Les 3 GRANDS avantages de la Gestion des Contrats
La gestion des contrats est un aspect essentiel des relations commerciales et joue un rôle crucial dans l’exploitation efficace des accords soigneusement négociés. Bien que l’application et la surveillance des contrats pour maximiser la performance financière et opérationnelle tout en minimisant les risques ne soient pas particulièrement glamour, ces aspects revêtent aujourd’hui une importance capitale pour de nombreuses entreprises.
L’introduction d’une solution de gestion des contrats offre de multiples avantages. Dans les organisations qui n’en disposent pas encore, les coûts en temps et en argent sont considérables. Les méthodes « à l’ancienne » qui combinent des fichiers Excel et des informations collectées manuellement montrent rapidement leurs limites : elles manquent d’intégration avec d’autres systèmes, tels que les CRM et ERP, elles ne disposent pas d’une structure régissant les autorisations, les processus et les règles d’approbation, elles ne proposent pas de mécanismes d’alerte en cas d’approche de la date d’échéance d’un contrat, et leur adaptation à la croissance d’une entreprise s’avère complexe.
Voici les 3 GRANDS avantages de la Gestion des contrats :
#1 La réduction des risques
Opérer selon les derniers accords négociés améliore la conformité. En effet, selon Aberdeen, la mise en place d’une solution de gestion des contrats permet d’améliorer la conformité de 55%. Etre conforme et être capable de le prouver, dépend de la capacité d’une entreprise à assurer un audit et un contrôle régulier de ses activités. Du côté des Achats, la mise en place de processus et de procédures standardisées réduisent les achats incontrôlés et le risque fournisseur tout en accroissant le levier d’action sur les dépenses. L’effet direct est que les risques liés à la chaîne de valeur sont réduits et les Achats deviennent moins coûteux et plus valorisables.
Autre avantage de la gestion des contrats, celle-ci permet d’identifier aisément les contrats avec les fournisseurs dans des zones à risque – dus à des catastrophes naturelles, ou à une instabilité politique ou économique – ceci est critique pour la gestion des risques organisationnels. Enfin, la violation des règles ou des politiques peut être identifiée et gérée rapidement contrairement à un système manuel et non intégré.
#2 L’optimisation financière
D’une part, un système de gestion des contrats contribue à la réduction des coûts juridiques et à l’élimination des renouvellements de services inutiles. D’autre part, il offre une visibilité accrue sur les dépenses. Selon les données d’Ardent Partners, les entreprises qui intègrent le sourcing et les processus contractuels réalisent des économies significativement plus importantes. En réalité, les équipes d’acheteurs les plus performantes ont enregistré un taux d’économies annuelles supérieur de 37 % à leurs homologues. Le fait d’acheter au moment opportun, en quantité adéquate et à des tarifs négociés à l’avance avec des fournisseurs agréés réduit les dépenses « hors contrat » et les dépenses incontrôlées. De plus, le suivi de ces réductions garantit que toutes les économies négociées lors du processus de sourcing sont pleinement réalisées.
#3 Productivité et efficacité opérationnelle
La mise en place d’une solution de gestion des contrats permet d’obtenir rapidement des données plus précises en temps réel, mieux qualifiées, et ainsi d’établir des prévisions plus précises. De plus, un tel système permet de suivre des données cruciales, comme les dates d’échéance, grâce à des rappels automatisés que les utilisateurs peuvent paramétrer à leur convenance. En supprimant les processus manuels et en centralisant votre répertoire de documents, vous améliorez considérablement votre niveau de contrôle et d’efficacité.
La négociation d’un contrat est un élément clé dans la définition des relations avec vos fournisseurs. Les entreprises doivent veiller à gérer ces accords de manière adéquate. L’utilisation des bons outils pour suivre et contrôler les contrats a un impact positif sur votre entreprise et fait une réelle différence dans la gestion de vos dépenses et de vos relations avec vos fournisseurs.
Assurer le plus tôt possible que les revenus contractuels prévus sont réalisés peut avoir un impact substantiel sur les résultats d’une entreprise. Le retour sur investissement résultant compense largement les coûts de mise en place et d’exploitation d’une solution de gestion des contrats. De plus, les projets sont achevés plus rapidement.
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