Gestion des dépenses : pourquoi et comment mieux contrôler vos dépenses d’entreprise ?
Dans un contexte marqué par l’inflation, des ressources limitées (budgets et humains) et des tensions dans la supply chain sur fond d’incertitudes géopolitiques, les entreprises ont plus que jamais besoin de gérer efficacement leurs dépenses pour assurer leur stabilité financière et leur pérennité dans le temps.
Pourquoi contrôler les dépenses ?
L’inflation croissante exerce une pression sur les coûts, tandis que l’incertitude économique rend difficile la planification à long terme. Les entreprises sont confrontées à des hausses inattendues des prix des matières premières, des services et des salaires, ce qui rend impératif le contrôle rigoureux des dépenses.
Budgets serrés et ressources (humaines) limitées imposent aux entreprises la nécessité de maximiser l’efficacité opérationnelle. Il est essentiel de tirer le meilleur parti de chaque euro dépensé et d’éviter les gaspillages inutiles.
Les perturbations dans la supply chain peuvent entraîner des retards et des coûts supplémentaires. Une gestion efficace des dépenses peut atténuer ces risques en identifiant des alternatives et en diversifiant les sources d’approvisionnement.
Le manque de visibilité sur les dépenses peut conduire à des achats sauvages. Un contrôle insuffisant peut entraîner une augmentation des coûts indirects, compromettant la rentabilité de l’entreprise.
Dit autrement, en gérant efficacement vos dépenses, vous :
- Réduisez et maîtrisez les coûts
- Planifiez vos dépenses sur le long terme
- Maximisez l’efficacité opérationnelle
- Limitez les risques de retard et coûts supplémentaires
- Renforcez vos relations fournisseurs
- Capturez le volume des dépenses
- Réduisez les achats sauvages
In fine, vous restez compétitifs et proactifs !
Mais alors, comment assurer une bonne gestion des dépenses dans un tel contexte ?
Les actions
1. Mise en place d’une politique achats rigoureuse
La première étape consiste à établir une politique achats claire et rigoureuse. Cela implique de définir des processus d’approbation, des limites de dépenses et des critères de sélection des fournisseurs. Une politique achats bien définie offre une orientation à l’ensemble de l’organisation, contribuant à éviter les achats impulsifs et à aligner les dépenses sur les objectifs stratégiques.
2. Cartographier vos processus pour mieux les optimiser
L’optimisation des processus internes est essentielle pour réduire les coûts opérationnels. Cela peut impliquer l’automatisation des tâches répétitives, l’amélioration de l’efficacité des workflows et la réduction des délais de traitement. Des processus optimisés permettent de réaliser des économies de temps et d’argent, renforçant ainsi la compétitivité de l’entreprise.
3. Gestion efficace des fournisseurs et des contrats
Une collaboration étroite avec les fournisseurs et une gestion proactive des contrats sont des éléments clés de la gestion des dépenses. Négocier des conditions tarifaires avantageuses, surveiller la qualité des produits et services, et mettre en place des contrats flexibles sont des pratiques qui contribuent à une gestion efficiente des fournisseurs.
Les moyens
Souvenez-vous…Budgets serrés, ressources limitées ? Comment mettre en place toutes ces actions et obtenir les résultats escomptés avec des ressources financières et humaines limitées ?
- Votre politique achats n’est efficace que si elle est correctement déployée et appliquée dans toute l’organisation
- Vos processus bien qu’optimisés ont besoin d’un support pour les matérialiser
- Vos fournisseurs et vos contrats ont besoin d’être centralisés et visibles pour pouvoir suivre les actions et activités leur étant associées
Bref il vous faut un outil pour gérer, digitaliser et centraliser toutes vos dépenses, vos contrats et vos fournisseurs.
SI Achats, Solution Procure-to-Pay, Logiciel P2P, Système Purchase-to-Pay ou encore application de gestion des dépenses, appelez-le comme vous voulez !
Ces solutions sont de formidables boîtes à outil pour faciliter le déploiement et l’application de votre politique achats, optimiser vos processus et gérer efficacement vos dépenses, vos contrats et vos fournisseurs.
La plupart des grandes entreprises ont déjà déployé des solutions P2P dans leurs organisations, cela est moins vrai pour les autres.
Corcentric : une solution Procure-to-Pay modulaire et flexible adaptée aux enjeux des Grand Comptes, ETI et grosses PME qui offre de nombreux bénéfices :
- Une visibilité totale sur les engagements de dépenses et mise sous contrôle de 100% des dépenses
- Une conformité des achats, des fournisseurs et des contrats garanties
- Une piste d’audit fiable pour garantir votre conformité réglementaire
- Une collaboration Achats / Finance facilitée
- Des processus Achats-Finance optimisés pour une efficacité décuplée
- Des données intégrées pour un pilotage optimal des activités et du risque
La gestion des dépenses concerne tout autant les équipes Achats que Finance et par extension la Comptabilité et le Contrôle de Gestion.
La solution de gestion des dépenses Corcentric a été justement conçue pour répondre aux enjeux de chaque département :
- Les Achats déploient plus facilement leur politique, les achats sauvages diminuent et chaque dépense est approuvée.
- Le Contrôle de Gestion peut plus facilement vérifier l’engagement budgétaire et les dépassements
- La Comptabilité peut ainsi mieux optimiser le processus de clôture et diminuer le délai de traitement des factures.
- Les Opérationnels ont accès à un outil ergonomique qui simplifie les processus d’approvisionnement et leur donne plus de visibilité sur le statut de leur commande ou de leur facture. Le gain de temps obtenu leur permet de se recentrer sur leur cœur de métier.
« Avec la solution Procure-to-Pay de Corcentric, le processus est désormais fluide et pour les utilisateurs, c’est un vrai plus! Le demandeur pilote mieux son budget grâce au suivi des commandes effectuées. L’approbateur valide les dépenses de son service en amont de la prestation (sur mobile ou directement depuis un mail) et garantit la qualité des imputations budgétaires. La Comptabilité, quant à elle, assure un meilleur suivi des provisions, qui est désormais plus facile à obtenir et plus fiable. Tout le monde est gagnant ! »
Responsable SI Finance, Nexity