Processus Source to Pay (S2P): Quésaco?

Le jargon Achats n’a pas de quoi jalouser la Finance ou le Marketing: enchères inversées, coût total de possession, cartographie des achats… Jargon auquel il faut ajouter les termes liés au digital: eProcurement, eSourcing, CLM, Procure (ou Purchase) to Pay… Aujourd’hui, nous allons tenter de vous donner une définition du Processus Source to Pay (S2P pour les intimes).

Définition du processus Source-to-Pay

Le processus S2P englobe l’ensemble du processus Achats-Finance. Il implique plusieurs acteurs de la chaine de valeur: les achats, la finance, les fournisseurs et les prescripteurs issus des différentes directions opérationnelles. Le processus Source-to-Pay se décompose en deux parties:

La partie amont appelée aussi Source to Contract :

• La gestion fournisseurs: le référencement (ou onboarding) du fournisseur dans la base de données, sa certification et son évaluation
• Le sourcing: le lancement d’un appel d’offres, la négociation et la sélection du meilleur fournisseur en fonction de critères prédéfinis (prix, risques, RSE, qualité, localisation, etc.) pour répondre à un cahier des charges précis
• La contractualisation du fournisseur avec la signature d’un contrat et la gestion du contrat actif (expiration, renouvellement, extension, etc.)

La partie aval comprenant l’expression et la formalisation du besoin ainsi que la transaction achat avec le fournisseur :

• La gestion du catalogue fournisseur avec mise à disposition des articles ou services de ce fournisseur auprès des prescripteurs
• La demande d’achats qui équivaut à l’expression de besoin d’un client interne pour l’achat de biens et/ou services
• La transformation de la demande d’achats en commande approuvée par le manager ou l’équipe Achats
• La réception du bien ou service par le prescripteur et la gestion des éventuels litiges
• Le traitement de la facture fournisseur avec les étapes de collecte, rapprochement avec le bon de commande et le bon de livraison, la validation de la facture bonne à payer, la gestion des écritures comptable, des taxes et l’archivage légal de la facture.

Voici un schéma qui résume les étapes clefs :

Processus Source-to-Pay vs. Procure to Pay vs. Purchase to Pay

Comment faire la différence entre ces termes différents et pourtant si proches? On vous explique tout.

Procure to Pay et Purchase to Pay signifient la même chose et correspondent à la partie aval du processus Source to Pay. Le processus Procure to Pay, Purchase to Pay ou P2P (encore une nouvelle abréviation pour les intimes) inclut les étapes de demande d’achats, commande, réception et traitement de la facture.

Autrement dit, le processus S2P englobe le processus P2P !

Digitalisation, optimisation, rationalisation, automatisation du Processus S2P

La digitalisation du processus S2P est l’un des enjeux clefs des directions Achats, Finance, Comptable et Juridique aujourd’hui pour améliorer leur performance et répondre aux objectifs attendus.

De nombreuses solutions sur le marché existent et proposent de digitaliser tout ou partie du processus Source to Pay. Parmi les bénéfices attendus on peut citer:

• Amélioration de la performance et de l’efficacité globale des différents services impliqués
• Meilleure analyse des dépenses grâce à la centralisation des données issues des achats, des fournisseurs et des contrats dans une base de données unique qui offre une meilleure visibilité sur toutes les activités
• Réduction des coûts et amélioration de la trésorerie
• Conformité renforcée et piste d’audit fiable:
  • Des achats: les utilisateurs suivent plus facilement les procédures mises en place pour effectuer leurs achats, les achats sauvages sont fortement réduits
  • Des contrats: grâce au suivi des différentes versions, des avenants, des renouvellements et des expirations
  • Des factures: validation et archivage légal des factures
  • Des fournisseurs: certifications et évaluation de la performance et des risques
• Amélioration des relations avec les partenaires internes et externes
• Administration facilitée: un seul outil à gérer
• …

Mise en place d’une Suite complète S2P: l’ascension de l’Everest… Mais par paliers

Comme pour l’Everest, tous les spécialistes et consultants vous diront de procéder par étape pour mettre en place une Suite complète Source-to-Pay. Le mieux est de commencer module par module, aval d’abord et amont ensuite ou l’inverse en fonction de vos priorités. Si vos entreprises possèdent plusieurs entités, vous pouvez également commencer par déployer dans certaines entités ou pays avant d’élargir aux autres.

Dans tous les cas, il est primordial de mettre en place un plan de déploiement par lots avec des objectifs précis et des délais réalistes.

Pour plus d’informations sur notre suite de solutions Source to Pay et sur notre méthodologie de déploiement, n’hésitez pas à nous contacter.