La Gestion des Contrats : le complément naturel du Sourcing Stratégique ?

Afin de rationaliser gestion des contrats et processus sourcing, de standardiser les formats de réponses aux appels d’offres pour en faciliter l’analyse et améliorer la tenue des dossiers achats, de nombreuses organisations achats déploient le module Sourcing Stratégique des solutions eAchats.

La Gestion des Contrats n’est-elle pas le complément naturel de ce processus de consultation ? Si bien sûr les professionnels des achats trouveront des bénéfices à mettre sous contrôle la gestion des contrats, les directions financières, les directions juridiques et les services d’audit interne ne manqueront pas d’y trouver des avantages aussi.

Quelques exemples :

• • Des alertes & rapports automatisés vous informent de l’expiration des certifications fournisseurs et des contrats. Être informé de l’expiration d’un Contrat évitera des négociations en position de faiblesse à cause de la menace de l’arrêt du service rendu. Si vous avez des sous-traitants en vos locaux, utiliser notre outil de gestion de contrat vous permettra de collecter les certificats divers propres à réduire vos risques légaux.
  • Enregistre les termes de paiement afin d’encourager les rabais pour paiements anticipés, ou pour améliorer la trésorerie. Lorsqu’un directeur financier s’interroge sur la fréquence des paiements aux fournisseurs, les réponses obtenues sont souvent ambiguës : 30 jours, 60 jours… Ces délais de paiement ne correspondent pas toujours aux dispositions contractuelles convenues. En période de ralentissement économique, la question des modalités de paiement devient souvent source de tensions. La clarté des termes de paiement exposés dans le récapitulatif du contrat vous permettra de déterminer les actions à entreprendre sans devoir chercher cette information au sein de votre montagne de documents administratifs.
  • Une visibilité accrue pour rationaliser vos données fournisseurs. En organisant vos contrats dans une seule et même base de données, vos équipes achats identifieront aisément les contrats fournisseurs similaires ou dupliqués et pourront ainsi consolider les contrats et données de ces fournisseurs.
  • Contribue à la bonne marche du processus comptable en fournissant une visibilité sur les engagements contractuels. Dans un monde idéal, vous avez un ERP qui vous aide à identifier les engagements. Mais dans la réalité, avoir un outil robuste de gestion des contrats peut s’avérer extrêmement utile pour gérer les engagements de moyen et long terme.
  • Aide à évaluer la conformité et la politique de signature. N’avez-vous pas déjà remarqué d’importantes divergences entre la politique de signature des contrats définie par l’entreprise et ce qui se produit dans la réalité ? N’est-il pas parfois tentant, pour une personne bien intentionnée mais qui n’a que peu ou aucune autorisation pour signer un accord, de le parapher dans le but d’accélérer le processus ? Un outil de gestion des contrats active automatiquement un processus de vérification. La création de rapports concernant les propriétaires et les signataires des contrats constitue un moyen fiable de garantir que les signatures apposées sur les contrats correspondent effectivement à celles des personnes autorisées à signer. Si les employés sont informés en amont que les signatures font l’objet de vérifications, ils seront, par conséquent, moins enclins à violer les règles établies…
  • Améliore la préparation des négociations. Combien de fois avez-vous entamé une négociation de renouvellement de contrat en passant de longues heures à rechercher les documents actuels ? Combien de fois avez-vous dû contacter votre fournisseur à maintes reprises pour obtenir les documents requis avant de pouvoir entamer le processus ? La possibilité d’avoir tous les documents nécessaires, ainsi que les clauses pertinentes, à portée de main est cruciale pour une préparation efficace. Un outil de gestion des contrats vous offre un accès immédiat à l’ensemble des contrats de chaque département de votre entreprise, éliminant ainsi la nécessité de faire face à des échanges laborieux et chronophages.

Car gérer efficacement nécessite une grande discipline et du temps, votre outil de gestion de Contrat intègre un processus de gestion des tâches, du flux de travail et d’approbation apportant automatiquement rigueur, discipline et cohérence. Vous serez sûr de retrouver vos contrats consolidés, placés dans le répertoire adhoc, avec les informations pertinentes identifiées et “taggées” correctement. Votre entreprise gagne de la visibilité et du contrôle sur tous ses engagements contractuels. L’équipe d’achat obtient une visibilité accrue et sur ses actions à mener sur le long terme et se concentre sur les tâches à forte valeur ajoutée.