La donnée au cœur de l’évolution du processus achats

Dans la 1ère publication et la 2ème publication, nous avons défini les termes les plus courants en matière de technologie achat, et exploré la signification des différentes combinaisons de ces termes. Dans cette dernière publication, nous nous penchons sur la nature évolutive du processus achats.

Le processus achats est un modèle de flux qui représente l’activité achat et les informations associées, du sourcing et de la gestion de contrats en tant que processus en amont, jusqu’au processus P2P (Purchase-to-Pay) en aval. Un processus achats peut même inclure cinq, six ou sept étapes (voire plus) avec des détails sur l’analyse des dépenses et la gestion des fournisseurs. Quel que soit leur nombre, ces étapes sont la plupart du temps représentées par un motif en chevron.

Représentation linéaire & classique d’un processus achats …

…Très loin de la réalité des achats

Cette représentation ordonnée et familière n’est pas exacte. En effet, la réalité des achats est souvent beaucoup plus complexe : les solutions doivent être capables de gérer des processus non linéaires, incluant des variations ou sous-processus à différentes étapes du processus global et des flux d’informations dans les deux sens.
Un processus achats en étoile

En fait, si nous laissons le schéma se former en fonction des flux d’informations, il ne sera pas du tout linéaire : les achats seraient représentés de façon plus précise par une structure en étoile, avec les données de référence (master data) au centre de toutes les autres activités, et non considérées comme un sous-produit annexe ou un ajout.

On constate une tendance similaire dans la gestion Supply Chain.

Étant donné le niveau d’interconnexion entre les nombreux acteurs de la « chaîne » traditionnelle, des termes comme toile, écosystème et réseau sont à privilégier. Pour appuyer sa théorie selon laquelle le terme « chaîne de valeur » n’est plus approprié, Procurious a récemment écrit ceci :

Dans un monde hyperconnecté et interdépendant, le concept de chaîne ne rend plus justice à la complexité du rôle d’un gestionnaire des achats. Si vous essayez de reproduire un réseau moderne de fournisseurs internationaux, vous obtiendrez systématiquement un schéma regroupant tout un amas de données ou représentant des roues dentées.

Ironiquement, bien que nous cherchions à réinventer ce modèle, les processus d’achats ont connu peu de changements substantiels. La transformation réside plutôt dans la perception du rôle des achats, qui désormais place les informations générées au cœur de la vision globale de l’organisation. Nous ne sommes plus contraints par les listes de contrôle transactionnelles détaillées. Au lieu de cela, nous créons, centralisons et rationalisons les données en toute connaissance qu’elles seront utilisées par différentes personnes à des fins parfaitement distinctes.

Plus nous pouvons réunir d’informations, plus nous sommes susceptibles de pouvoir prendre des décisions éclairées et étayées.

Lorsque les informations sont structurées en fonction des tâches, il arrive fréquemment que des données distinctes, bien qu’essentielles, soient stockées de manière disjointe. En conséquence, les décideurs sont souvent confrontés à des difficultés, parfois extrêmes, lorsqu’il s’agit de rassembler des données connexes, simplement parce qu’elles ont été créées et qu’elles se trouvent à différents stades du processus. Cela représente une opportunité majeure manquée.

Prenons un exemple concret : les informations relatives aux profils et aux dépenses doivent être disponibles en conjonction avec les données les plus récentes sur la performance des fournisseurs. Pour poursuivre avec l’exemple des fournisseurs : les niveaux de risque, les certifications en cours, ainsi que les engagements non tenus envers chaque fournisseur, sont beaucoup plus pertinents lorsqu’ils sont examinés dans un contexte global spécifique, plutôt que d’analyser trois ensembles de faits distincts et non reliés entre eux.

Si les données partagées à l’échelle de l’organisation (et non un processus orienté achat) doivent former l’infrastructure des opérations achats, notre technologie doit y être préparée.

Personne ne souhaite intentionnellement altérer la visibilité de l’écosystème achat, mais il est si simple de le faire par mégarde.
Les données peuvent être difficiles à déplacer. En revanche, elles peuvent facilement être compartimentées ou se perdre, notamment si vous les considérez comme le résultat de l’activité achats plutôt que comme les ressources principales que nous devons promouvoir.

Le monde des achats évolue, et la technologie associée doit suivre le même chemin.

Tout comme nous l’avons vu dans la 1ère publication, choisir la technologie adaptée (notamment avec un noyau de données partagées) est essentiel pour que les achats atteignent leur plein potentiel.