Passer de tâches manuelles à automatiques : comment éviter les freins aux changements ?
Que ce soit pour payer à la caisse du supermarché, acheter des assurances ou des vacances, obtenir de meilleurs résultats de recherche ou contrôler nos appareils domestiques d’une simple pression sur un bouton, nous sommes favorables aux avancées technologiques qui facilitent notre vie personnelle. Et bien que l’intervention humaine soit parfois nécessaire, nous avons adopté ces innovations technologiques pour rendre notre vie personnelle plus simple. Cependant, dans notre vie professionnelle, la situation est différente. Malgré l’assurance que l’IA ne menace pas nos emplois, que l’automatisation et les progrès numériques peuvent réellement booster notre efficacité, nous continuons de résister aux changements proposés par les entreprises.
Comprendre les freins aux changements est crucial pour réussir votre transformation digitale. Cela est peut-être même plus important que d’évaluer quels processus peuvent être automatisés. Nous allons comprendre dans cet article les principales sources de résistance et ce que les entreprises peuvent faire pour apaiser les craintes et faciliter la transition.
Nous avons identifié ci-dessous cinq freins :
Peur du changement
La métathésiophobie, ou la peur du changement, est liée au désir de maintenir une vie confortable et stable. Les avancées technologiques ont accéléré le rythme des changements au cours des cinquante dernières années, rendant la vie moins stable pour beaucoup. Dans un cadre organisationnel, cette peur du changement (ou de l’inconnu) pousse les gens à résister s’ils perçoivent des implications négatives potentielles pour leurs rôles. Même avec les meilleures intentions et des preuves que la technologie améliorera la vie professionnelle, des inquiétudes persistent quant aux éventuelles conséquences négatives.
Manque d’implication des parties prenantes
Nous avons tous connu des situations où un nouveau système ou processus est introduit par une équipe externe ou des dirigeants sans consultation préalable avec ceux qui l’utiliseront au quotidien. Ce manque de consultation engendre souvent des perceptions négatives, même si les changements peuvent être bénéfiques. Sans opportunité d’exprimer leurs opinions ou préoccupations, les employés se désengagent, compromettant ainsi le succès de l’implémentation.
Mauvaise intégration de la solution
L’absence d’engagement va souvent de pair avec une mauvaise implémentation ou intégration. Une planification insuffisante peut non seulement échouer à résoudre les problèmes existants, mais aussi en créer de nouveaux. Les organisations doivent s’assurer que la nouvelle technologie rend les processus plus efficaces ou élimine les tâches manuelles fastidieuses sans créer de nouvelles complications.
Surveillance excessive
L’idée que « Big Brother » nous surveille n’est pas nouvelle. Avec l’automatisation et l’IA, les employeurs disposent de plus de données pour « surveiller » les collaborateurs, ce qui peut renforcer la résistance à ces changements. La technologie peut être perçue comme un moyen de déshumaniser les équipes en les surveillant de manière excessive.
Manque de compréhension des bénéfices
Malgré les avantages potentiels de l’automatisation et des technologies numériques, les médias et les réseaux sociaux véhiculent souvent des sentiments négatifs, augmentant la peur que l’IA remplace les emplois et réduise les interactions humaines. Les bénéfices tangibles, tels que la réduction des tâches manuelles répétitives et l’amélioration des relations avec les fournisseurs, ne sont pas suffisamment mis en avant.
Comment éviter les freins aux changements ?
De nombreuses actions sont essentielles pour réduire les freins aux changements. Nous pouvons en lister certains tels que :
- La communication : Informer tous les intervenants des changements à l’avance, expliquer les modifications des rôles et offrir des opportunités de rétroaction.
- L’implication : Permettre aux intervenants de participer aux groupes de travail évaluant les nouvelles technologies.
- La définition des limites : Clarifier dès le départ les objectifs de la technologie et ce qu’elle ne fera pas.
- La révision des rôles : S’assurer que les changements dans les rôles quotidiens sont reflétés dans de nouvelles fiches de poste, en mettant en avant les nouvelles tâches que les collaborateurs pourront accomplir.
Même en prenant en compte ces facteurs, il est possible que la résistance au changement persiste. Cependant, ces mesures placent l’organisation dans une meilleure posture pour digitaliser ses processus de façon fluide. Pour aller plus loin et assurer le succès de l’implémentation de votre SI Achats, nous avons compilé toutes les meilleures pratiques dans notre kit de démarrage du Procure-to-Pay !