Gestion budgétaire: plus de flexibilité pour un meilleur contrôle des dépenses

Corcentric

Lors de mes vacances d’été en famille en Corse, j’ai été directement confronté à la notion de gestion budgétaire. Pour nos déplacements pendant le séjour, j’avais loué une voiture de taille intermédiaire, mais en arrivant à l’agence de location, j’ai découvert que nous avions un bagage en plus et que tout ne tiendrait pas dans la voiture. L’agent m’a alors proposé de choisir un SUV haut de gamme, deux fois plus cher que le véhicule que j’avais réservé, ou d’attendre le retour plus tard dans la journée d’un SUV moins onéreux.

Après mon vol en provenance de Paris, j’avais hâte de partir et j’ai décidé de prendre le SUV haut de gamme, multipliant par deux le budget initialement prévu pour la location d’un véhicule. J’ai toutefois compensé ce surcoût en utilisant des points afin de réserver un hôtel pour la dernière nuit de notre séjour. Le fait de pouvoir ajuster librement et d’avoir une bonne visibilité quant à mes options m’a permis de respecter mon budget de voyage. Permettre plus de flexibilité n’est-il pas la clef pour une gestion budgétaire réussie ?

 

Flexibilité, visibilité et contrôle pour relever le défi de la réduction des dépenses

Dans le monde de l’entreprise c’est pareil, la gestion budgétaire est affaire de flexibilité. Qu’il s’agisse des dépenses d’investissement (CAPEX), des dépenses opérationnelles (OPEX) ou d’autres projets en lien avec les budgets, des ajustements par le biais d’achats auprès d’autres fournisseurs ou par le biais des allocations de coûts peuvent être nécessaires. La flexibilité budgétaire est donc essentielle pour :

 

    • Tenir compte de l’incertitude des projets en cours (disponibilité, coût, etc/)
    • Offrir visibilité et contrôle à toutes les parties prenantes
    • Comprendre l’état actuel d’un budget particulier en temps réel

 

C’est le manque de flexibilité, de visibilité et de contrôle qui pose souvent problème dans les efforts du service achats pour essayer de se conformer aux contraintes financières. Pour démontrer ce point, une récente étude du cabinet de conseil Protiviti s’est penchée sur ce dilemme. Parmi les principales conclusions de l’enquête 2017 de Protiviti sur les achats, on apprend que près de la moitié des directeurs financiers pensent que seulement 20 % ou moins des économies sur les achats se répercutent sur le résultat net. Par ailleurs, la plupart des responsables achats et financier jugent que le processus de sourcing fournisseur n’est pas « très efficace ».

 

Gestion budgétaire : quel pourcentage des économies réalisées par la fonction achats est répercuté sur les résultats nets selon vos estimations?

En outre, les principales causes de la non-répercussion des économies sur les résultats sont le non-respect des budgets et la réaffectation à d’autres domaines des économies ainsi réalisées, ce qui démontre une inaptitude à s’adapter à l’évolution des besoins ou spécifications. Sans véritables flexibilité, visibilité et contrôle, l’ajustement des budgets n’est pas possible, d’où un risque accru de réduction des économies.

 

Des outils agiles et plus de flexibilité : donner aux achats un avantage «déloyal»

Ce qu’il faut, ce sont des outils de gestion budgétaire pouvant facilement prendre en charge les modifications tout en informant simultanément les parties prenantes concernées. Comme cela a été souligné dans le livre blanc de PayStream Advisors, Budgeting for Electronic Procurement, les Plateformes S2P (Source-to-Pay) comme celle de Corcentric sont axées sur l’importance de budgets transparents mises-à-jour en temps réel pour les entreprises avec des opérations complexes.

Voici quelques-unes des fonctionnalités de gestion budgétaire avancées qui sont utiles et/ou critiques dans le cadre de la planification budgétaire :

 

    • Être capable de gérer divers types de budgets : La mise à disposition de fonctionnalités spécifiques pour différents types de budgets, tels que les budgets des dépenses opérationnelles (OPEX) et d’investissement (CAPEX), les budgets orientés vers les projets et les contrats, assure la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins variés des différents services.

    • Gérer le cycle de vie des budgets de manière fluide : Une organisation doit pouvoir adapter l’outil à ses propres stratégies budgétaires. Cela inclut des méthodes pour importer des données budgétaires depuis des systèmes externes (comme Excel), planifier, prévoir, exécuter, renouveler les budgets, établir des hiérarchies pour les approbateurs et les responsables de budget, ainsi que définir les niveaux, les échéances et les étapes budgétaires.

    • Faciliter les correspondances et les liens entre les dépenses et les budgets : L’automatisation de la mise en correspondance des dépenses avec les budgets en utilisant des informations d’achat provenant des centres de coûts, des catégories d’achat et des comptes comptables simplifie la gestion. Chaque responsable de budget peut comparer en temps réel ses dépenses par rapport au budget. De plus, les solutions prennent en charge les renouvellements et les mises à jour des budgets.

    • Créer des règles d’approbation personnalisées pour une visibilité accrue : La création de règles d’approbation personnalisées, en fonction des besoins des responsables de budget, permet une gestion budgétaire conforme à des exigences variées. Cela renforce la visibilité nécessaire pour superviser de près les allocations budgétaires ayant un impact sur le budget.

    • Mettre en place des contrôles système pour prévenir les dépassements : Des mécanismes de contrôle paramétrables visent à protéger les actifs de l’entreprise. Un administrateur peut établir des seuils stricts ou flexibles pour certains plafonds et désigner les personnes habilitées à autoriser les dépassements de ces plafonds.

    • Bénéficier d’une visibilité en temps réel sur n’importe quel budget : Grâce aux informations en temps réel sur toutes les activités de dépenses, le responsable de budget peut suivre les dépenses par rapport au budget dès qu’un achat est effectué ou demandé. Cela se fait en utilisant les outils de suivi budgétaire intégrés aux tableaux de bord des achats et aux indicateurs de performance clés (KPI).

    • Permettre l’intégration avec les systèmes financiers pour une précision accrue : Les données budgétaires doivent également être intégrées à l’ERP, même lorsque l’organisation utilise une solution distincte pour le contrôle des budgets dans différents sites et filiales. Cette possibilité permet non seulement aux approbateurs de prendre des décisions plus informées, mais renforce également la conformité et la précision des informations financières.

 

La solution de Gestion Budgétaire de Corcentric intègre l’ensemble de ces fonctionnalités et contribue aux bonnes performances des entreprises en les aidant à gérer leurs besoins intrinsèques, autrement dit comment définir, surveiller et gérer les budgets pour réduire les dépenses non conformes et améliorer les prévisions.

En intégrant l’ensemble des données achats mises-à-jour en temps réel, ainsi que des rapports et alertes personnalisables, les organisations peuvent considérablement réduire les dépenses non conformes, renforcer les contrôles financiers et prendre de meilleures décisions stratégiques, qui seront cohérentes à la fois avec les Achats et avec la Finance.

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