Intégration de la signature électronique DocuSign dans la Corcentric Platform : simple, rapide et efficace

Dans l’Introduction et la Partie 1 de cette série de publications, nous avons expliqué l’importance croissante de l’interface utilisateur (UI) et de l’expérience utilisateur (UX) dans le contexte des systèmes d’information Achats, mettant en avant des aspects tels que la simplicité d’utilisation, l’adoption par les utilisateurs et les attentes de la génération Y. Dans cette Partie 2, nous examinerons comment les technologies actuelles doivent être en mesure d’intégrer de manière fluide, voire quasiment « invisible », certaines solutions utilisées par des milliers, voire des millions d’utilisateurs, afin de rester compétitives. Pour illustrer notre propos, nous prendrons l’exemple de l’intégration de la signature électronique de DocuSign dans la plateforme Corcentric. Cependant, avant d’entrer dans le vif du sujet, prenons un peu de hauteur pour voir comment cela s’applique à travers d’autres exemples.

D’un format propriétaire à un nom générique, l’exemple du PDF

Tout cours de marketing vous enseignera que le choix du bon nom peut être à double tranchant. Plusieurs études de cas de la Harvard Business School mettent en lumière certaines considérations. Être un leader et un pionnier dans l’adoption peut être un atout lorsque votre nom est si largement reconnu qu’il devient une caractéristique indissociable de votre produit. Cependant, cela reste valable tant que le risque de duplication au fil du temps demeure faible.

Un exemple concret de cette situation est l’utilisation du PDF (Portable Document Format – Format de document portable). De nos jours, il est possible de partager des documents commerciaux, tels que des PDF, sur une plateforme documentaire d’entreprise. Cependant, à moins que vous n’utilisiez Adobe Acrobat ou un autre produit d’Adobe, il est possible que vous ne sachiez pas que le PDF est un produit développé par Adobe. En réalité, le succès a été tel que le PDF, qui était à l’origine un format propriétaire contrôlé par Adobe, est officiellement devenu une norme ouverte le 1er juillet 2008 et a été adopté par l’Organisation internationale de normalisation (ISO).

L’indispensable suite Office de Microsoft…

…Apple ni résiste pas…

La question de l’adoption et de la familiarité du nom et des fonctionnalités est si étroitement liée à la marque dans certaines technologies que ces éléments sont devenus incontournables et attendus, quel que soit le système ou la plateforme. Prenez par exemple le succès de la suite Office de Microsoft et la manière dont les utilisateurs ont pris l’habitude d’utiliser des documents PowerPoint ou Word. Même lorsque de plus en plus de professionnels migrent de leur PC Windows vers un appareil Apple, beaucoup continuent d’utiliser la suite Office, sans réaliser qu’Apple propose ses propres outils de traitement de texte (Pages) et de feuilles de calcul (Numbers) intégrés à son système d’exploitation. Ainsi, bien qu’Apple ait développé sa propre gamme d’outils similaires à Office, ces noms et ces outils sont tellement répandus que les utilisateurs s’attendent à les retrouver à leur disposition.

… La G Suite de Google non plus !

Un autre exemple pertinent, avant d’aborder l’intégration de la signature électronique de DocuSign dans la Corcentric Platform, est la croissance rapide de l’adoption de la G Suite de Google au sein des entreprises. Le Cloud a favorisé l’utilisation des applications Google en permettant une collaboration en ligne. Cependant, même avec cette tendance, les utilisateurs de produits Office souhaitent toujours avoir la possibilité de convertir des documents Google Docs en format Word, des feuilles de calcul Google Sheets en format Excel, et des présentations Google Slides en format PowerPoint.

Intégration de la signature électronique DocuSign dans la Corcentric Platform : un must have

En tant que Directeur du marketing produit chez Corcentric, je fais très attention aux noms de marques, à leur utilisation et à l’attachement des utilisateurs. Par conséquent, il est essentiel pour nous d’intégrer rapidement ces solutions devenues familières dans notre roadmap produit afin de favoriser une meilleure adoption par les utilisateurs.

Ceci est d’autant plus vrai pour les signatures électroniques, une fonctionnalité fortement plébiscitée par les entreprises dans leurs efforts de digitalisation et d’adoption du Cloud. Selon Gartner, les signatures électroniques sont devenues des solutions SaaS, avec 85 % des clients de Gartner choisissant ce modèle de déploiement. Et alors que de nombreux outils d’e-signature sont disponibles, DocuSign a capté une part de marché importante dans le monde de l’entreprise.

Compte tenu de son utilisation très répandue, la dernière version de notre solution Gestion des contrats intègre l’ensemble de la console DocuSign sur la Corcentric Platform.

Nous avons créé un bouton pour ouvrir DocuSign dans notre flux de signature électronique pour permettre l’accès direct à DocuSign sans avoir besoin de quitter l’UI/UX de Corcentric. À l’aide de la console DocuSign, ils peuvent glisser et déposer des tags dans leurs documents contractuels et jongler entre les documents et les signataires.

Les utilisateurs peuvent aussi pré visualiser un document avant qu’il ne soit envoyé pour signature. Ainsi, les utilisateurs habitués à DocuSign se familiarisent plus rapidement et sans effort au processus de gestion des contrats de Corcentric. Pour ceux qui n’utilisent pas souvent DocuSign, la console intégrée devient une composante homogène de la solution, si bien qu’ils n’ont pas conscience d’utiliser une technologie de signature électronique intégrée.

Face à la volonté des organisations de poursuivre leur digitalisation, ces solutions intégrées facilitent l’adoption des utilisateurs et les aident ainsi à atteindre leurs objectifs en termes d’automatisation et de collaboration avec les parties prenantes internes et externes.

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