Le jargon Achats n’a pas de quoi jalouser la Finance ou le Marketing: enchères inversées, coût total de possession, cartographie des achats… Jargon auquel il faut ajouter les termes liés au digital: eProcurement, eSourcing, CLM, Procure (ou Purchase) to Pay… Aujourd’hui, nous allons tenter de vous donner une définition du Processus Procure-to-Pay (P2P pour les intimes) et d’expliquer les bénéfices apportés par la digitalisation.
Qu’est-ce que le Procure-to-Pay et quelles en sont les étapes clefs ?
Le processus P2P englobe l’ensemble du processus Achats-Finance. Il implique plusieurs acteurs de la chaine de valeur: les achats, la finance, les fournisseurs et les prescripteurs issus des différentes directions opérationnelles.
La digitalisation du processus P2P est l’un des enjeux clefs des directions Achats, Finance, Comptable et Juridique aujourd’hui pour améliorer leur performance et répondre aux objectifs attendus (réduction des coûts, contrôle des dépenses, efficacité des processus, relation et risques fournisseurs, etc.). De nombreuses solutions sur le marché existent et proposent de digitaliser tout ou partie du processus Procure-to-Pay.
L’objectif principal de la digitalisation avec ce type de solutions est de simplifier, automatiser, intégrer et accélérer les processus liés à la gestion des achats, des fournisseurs, des contrats et des factures pour répondre aux problématiques métiers de l’entreprise. Ce processus couvre le cycle de vie des achats de bout en bout :
Recherche de produits
Ajout de l’article dans un panier
Expression de la demande d’achats
Envoi de la commande
Réception des marchandises
Gestion des litiges
Traitement des factures fournisseurs
Paiement
Génération des écritures comptables
D’un point de vue technologique, l’analyste Gartner donne sa définition d’une solution Procure-to-Pay:« Comme son nom l’indique, un système Procure-to-Pay (ou Purchase-to-Pay) est une solution entièrement intégrée conçue pour prendre en charge un processus de bout en bout, commençant par une demande de biens et de services et se terminant par des fichiers prêts pour le paiement pouvant être chargés dans un système de comptes fournisseurs. Les solutions Procure-to-Pay utilisent un service de numérisation et de capture, un portail fournisseur et/ou un réseau multi-entreprises pour permettre aux fournisseurs de soumettre leurs factures par voie électronique. En plus d’offrir une fonctionnalité d’e-procurement (comprenant le processus de demande et d’approbation ainsi que la gestion de catalogue électronique), les solutions Procure-to-Pay permettent de faire correspondre les bons de commande aux factures et de traiter les factures qui ne correspondent pas ou qui font l’objet de retours de marchandises. »
Processus Source-to-Pay vs. Procure to Pay vs. Purchase to Pay, quelles différences ?
Procure-to-Pay et Purchase-to-Pay signifient la même chose et correspondent à la partie aval du processus Source-to-Pay. Le processus Procure-to-Pay, Purchase-to-Pay ou P2P (encore une nouvelle abréviation pour les intimes) inclut les étapes de demande d’achats, commande, réception et traitement de la facture.
Autrement dit, le processus S2P englobe le processus P2P !
Quels sont les principaux avantages d’automatiser le processus Procure-to-Pay ?
L’automatisation du processus Procure-to-Pay (P2P) représente un levier essentiel pour transformer des tâches chronophages en workflows rapides et sans erreur. En optimisant les cycles d’achat, la digitalisation améliore la précision des données et réduit les coûts opérationnels. Un logiciel P2P efficace assure également une meilleure conformité en appliquant des règles prédéfinies à chaque étape du processus d’achat, minimisant ainsi les risques liés aux erreurs humaines.
Dans cette dynamique, une solution P2P aide les entreprises à :
Optimiser le processus d’achats et accroître la productivité
Mettre les dépenses sous contrôle
Améliorer la visibilité sur les activités achats
Garantir la conformité des dépenses
Réduire les risques, ainsi que les délais de traitement et de paiement
Permettre aux directions des achats de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée en éliminant les activités fastidieuses
Renforcer la collaboration interservices
Accélérer la transformation digitale grâce à la dématérialisation de certains processus, comme la gestion des factures
Avec Corcentric, vos équipes peuvent enfin se concentrer sur des activités stratégiques tout en bénéficiant d’un processus P2P fluide et transparent.
Comment les solutions P2P peuvent-elles améliorer l’efficacité des achats ?
Les solutions P2P simplifient chaque étape du processus d’achat, de la commande à la facturation. En éliminant les goulots d’étranglement et les erreurs manuelles, elles augmentent la productivité des équipes. Par exemple, la réconciliation entre bon de commande, bon de livraison et facture est effectuée rapidement, automatiquement et correctement. De plus, les outils d’analyse intégrés fournissent des données en temps réel, permettant d’identifier les inefficacités et d’optimiser les relations avec les fournisseurs. Avec Corcentric, vos achats deviennent plus stratégiques et moins opérationnels.
Quelles sont les meilleures pratiques pour optimiser le processus P2P ?
Pour tirer pleinement parti d’un processus P2P, voici quelques meilleures pratiques à suivre :
Centralisez vos données fournisseurs : Assurez-vous que toutes les informations sur vos fournisseurs sont à jour et accessibles via une plateforme unique.
Automatisez les workflows : Configurez des workflows intelligents pour les validations, la facturation et les paiements, afin de réduire les délais et les erreurs.
Adoptez des indicateurs de performance clés (KPI) : Suivez des métriques comme les délais de traitement des factures ou le taux de correspondance des bons de commande pour évaluer vos performances.
Renforcez la collaboration : Facilitez les échanges entre vos équipes internes et vos fournisseurs grâce à des portails dédiés.
Corcentric vous accompagne dans la mise en œuvre de ces pratiques pour optimiser chaque aspect de votre processus P2P.
Comment les entreprises peuvent-elles mesurer le succès de leur processus P2P ?
Mesurer le succès d’un processus P2P passe par l’évaluation de plusieurs indicateurs clés :
Temps de traitement des factures : Combien de temps faut-il pour valider et payer une facture ?
Taux d’automatisation : Quelle proportion des tâches est gérée sans intervention humaine ?
Réduction des coûts : Quels sont les gains réalisés grâce à l’automatisation et à l’optimisation des achats ?
Satisfaction des fournisseurs : Vos fournisseurs sont-ils payés dans les délais et trouvent-ils le processus simple ?
Avec Corcentric, vous disposez de tableaux de bord clairs et détaillés pour suivre ces KPIs et ajuster votre stratégie en conséquence.
Quels sont les principaux défis dans la gestion des factures dans le processus P2P ?
La gestion des factures reste l’un des plus grands défis du processus P2P. Parmi les obstacles courants, on trouve :
Les erreurs de correspondance: Les écarts entre les bons de commande, les réceptions et les factures peuvent ralentir les paiements.
La conformité réglementaire : Garantir que chaque facture respecte les exigences locales et internationales peut être complexe, surtout si vos fournisseurs sont basés partout dans le monde.
Les retards dans les validations : Lorsque les processus sont encore manuels, les factures peuvent s’accumuler, créant des goulots d’étranglement.
Corcentric résout ces problèmes avec des outils d’automatisation avancés et une plateforme intégrée qui garantit des processus fluides et conformes à chaque étape.
Pourquoi choisir la solution Procure-to-Pay de Corcentric ?
Intégrées à la Suite Source-to-Pay, les solutions Procure-to-Pay Corcentric, vous permettent de simplifier, automatiser et accélérer les processus liés à chaque étape du cycle de vie achats-finance: catalogues, demandes d’achat, commandes, réceptions, traitement des factures et comptabilité fournisseurs pour faire de votre politique Achats, un levier de performance et de compétitivité pour votre entreprise et les équipes Achats.
Une ergonomie et une expérience utilisateurs simple et intuitive pour faciliter le taux d’adoption (e-commerce like)
Des fonctionnalités d’e-Procurement avancées telles que les demandes d’achats, les processus automatiques d’approbation, la gestion catalogue…
L’intégration de l’ensemble des données achats, comptabilité et paiement avec votre ERP et ce, de façon transparente
L’adaptabilité et l’évolutivité de la solution pour s’adapter aux besoins métiers spécifiques de chaque secteur d’activité
Ils nous font confiance
“La réussite du projet passait par l’adhésion de nos collaborateurs. Nous avons trouvé que l’outil était simple, facile et intuitif.”
“L’interface intuitive de l’outil est essentielle pour augmenter l’adoption des utilisateurs et garantir l’adhésion aux processus achats.”
“Du fait de notre développement fort et rapide, le besoin de maitrise du volume d’achats était nécessaire. Nous souhaitions donc nous pourvoir d’un outil opérationnel, intuitif et déployable rapidement.”
Comment les solutions P2P peuvent-elles améliorer l’efficacité des achats ?
Comment les solutions P2P peuvent-elles améliorer l’efficacité des achats ?
