès les leviers achats et soutenir les processus opérationnels. L’analyse des dépenses, la gestion des relations avec les fournisseurs, le personnel et la technologie peuvent être identifiés comme de tels leviers:
- L’analyse des dépenses permet de saisir et d’utiliser les données afin de soutenir la prise de décisions fondées sur des faits et le développement de stratégies achats pour obtenir l’adhésion des parties prenantes.
- La gestion des relations avec les fournisseurs s’efforce d’adopter une approche cohérente et structurée pour les interactions avec les fournisseurs et la gestion de ces derniers, tout en créant des opportunités de valeur ajoutée.
- Le développement et la formation des professionnels Achats sont essentiels pour s’assurer que les personnes occupent le bon poste et disposent de l’ensemble des compétences requises pour collaborer avec les acteurs influents dans le domaine des Achats.
- Une feuille de route technologique pour l’organisation et le développement des leviers technologiques sous-jacents est primordiale pour gagner en efficacité et libérer le personnel des activités tactiques.
Une évaluation initiale du service Achats fournira les informations nécessaires pour définir l’orientation stratégique du service et déterminer le rôle qu’il jouera pour contribuer à la réalisation des objectifs de l’entreprise. En conséquence, les avantages seront identifiés et hiérarchisés pour servir de base à l’élaboration d’un argumentaire en faveur de la transformation des Achats de l’entreprise.
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