Renforcer le lien entre Gestion Fournisseurs et Gestion des Contrats grâce à une approche Plateforme

Corcentric

En matière de logiciels, on a souvent tendance à considérer les cas d’utilisation de façon isolée (ou horizontalement, si vous préférez): procurement, sourcing, gestion fournisseurs et gestion des contrats…

 

De l’entreprise en silos à l’entreprise en réseaux…L’exemple de Microsoft Office et Google

Nostalgie des débuts avec Microsoft Office ! À l’époque, Word servait à la création de documents, PowerPoint à la conception de présentations, Excel à la gestion de feuilles de calcul, et Outlook à la gestion des e-mails et des calendriers.

Cependant, aujourd’hui, les interactions entre ces activités métier ont considérablement brouillé les frontières entre les objectifs initiaux d’une solution et leur utilisation. Par exemple, la création de modèles de documents avec PowerPoint ou l’utilisation d’Excel en tant que base de données requièrent désormais des efforts collaboratifs en ligne, intégrant des documents, des processus et des activités. On se souvient tous de la révolution provoquée par Google avec le lancement de Gmail, Google Drive, Agenda et toutes les autres applications connexes.

 

Dans la même veine, la gestion fournisseurs et gestion des contrats de manière isolée a provoqué l’apparition de silos entre ces différentes activités

À titre d’exemple, la gestion des contrats reposait sur des logiciels servant à gérer des contrats, et seulement les contrats. Le sourcing était destiné à gérer des événements de sourcing, la gestion fournisseurs visait à gérer les informations fournisseur, les logiciels achats servaient pour les achats et la gestion des catalogues et les logiciels de facturation permettaient de créer des factures et de gérer les paiements.

 

    • Décisions isolées du sourcing & choix fournisseur connu ou pas des référentiels…
    • Des Contrats ne reflétant pas certains critères clés et bonnes pratiques
    • Scission de processus entre référencement fournisseur et création du contrat
    • Transmission du contrat au gestionnaire pas optimale
    • Visibilité et partage de la performance et risque fournisseur encore “conceptuelles” dans beaucoup d’organisation…
    • Systèmes séparés pour le stockage des informations fournisseurs, données de contrats, dépenses…
    • Incapacité à suivre efficacement les performances contractuelles

 

Bien que certains fournisseurs de solutions répondent à ces besoins de manière distincte, il est manifeste que la convergence des fonctionnalités et des processus pour la gestion de la conformité et des risques exige actuellement une approche multidisciplinaire. Cette convergence est en grande partie le résultat de la pluralité des parties prenantes impliquées dans les processus liés aux fournisseurs et aux contrats, provenant de différents domaines : gestion des fournisseurs, service juridique, achats, comptabilité, divisions, chaîne d’approvisionnement, etc.

 

Ainsi, il est essentiel pour optimiser la gestion fournisseurs et gestion des contrats de pouvoir centraliser ces efforts.

Pour commencer, l’idéal est d’utiliser une approche « Plateforme » avec une base de données de référence unique qui gère ces relations sous trois angles différents :

 

    • Gestion des documents — Utilisé pour suivre, gérer et stocker des documents et réduire la consommation de papier dans le cadre de workflows complexes, ce système permet en outre de conserver l’historique des différentes versions et modifications générées par les différents utilisateurs (suivi historique).
    • Gestion des métadonnées — Surveillant les données associées aux actifs de données, ce système garantit que les informations soient intégrables, accessibles, partageables, liées, analysables et mises à jour pour générer le meilleur impact possible sur l’organisation.
    • Gestion des données de référence — Cette discipline technologique repose sur la collaboration des acteurs métier et IT pour garantir la conformité, la précision, la gouvernance, la cohérence sémantique et la responsabilité sur l’ensemble des données de référence partagées de l’entreprise.

 

 

En gérant ces différents processus fonctionnels dans un seul système ou une seule Plateforme, les organisations facilitent la transition, par exemple, du référencement fournisseur à la gestion des contrats, puis à la gestion des transactions.

Cela permet d’améliorer l’accès aux informations, ce qui à son tour permet de :

  • Sélectionner des fournisseurs de manière plus réfléchie, en assurant une plus large participation des parties prenantes (juridique, achats, etc.). Cela favorise la pérennité des relations fournisseurs et réduit les risques liés aux produits/services fournis.
  • Créer des contrats solides reposant sur des exigences spécifiques acheteur-fournisseur, avec des champs d’application bien définis, des activités, des performances, des métriques et des conditions plus claires, plutôt que de s’appuyer sur des modèles de formulaires standard.
  • Améliorer l’élaboration de plans de performance contractuelle et de workflows, en passant formellement du sourcing au propriétaire du contrat, puis aux achats et aux écritures comptables.
  • Unifier les différents aspects de la gestion des contrats, des risques fournisseurs et des performances, les rendant ainsi plus accessibles aux utilisateurs métier.

 

Pour plus d’informations sur notre Corcentric Platform, n’hésitez pas à nous contacter ou à nous demander une démonstration .