Les étapes importantes d’un processus Achats
Aujourd’hui, les Achats sont bien plus qu’une fonction support responsable de la négociation des prix. Au lendemain de la pandémie et de la pire crise de la chaîne d’approvisionnement jamais connue, les Achats doivent être considérés comme un atout stratégique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement ; un atout capable de réduire les coûts, de faire avancer l’innovation et d’aider l’entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques.
Chaque fonction au sein d’une entreprise doit avoir une stratégie, un moyen efficace et efficient de répondre aux besoins de l’organisation et d’atteindre ses objectifs. La stratégie achats doit être axée sur les moyens de rationaliser toutes les étapes du processus. La gestion des Achats rend cela possible.
Pour atteindre leurs objectifs, de nombreux services Achats se tournent vers l’automatisation, y compris la mise en œuvre d’un logiciel achats (e-Achats). Cette plateforme SaaS en tant que solution permet à une organisation d’automatiser l’ensemble de ses processus achats : gestion du catalogue, demandes d’achats, bons de commande (PO), facturation, approbation des factures et paiements, etc.
Les étapes des processus achats
Il n’existe pas un seul et unique modèle de processus achats : les étapes peuvent varier légèrement d’une entreprise à l’autre. Cependant, le cycle de vie des Achats doit toujours partir de la gestion du catalogue et se poursuit avec les demandes d’achats, les contrats, les demandes de prix (RFQ)/appels d’offres (RFP), les achats directs et/ou les enchères, les bons de commande (PO) et la réception des marchandises.
Mais pour rendre le processus achats vraiment efficace, efficient et exhaustif, ces étapes doivent être traitées en collaboration avec les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs et inclure la facturation électronique, le rapprochement à 3 facteurs et les paiements.
Voici les étapes essentielles du processus Achats :
1. Mise en place d’un processus d’automatisation
Si chacune des étapes suivantes peut être réalisée avec ou sans automatisation, le logiciel achats présente l’avantage d’automatiser le processus, éliminant ainsi la plupart des erreurs manuelles. Il rationalise également la fonction Achats, aide à contrôler les dépenses et à augmenter les économies, réduit les risques, raccourcit le cycle achats et atténue les risques de dépenses incontrôlées (hors contrat).
Les solutions e-Achats permettent aux acheteurs et aux fournisseurs de réaliser leurs transactions sur Internet, plutôt que d’avoir à gérer des processus papier et manuels. Contrairement aux solutions e-Commerce, ces systèmes ne sont généralement disponibles que pour les utilisateurs enregistrés, et non pour le grand public. En créant un lien direct entre les acheteurs et leurs fournisseurs, et grâce à l’utilisation de l’échange de données informatisé (EDI), les étapes de la transaction sont rationalisées et les parties prenantes peuvent visualiser toutes les actions en temps réel.
2. Supervision de la gestion du catalogue
Avant l’envoi de la première demande d’achats et la création du premier bon de commande, il est essentiel de savoir quels fournisseurs/vendeurs ont été sélectionnés et approuvés pour les futures transactions. Cela permettra de gagner énormément de temps dans la recherche de fournisseurs lorsque des demandes d’achats seront émises.
Les responsables des Achats sont chargés de la maintenance, de la gestion et de la mise à jour de ce catalogue. Vous pouvez imaginer à quel point ces tâches peuvent être chronophages et laborieuses si vous utilisez encore des processus passés ! Le logiciel achats doit inclure une fonctionnalité de Gestion des catalogues conviviale qui reproduira l’expérience d’un site e-commerce que la plupart des consommateurs connaissent déjà. Une solution achats robuste permet généralement aux fournisseurs de maintenir et de mettre à jour leurs catalogues directement dans le système, ce qui leur fait gagner encore plus de temps tout en garantissant l’exactitude des informations.
3. Analyse des besoins
Qu’il s’agisse de commandes récurrentes de biens ou de services, de nouveaux produits à acheter ou de commandes ponctuelles, il est nécessaire de savoir ce qui doit être commandé.
L’analyse des besoins est généralement confiée aux responsables des achats, ainsi qu’aux directeurs des différents départements.
4. Émission de la demande d’achats
Une fois le besoin identifié, le demandeur (qui peut être une personne interne à l’entreprise avec un pouvoir limité, mais un besoin reconnu) émet une demande d’achats. Cela peut se faire manuellement, par écrit ou par voie électronique via le logiciel d’e-Achats de l’entreprise. La demande doit être aussi détaillée que possible afin de garantir que le bon produit est commandé dans la bonne quantité.
Selon les processus de l’entreprise, cette demande sera examinée par les directeurs des départements et/ou les responsables des achats et, si elle est approuvée, un bon de commande (PO) sera créé.
5. Création du bon de commande (PO)
La création du bon de commande a lieu une fois la demande d’achats approuvée. Le numéro de bon de commande doit être unique. Comme pour d’autres fonctions, la gestion de cette tâche à l’aide de processus papier et manuels risque d’occasionner des erreurs involontaires. Le service Achats pourrait en effet saisir des informations erronées, ce qui, en bout de course, créerait des incohérences entre la facture et le bon de commande.
Les bons de commande électroniques éliminent ce problème. En effet, les systèmes d’e-Achats basés dans le Cloud créent un processus automatisé (demande d’achats/PO/soumission au fournisseur) audité, validé automatiquement et exempt d’erreurs.
6. Envoi des demandes de prix
Si vous utilisez un catalogue de fournisseurs, vous devriez être en mesure d’identifier les fournisseurs les plus pertinents pour exécuter votre commande. Vous pouvez également rechercher des alternatives, au cas où votre fournisseur rencontre des problèmes pour traiter votre commande.
Une fois qu’une demande d’achats est approuvée, le service Achats peut envoyer des RFQ (demandes de prix) ou des RFP (appels d’offres) lors de l’achat de services. Le nombre de fournisseurs contactés doit être suffisant pour permettre de comparaison différentes propositions, mais pas excessif pour éviter toute perte de temps.
L’évaluation de l’attribution d’un contrat à un fournisseur spécifique par la Directions Achats ne doit pas s’appuyer exclusivement sur le prix du bien ou service, mais également sur une étude des risques, pour garantir que les fournisseurs peuvent exécuter la commande dans les délais et qu’ils sont connus pour respecter leurs engagements.
7. Négociation du contrat et transmission du bon de commande
Une fois le fournisseur choisi par le service Achats, il faut négocier le prix, les conditions, la date de livraison et traiter les éventuels problèmes de conformité. Une fois qu’un accord est trouvé, les deux parties signent un contrat et un bon de commande est envoyé.
Dans certains cas, les entreprises signent des contrats à commande ouverte couvrant une large gamme de produits et de services spécifiés. S’il est autorisé à le faire par les cadres supérieurs, le service Achats peut alors s’affranchir du processus de validation pour les demandes d’achats et les bons de commande. Ce processus est beaucoup plus facile lorsque l’organisation utilise une solution d’e-Achats.
8. Réception des marchandises
Lorsqu’une commande est reçue, elle doit être contrôlée pour vérifier si les marchandises réceptionnées correspondent au bon de commande, en tenant compte des marges de tolérance stipulées dans le contrat. Les contrats précisent souvent des marges de tolérance concernant la quantité, c’est-à-dire un pourcentage d’erreur toléré par rapport à la quantité commandée (en plus ou en moins).
Si la livraison correspond, toutes les informations des lignes achats doivent être saisies dans le système pour permettre aux équipes chargées de la comptabilité fournisseurs de rapprocher la facture du fournisseur du bon de commande et de la réception des marchandises. Si la livraison est endommagée ou ne correspond pas au bon de commande (mauvais articles, articles manquants), elle peut être refusée.
Dans les entreprises n’ayant pas de département dédié à la réception des commandes, cette tâche sera généralement effectuée par un collaborateur du service Achats. Il est essentiel que les livraisons soient saisies dans le système le plus rapidement possible, car la Comptabilité Fournisseurs reçoit souvent la facture du fournisseur avant que la commande ne soit réceptionnée.
Le processus achats est généralement le même pour les services, bien que les étapes exactes de vérification de la qualité de la prestation puissent varier d’une entreprise à l’autre.