Les KPI Achats qui comptent

Identifier les bons KPI Achats peut s’apparenter à une tâche ardue, bien que nécessaire, afin de développer votre équipe, vos compétences ou vos outils. Qu’une politique achats soit ou non en place dans votre organisation, les bons indicateurs peuvent être un atout important pour développer un argumentaire en faveur des Achats. Examinons quelques-uns des KPI Achats importants à suivre pour mettre au point un argumentaire pour votre équipe ou votre organisation.

Dépenses sous contrôle

Les dépenses sous contrôle sont un indicateur important à suivre pour toute Direction Achats, car il peut être directement relié:

• A l’influence que votre équipe peut exercer
• Au montant des économies que vous pouvez réaliser
• A votre capacité à fournir des rapports d’analyse

Une bonne connaissance de vos dépenses et de votre budget peut vous aider à mieux anticiper et planifier les économies potentielles et les budgets nécessaires. De plus, si vous avez la possibilité de suivre les processus de votre entreprise, vous pouvez contribuer activement aux résultats et travailler à l’amélioration de votre position au sein de l’entreprise. En bref, les dépenses sous contrôles sont un bon point de départ pour mettre en place une politique et des KPI Achats efficaces.

Durée des processus achats

La durée des processus achats est la mesure du temps nécessaire à une certaine tâche ou activité pour accomplir son cycle de vie complet. Un exemple serait le temps entre la demande d’achat et la commande, ou le temps de négociation d’un contrat. Bien que la durée des processus achats ne contribue pas directement à votre résultat net, elle constitue une mesure importante de l’efficacité de votre équipe ou de votre politique dans son itération actuelle. En outre, plus vite vous exécutez un projet (par exemple, signature d’un contrat, approbation d’une démonstration de faisabilité, etc.), plus vite vous réalisez des économies.

Élaborez votre argumentaire en présentant les domaines où votre équipe est efficace et ceux où elle peut s’améliorer. En prime, vous pouvez trier ou segmenter vos processus par fournisseur, par catégorie, par montant de dépenses pour obtenir des indicateurs achats plus détaillés, ce qui peut s’avérer pratique lorsque vous travaillez sur une politique de gestion des relations avec les fournisseurs ou sur une planification par catégorie.

Réduction des coûts et coûts évités

La plupart des professionnels Achats conviendront que les économies de coûts sont une proposition de valeur majeure pour les Achats, mais on néglige souvent un élément dans les KPI Achats…A savoir les coûts évités.

Les économies sont les économies et les rabais négociés apparaissent sur le résultat net (une base de référence peut être intéressante pour mesurer vos économies), tandis que les coûts évités sont les économies réalisées par des moyens indirects qui n’apparaissent pas nécessairement sur le résultat net, du moins pas sans un certain tri et une manipulation des données.

Il peut être difficile de mesurer les coûts évités. C’est pourquoi je recommande de souligner les domaines où il existe des coûts et des risques supplémentaires potentiels lorsque vous élaborez votre argumentaire et de signaler les types de problèmes qui peuvent survenir (retards, spécifications des produits, coûts ou services supplémentaires). Lorsque votre équipe aura atteint la maturité et pourra calculer un chiffre mesurable pour les coûts évités (là encore, une base de référence ou une étude de cas avec des retards ou des problèmes importants pourra vous être utile), cela ne fera que renforcer vos arguments. Certaines organisations mettent l’accent sur les coûts évités et ajoutent ces chiffres aux économies réalisées grâce à la réduction des coûts.

D’autres KPI Achats à ne pas oublier

Ces indicateurs ne sont qu’un début. Vous et votre équipe devez déterminer ce qui est le plus important pour vous en tant qu’organisation. Si la rapidité des livraisons est cruciale pour votre entreprise et/ou votre chaîne d’approvisionnement, il est certain que vous devez surveiller les livraisons à temps et en retard. Une fois ces KPI maîtrisés, si vous envisagez d’élargir votre ensemble de données actuel, cherchez des moyens de recueillir des indicateurs plus précis (coût par commande/facture, coûts de renoncement, etc.).

Félicitations si vous suivez déjà l’un de ces indicateurs : cela montre que vous avez de solides capacités de reporting. À présent, il est temps de tirer parti de ces mesures et d’élaborer un argumentaire pour étendre votre influence au sein de votre organisation !