Les 3 avantages d’un processus intégré et automatisé de gestion des contrats

Vous n’avez pas besoin d’être directeur juridique pour savoir que la gestion des contrats peut s’avérer longue et compliquée. Alors que presque chaque contrat commence par une demande et se termine (espérons-le) par un renouvellement, il y a entre-temps un grand nombre d’étapes qui interviennent. C’est là qu’un processus intégré et automatisé de gestion des contrats entre en jeu.

Nous le répétons beaucoup chez Corcentric, mais les contrats sont les piliers de l’entreprise. Ils marquent le début des relations, mesurent les performances, peuvent protéger les entreprises contre les risques ou au contraire les exposer, et définissent et gèrent les attentes. Du sourcing à la vente, chaque étape d’un processus implique un ou plusieurs contrats, deux ou plusieurs contreparties et beaucoup d’éléments intermédiaires, spécifiques à divers résultats, géographies et fonctions.

Bien évidemment, il est impératif de ne pas faire d’erreur dans ce domaine. Pour cela, vous devez vous assurer que vos contrats, et les solutions Source-to-Pay sur lesquels ils ont une incidence, sont intégrés à des workflows dynamiques, à la gestion des processus métiers et à une source unique de données. Compte tenu du rythme effréné de l’entreprise, plus vous êtes efficace et rapide pour créer des contrats, plus votre avantage concurrentiel est grand.

L’exactitude est un aspect essentiel des contrats : à moins de bénéficier d’une intégration approfondie entre la gestion des contrats et la gestion fournisseurs et des achats, vous limitez les bénéfices potentiels (tout en vous exposant aux risques). Dans ce contexte, si vous avez déjà reporté la mise à niveau de votre processus de gestion des contrats, découvrez les trois bénéfices que vous pouvez retirer en passant d’une solution ponctuelle ou d’une suite hétérogène à une solution cloud intégrée.

1. La gestion intégrée et automatisée des contrats accélère les cycles métier.

Une solution automatisée de gestion des contrats avec des données intégrées rationalise le processus de gestion des contrats et permet une transition rapide d’une étape à l’autre.

Les solutions de gestion des contrats basées sur le cloud permettent d’éviter les embouteillages courants associés aux feuilles de calcul, aux systèmes développés en interne et aux solutions ponctuelles limitées. Par conséquent, elles offrent la possibilité de configurer des flux d’approbation (à la fois en parallèle et en série), garantissant ainsi que le processus se déroule de manière ininterrompue. Les tableaux de bord fournissent une vue instantanée de l’état d’approbation des contrats, des documents et des annexes associés, et la partie prenante suivante dans la chaîne est automatiquement notifiée dès qu’une action est effectuée, que ce soit une approbation ou un renvoi pour modification. Des fonctionnalités telles que les annotations, les modifications, les signatures, les e-mails automatisés et les alertes sont toutes intégrées dans une solution de gestion des contrats unifiée.

Que vous initiiez la création d’un contrat à partir d’un appel d’offres approuvé ou que vous gériez l’ensemble des commandes en fin de trimestre, le processus reste sous contrôle, permettant ainsi de rationaliser et de simplifier la gestion des contrats, tout en renforçant la transparence. Cela vous donne la possibilité de saisir les opportunités qui se présentent.

2. La gestion intégrée et automatisée des contrats atténue le risque.

La valeur d’un contrat repose sur la qualité des données utilisées pour sa création. Une source unique de données de référence et de métadonnées, partagée par l’ensemble des solutions d’une plateforme cloud, garantit que les données sont vérifiées et cohérentes d’un processus à l’autre, d’un service à l’autre et à travers toute l’entreprise.

Lorsque des erreurs se glissent dans vos contrats, votre entreprise s’expose à des risques. Un système de gestion des contrats fiable peut réduire ces risques en capturant toutes les informations tout au long du processus, de la demande à l’approbation et à la rédaction. Ainsi, les équipes peuvent se concentrer sur la création d’opportunités commerciales sans avoir à se soucier d’éventuelles erreurs qui pourraient entraîner des pertes dans divers domaines, tels que les renouvellements de contrats, les réductions, les obligations et les livrables.

Pour les services Achats, en particulier dans des secteurs qui dépendent fortement des achats de services tels que les services financiers, l’industrie pharmaceutique/la biotechnologie et la santé, la cohérence et la visibilité des données constituent le meilleur moyen de gérer les risques liés aux tiers. Sans informations précises et vérifiables sur vos fournisseurs, prestataires et autres partenaires, à l’échelle de toutes les fonctions, vous prenez le risque de donner accès à votre entreprise via une porte dérobée.

De plus, avec un processus intégré et automatisé de gestion des contrats, il est plus simple de maximiser la valeur de chaque contrat. De nombreux systèmes automatisés intègrent les fonctionnalités suivantes : suivi de la réalisation, alertes automatisées concernant les expirations, renouvellements et événements clés, workflows post-exécution et outils sophistiqués d’analyse et de reporting. Vous bénéficiez donc de la visibilité nécessaire pour prendre de meilleures décisions métier, tout en limitant le risque.

3. La gestion intégrée et automatisée des contrats renforce les relations avec les fournisseurs, partenaires et clients.

De nombreux outils de gestion des contrats vous permettent d’accéder à un large éventail d’options d’audit et de reporting telles que les alertes de conformité des contrats, le suivi d’audit sur le terrain, la création de rapports à la demande, un accès en un clic depuis les rapports vers les dossiers contractuels et une intégration facile aux outils de reporting tiers. Tous ces outils vous donnent les informations dont vous avez besoin pour surveiller et améliorer vos relations avec vos clients, fournisseurs et partenaires.

En exerçant un contrôle plus strict sur la circulation des informations entre votre organisation et les entreprises externes, vous vous trouvez dans une position nettement favorable pour gérer et suivre les relations, évaluant ainsi leur potentiel en termes de risques et de performances. De plus, vous êtes mieux outillé pour identifier les candidats à un renouvellement de contrat et élaborer de nouvelles versions contractuelles en temps opportun. En ce qui concerne les partenaires de distribution, la gestion automatisée des contrats vous permet de gagner du temps pour optimiser vos ressources et maximiser les avantages découlant de ces relations commerciales.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages de l’intégration de la gestion des contrats, et notamment de l’automatisation des processus, planifiez une démonstration personnalisée de la Corcentric Platform.