Facture électronique : l’opportunité parfaite pour revoir votre processus Procure-to-Pay dans son ensemble

Le décalage de la réforme de la Facturation électronique offre une opportunité unique d’analyser, de digitaliser et ainsi d’optimiser votre processus Procure-to-Pay dans son ensemble afin de réduire les coûts de traitement et augmenter l’efficacité globale de l’entreprise.

Il vous faut trouver une solution vous permettant d’être conforme et être capable de recevoir et traiter toutes vos factures fournisseurs dans l’un des formats imposés par la réforme (Factur-X, UBL, CII) et répondre aux autres exigences (e-invoicing, e-reporting et cycle de vie).

Avant de plonger tête baissée sous la vague, faites une pause.

Vous êtes à la Finance : pourquoi ne pas surfer sur cette réforme et convaincre votre Direction Achats de revoir l’ensemble de votre processus Procure-to-Pay ?

Facture électronique : l’opportunité parfaite pour revoir votre processus Procure-to-Pay dans son ensemble

Plutôt que de percevoir cette réforme comme une contrainte réglementaire supplémentaire complexe, considérez-la comme une opportunité (et un atout majeur) pour analyser, digitaliser et optimiser vos processus P2P.

Analysez votre processus P2P : ce qui est digitalisé et ce qui ne l’est pas encore

La réforme de la Facturation électronique ne concerne qu’une partie du processus de traitement des factures fournisseurs, à savoir l’étape de réception de la facture et la communication de ses différents statuts obligatoires (refusée ou rejetées) à l’Administration Fiscale.

Mais il va falloir une adaptation de votre processus de traitement des factures existant et par extension le processus amont depuis la demande d’achats jusqu’à la facture. Faites le point sur votre niveau de maturité digitale et son efficacité :

Sur le processus P2P :

• Votre processus P2P est-il déjà entièrement digitalisé, en partie (de la demande à la réception) ou complètement manuel ?
• Si votre processus P2P est déjà entièrement digitalisé, en êtes-vous satisfait ?

Plus précisément sur le processus de traitement des factures fournisseurs :

• Avez-vous digitalisé et optimisé 0 – 50 – 100 % du processus de traitement des factures ?
• Combien recevez-vous de factures ?
• Sous quel format, par quel canal et depuis quel pays ?
• En ce qui concerne les demandes de la réforme, à quel moment de votre processus devez-vous obtenir les informations requises pour l’administration fiscale ? Êtes-vous au courant des méthodes automatiques disponibles pour les récupérer ?
• Quels sont les freins actuels à la digitalisation et comment les lever ?

En réévaluant votre processus d’achat, en repérant ce qui marche, ce qui ne marche pas actuellement ou ce qui deviendra obsolète avec la nouvelle réforme, vous pourrez non seulement identifier de nouvelles opportunités d’automatisation et de simplification, mais aussi potentiellement diminuer les coûts de traitement et améliorer l’efficacité globale de votre entreprise.

Processus P2P

La réforme touche techniquement seulement une fraction du traitement des factures, cependant, elle a le potentiel d’améliorer la fluidité d’autres étapes du processus et de fournir des informations précieuses aux équipes.

Les bénéfices liés à la réforme

Fonctionnez en entonnoir inversé. Concentrez-vous dans un premier temps sur les bénéfices apportés par la seule mise en place de la facturation électronique :

• Réception des factures sous un format digital facilitant l’extraction des données à la ligne
• Sécurisation des échanges commerciaux
• Réduction des délais de paiement et des litiges grâce à la transmission accélérée des factures et au suivi régulier, continu et automatisé des factures et de leur statut

Les bénéfices liés à la digitalisation de l’ensemble de votre processus P2P

Puis, élargissez votre vision et regardez les bénéfices associés à la digitalisation du processus de traitement des factures dans sa totalité :

• Éliminez les processus manuels pour réduire les erreurs de saisie et les doublons
• Mettez en place des circuits de traitement et de validation des factures plus rapides et plus efficaces et réduisez le coût de traitement de facture de 10€ à 1€
• Contrôlez mieux les dépenses grâce à un accès rapide et simple à l’ensemble des factures et leur détail
• Libérez du temps aux équipes Achats et finance pour qu’elles se concentrent sur des activités plus stratégiques

Enfin, élargissez encore un peu plus et listez les bénéfices associés à la digitalisation du processus P2P complet, spécifiquement associé au traitement des factures :

• En optant pour une solution Procure-to-Pay, gérez dans un seul outil la totalité du flux d’engagement des dépenses : demande d’achats > commande > réception > traitement des factures
• Accélérez la comptabilisation des factures et leur paiement en fluidifiant le processus de traitement des factures
• Renforcez la coopération entre les équipes engagées dans la gestion des dépenses : Achats, Approvisionnements, Contrôle de Gestion et Comptabilité
• En tirant parti de la phase initiale du processus, les initiateurs n’auront plus à obtenir une approbation manuelle pour chaque facture. Si la demande d’achat et la commande ont été validées au départ, la facture n’aura pas besoin d’une approbation supplémentaire, car les dépenses auront déjà été autorisées directement dans la plateforme P2P.
• Garantissez la conformité du processus avec les politiques achats et financières de l’entreprise
• Facilitez les échanges entre la Comptabilité et les Achats pour gérer les factures avec écart, sans commande ou les factures non réceptionnées
• Faites de la réconciliation à la ligne grâce aux données contenues dans la facture électronique et améliorez ainsi encore un peu plus votre taux de réconciliation automatique

Chaque équipe y trouve son compte :

• Les Achats peuvent plus facilement déployer la politique Achats, diminuer les achats sauvages et faire approuver chaque dépense.
• Le Contrôle de Gestion peut plus facilement vérifier l’engagement budgétaire et les dépassements
• La Comptabilité peut ainsi mieux optimiser le processus de clôture et diminuer le délai de traitement des factures.
• Les Opérationnels ont accès à un outil ergonomique qui simplifie les processus d’approvisionnement et leur donne plus de visibilité sur le statut de leur commande ou de leur facture. Le gain de temps obtenu leur permet de se recentrer sur leur cœur de métier.

Rapprochez-vous des Achats et faites le point

La vision de l’entreprise doit changer. En effet, ce projet de digitalisation concerne à la fois les Achats, la Finance et la Comptabilité.

En ayant analysé vos processus existants et les nombreux bénéfices associés à la réforme, vous aurez toutes les cartes en main pour convaincre les Achats de revoir le processus P2P dans son ensemble.

Encouragez-les à collaborer avec la Finance pour faire de ce sujet brûlant un projet commun qui bénéficiera à l’ensemble de l’entreprise.

N’hésitez pas à découvrir comment nous vous accompagnons dans cette transition et mise en conformité et à contacter nos experts !