Processus Achats : les 10 étapes importantes d’un processus réussi

Corcentric

Le rôle premier des Achats c’est l’art de comprendre précisément ce dont une organisation a besoin et de trouver le bon partenaire (fournisseur) pour y répondre, le tout à un coût optimal.

Pour répondre à ce besoin, la mise en place d’un processus achats efficace et adapté à l’entreprise et son contexte est la clef du succès. Mais avant de rentrer dans les détails, commençons par le commencement.

Processus achats : Quésaco ?

Le processus achats qui couvre l’ensemble du cycle Source-to-Pay, c’est le moteur discret mais essentiel qui permet d’acquérir des biens et services nécessaires à la bonne marche de l’activité d’une entreprise. Constitué de phases successives bien huilées, il se construit la plupart du temps comme suit :

Le processus achats dit « amont » appelé le Source-to-Contract

1.Identification et surtout compréhension du besoin
2.Sélection des fournisseurs appelée aussi Sourcing
3.Lancement de l’appel d’offres ou du RFI
4.Analyse des offres et négociation
5.Contractualisation

Le processus achats dit « aval » appelé le Procure-to-Pay

6.Mise en place du catalogue d’article ou de services (Punch-out or not Punch-out)
7.Demande d’achats ou expression de besoin
8.Passation de commande
9.Réception
10.Traitement de la facture fournisseurs

Il n’existe pas un seul et unique modèle de processus achats : les étapes peuvent varier légèrement d’une entreprise à l’autre. En voici un exemple :

Pourquoi est-ce crucial d’avoir un bon processus d’achats ?

Pour que votre processus soit vraiment efficace, efficient et exhaustif, les étapes doivent être pensées avec et pour l’ensemble des parties prenantes : vos clients internes, les équipes Finance, les fournisseurs, etc. En effet, si vous n’onboardez pas tout le monde, peu de chance que votre processus se déroule sans frictions…
N’oubliez pas non plus les nombreux bénéfices que vous apporterez à l’ensemble de l’entreprise si votre processus achats réussi :

Optimisation des coûts
Collaboration accrue en interne comme en externe avec vos fournisseurs
Prix compétitifs
Meilleure visibilité sur les engagements de dépenses
Meilleur contrôle et conformité garantie tout au long du cycle Achats-Finance
…

Quelle stratégie pour mettre en place un processus achats efficace ?

Avant de parler technologie qui est notre point suivant, il est important de suivre certaines meilleures pratiques qui garantissent son efficacité et sa pertinence au sein de votre organisation. Voici quelques-unes de ces pratiques :

Impliquez les parties prenantes : Assurez-vous d’impliquer les bons collaborateurs dès le début. Impliquez différentes équipes comme les finances, les opérations, et la production pour comprendre leurs besoins et intégrer leurs perspectives.
Définissez des objectifs clairs : Identifiez les objectifs de votre processus d’achat en lien avec les stratégies globales de l’entreprise. Qu’il s’agisse de réduction des coûts, d’amélioration de la qualité ou de réduction des délais, définissez-les clairement et partagez-les avec toute l’équipe.
Établissez des politiques et procédures standardisées : Créez des documents clairs qui stipulent les règles et procédures à suivre dans le processus d’achat. Cela garantit que tout le monde suit des méthodes cohérentes, réduisant ainsi les risques d’erreurs.
Formez les équipes : Assurez-vous que tous les employés concernés sont formés aux nouveaux processus et outils. Une formation adéquate garantit non seulement une meilleure adhésion mais aussi une plus grande compétence dans la gestion des achats.
Favorisez la communication : Installez des lignes de communication ouvertes entre les équipes impliquées dans le processus d’achat. Une communication efficace aide à résoudre rapidement les problèmes et à partager les informations importantes.
Évaluez et ajustez : Mettez en place des indicateurs de performance pour évaluer régulièrement l’efficacité du processus d’achat. Utilisez ces données pour effectuer des ajustements nécessaires et améliorer continuellement le processus.
Choisissez des partenariats stratégiques : Développez des relations solides avec vos fournisseurs et partenaires. Une collaboration étroite peut mener à des conditions plus favorables et des innovations dans le processus d’achat.
Équipez-vous du bon outil…

Automatiser et optimiser son processus achats à l’aide d’un SI Achats : un must aujourd’hui

Si chacune des étapes du processus peut être réalisée avec ou sans automatisation, le logiciel achats présente l’avantage d’automatiser le processus de bout en bout, éliminant ainsi la plupart des erreurs manuelle. Le cycle achats se raccourci, les risques liés aux achats sauvages (hors contrat) sont réduits.

De nombreuses solutions existent sur le marché, adaptées à tout type d’organisation, de taille d’entreprise et de secteur d’activité. Certaines spécialisées dans tout ou partie du processus.
Corcentric est l’une d’elle, particulièrement adaptée aux ETI mais nous y reviendrons plus tard.

Maintenant, regardons plus en détail chacune des étapes clefs du processus d’achats.

1. Identification et surtout compréhension du besoin

Quel est le besoin et êtes-vous sûr(e) de l’avoir bien compris ?
Qu’il s’agisse de commandes récurrentes de biens ou de services, de nouveaux produits à acheter ou de commandes ponctuelles, il est nécessaire de savoir ce qui doit être commandé.
L’analyse des besoins est généralement confiée aux responsables des achats, ainsi qu’aux directeurs des différents départements.
A cette étape, la meilleure chose à faire est de rédiger avec le prescripteur un cahier des charges suffisamment clair et précis pour intégrer tous les éléments nécessaires à la compréhension du besoin par le fournisseur :

Caractéristiques
Conditions
Délais
Critères variables (exigences légales, proximité, certification ISO…, durabilité)

2. Sélection des fournisseurs appelée aussi Sourcing

Le cahier des charges est prêt, maintenant place à la sélection des fournisseurs capables de répondre au besoin.
L’heureux élu est peut-être déjà dans votre base fournisseur…Si ce n’est pas le cas, l’équipe Achats peut s’atteler à identifier de nouveaux fournisseurs en commençant par demander au principal intéressé : celui dont le besoin émane.

Ensuite, passez en revue internet, annuaires, partenaires, places de marchés, réseaux professionnels…Testez même l’IA en spécifiant exactement votre besoin tel que décrit dans votre cahier des charges. Qui sait, elle vous trouvera peut-être la perle rare !

3. Lancement de l’appel d’offres ou d’un RFI

La présélection de vos fournisseurs potentiels est faite, envoyez leur votre cahier des charges et vos questions complémentaires.
Le Request for Information ou RFI pour les intimes, permet d’obtenir tous les détails nécessaires sans prix ou offre à proprement parlé.
L’appel d’offres appelé aussi RFP, permet d’aller plus loin et d’obtenir directement l’offre commerciale.
Selon vos besoin et votre cas, choisissez la méthode la plus adaptée.

4. Analyse des offres et négociation

Vos fournisseurs présélectionnés vous ont tous répondu ou presque, maintenant à votre tour d’analyser leurs offres en fonction de vos critères dont l’ordre d’importance va clairement varier en fonction du besoin initial :

Le prix
La qualité
Les délais
La pérennité et la sécurité financière du fournisseur (particulièrement regardé aujourd’hui compte tenu des risques élevés de défaillance)
La flexibilité
Les délais
La localisation
Les certifications du fournisseur
L’expertise
…et le dernier mais pas des moindres : votre ressenti car avant tout il s’agit d’un futur partenaire avec qui vous allez devoir établir une relation de confiance

Votre shortlist est faite, maintenant place à la négociation.

Demandez des références
Définissez ensemble des objectifs clairs et mesurables si possible
Soyez à l’écoute, cherchez le meilleur compromis
Validez en interne avec les prescripteurs après tout ce sont eux vos clients !

5. Contractualisation

C’est le moment du closing, la phase amont du processus achats s’achève par la rédaction et la signature du contrat avec le fournisseur.
Collaborez avec les prescripteurs, les fournisseurs et les équipes légales lorsqu’il s’agit d’un contrat stratégique pour vous assurer que toutes les conditions sont bien définies dans le contrat :

Modalités
Conditions
Clauses
Durée et possible renouvellement
Application
Pénalités

Dans certains cas, les entreprises signent des contrats à commande ouverte couvrant une large gamme de produits et de services spécifiés. S’il est autorisé à le faire par les cadres supérieurs, le service Achats peut alors s’affranchir du processus de validation pour les demandes d’achats et les bons de commande. Ce processus est beaucoup plus facile lorsque l’organisation utilise une solution d’e-Achats.

Maintenant que la partie amont (Source-to-Contract) du processus achats s’achève, la deuxième partie aval (Procure-to-Pay) débute. Elle va impliquer les utilisateurs finaux c’est-à-dire ceux qui vont réellement commander auprès des fournisseurs et les équipes Finance notamment la Comptabilité pour le traitement des factures.

6. Mise en place du catalogue d’article ou de services (Punch-out or not Punch-out)

L’ensemble des articles et services contractualisés sont mis à disposition aux équipes internes dans des catalogues. Ces catalogues peuvent être internes, c’est-à-dire gérés et mis à jour par les responsables achats/approvisionnements ou bien par les fournisseurs.Des catalogues externes appelés « Punch-Out » qui permettent aux utilisateurs de faire directement « leurs courses » sur les sites des fournisseurs et de rapatrier leur demande dans un SI Achats.
La mise à disposition d’articles et de services aux tarifs prénégociés dans des catalogues permet de réduire fortement les achats sauvages et apporte un contrôle et visibilité accrus aux équipes Achats.

7. Demande d’achats ou expression de besoin

Une fois les fournisseurs référencés et les catalogues prêts, les équipes internes à l’entreprise peuvent effectuer leur recherche, sélectionner les articles ou services et effectuer une demande d’achats qui sera ensuite envoyée pour validation soit au responsable soit à l’équipe achats en fonction des critères définis par la politique achats de l’entreprise.
L’étape de validation de la demande d’achats est essentielle car elle permet au prescripteur de bien réfléchir à son besoin avant de le faire valider. Cela permet de responsabiliser chaque acteur de l’entreprise en limitant les achats non essentiels.

8. Passation de commande et création du bon de commande (PO)

Une fois la demande approuvée, la commande est envoyée au fournisseur qui se charge de la préparer et de l’envoyer.
Comme pour d’autres fonctions, la gestion de cette tâche à l’aide de processus papier et manuels risque d’occasionner des erreurs involontaires. Le service Achats pourrait en effet saisir des informations erronées, ce qui, en bout de course, créerait des incohérences entre la facture et le bon de commande.
Les bons de commande électroniques éliminent ce problème. En effet, les SI Achats créent un processus automatisé (demande d’achats/PO/soumission au fournisseur) audité, validé automatiquement et exempt d’erreurs.
Ils permettent également un suivi précis de la commande : production, expédition, éventuels problèmes ou retards.

9. Réception

Quand une commande arrive, elle doit être vérifiée pour s’assurer que les biens reçus correspondent à ce qui était commandé, en respectant les tolérances prévues par le contrat. Ces tolérances peuvent laisser un peu de marge pour une différence dans la quantité, parfois en plus ou en moins.
Si la commande est conforme, toutes les informations pertinentes doivent être enregistrées dans le système afin que l’équipe de comptabilité puisse facilement comparer la facture avec la commande et la livraison. Si la marchandise est endommagée ou ne correspond pas à ce qui était commandé, elle peut être refusée.
Dans les entreprises sans service de réception dédié, cette vérification est souvent faite par quelqu’un du service des Achats. Il est crucial d’enregistrer les livraisons rapidement, car la comptabilité reçoit souvent la facture avant que la commande ne soit livrée.
Cependant, ceux qui ont effectué la commande oublient parfois de confirmer que le produit ou service reçu est conforme. Cette étape est vitale pour que tout le monde, y compris la comptabilité, puisse suivre le statut de la commande : est-elle complète, y a-t-il un problème avec le fournisseur, peut-on le payer ?

Certaines solutions permettent de noter le fournisseur sur les produits achetés ou services rendus. Ce qui permet de mieux comprendre ce qui peut être amélioré des deux côtés lors des futures commandes.

10. Traitement de la facture fournisseurs

La dernière étape du processus est très importante pour garantir de bonnes relations avec vos fournisseurs. En effet, vos fournisseurs souhaitent tous êtres payés dans les temps !
Lorsque l’équipe comptable effectue (manuellement ou automatiquement via un outil) le rapprochement de la facture avec le bon de commande et le bon de livraison, elle vérifie qu’il n’y a pas d’écart et que la facture est bonne à payer.

Au-delà du simple traitement des factures fournisseurs, les solutions telle que Corcentric permettent aussi de paramétrer des circuits de validation des factures, de générer automatiquement les écritures comptables interfacées avec votre ERP, de gérer les refacturations internes et les taxes internationales mais aussi de garantir votre conformité face aux nouvelles réformes Européennes et Française de la Facturation Électronique.

Si vous souhaitez digitaliser tout ou partie de votre processus achats et avez besoin de conseils, n’hésitez pas à nous contacter. Nos experts pourront faire une analyse et vous proposer une démonstration personnalisée de notre solution.