Qu’est-ce que la transformation digitale et comment l’accélérer ?

Corcentric

Parfois désignée par le terme « 4e révolution industrielle », la transformation digitale marque notre ère de façon structurelle. Une simple recherche de ce terme sur Google renvoie à des dizaines de millions de résultats et presque autant de définitions différentes. Découvrez dans cet article comment tirer pleinement parti de la transformation digitale et comment encourager le changement dans votre entreprise.

Définir la transformation digitale et ses défis

La transformation numérique, appelée aussi transformation digitale ou e-transformation, est le phénomène de mutation lié à l’essor du numérique et d’Internet. Elle se caractérise notamment par l’adoption par les entreprises des technologies émergentes dans les domaines de l’intelligence artificielle (IA), du machine learning, de la blockchain, de l’Internet des Objets (IoT) et de la robotique. Portés par l’évolution de la puissance de calcul, de la mémoire et des capacités traitement des données, ces domaines émergents aident les entreprises à générer plus efficacement de la valeur.

Mais pour tirer pleinement parti de la transformation digitale, les entreprises doivent s’adapter et encourager le changement au sein de leur organisation. Cependant, la plupart des dirigeants n’ont pas encore trouvé d’approche adaptée pour adopter ces nouvelles technologies et les appliquer à leurs processus existants. En effet, une enquête récente de McKinsey & Company montre que 70 % des projets de transformation complexes et à grande échelle n’atteignent pas leurs objectifs initiaux.

Malgré les avancées technologiques, la majorité, voire la totalité des entreprises doivent aujourd’hui adopter une approche de transformation digitale holistique en surmontant les contraintes liées aux données et aux processus. Chez Corcentric, nous sommes bien conscients de ces contraintes dans le domaine des Achats où il est difficile de centraliser des données fiables et à jour. Les entreprises ont en effet besoin d’une visibilité totale sur l’ensemble de leurs données pour pouvoir effectuer des analyses fiables sur leurs dépenses, le sourcing, les achats et les opportunités financières, analyses qui leur permettent ensuite d’améliorer la prise de décisions. De plus, les processus « source-to-pay » et « order-to-cash » ont amélioré les échanges de biens et services. Malheureusement, les initiatives judicieusement mises en place dans ces domaines peinent à aboutir, car les entreprises ne disposent pas des fonctionnalités digitales requises pour connecter et optimiser les processus métiers.

L’organisation, les individus, les tâches et la technologie au cœur du changement

L’adaptation des entreprises au changement repose sur une approche développée il y a plus d’un demi-siècle. Cette méthode adaptée du modèle classique créé par Harold J. Leavitt en 1965 permet de comprendre les mécanismes d’une transformation et d’étudier ses différents impacts sur l’organisation dans son ensemble. C’est un outil qui permet d’identifier les 4 facteurs majeurs du changement au sein de toute organisation, système, équipe ou projet afin de dessiner un plan d’action le plus pertinent possible et de réussir pleinement la conduite du changement.

Leavitt a ainsi défini 4 composantes intrinsèques à toute organisation :

les individus ,
les tâches ,
l’ organisation ,
la technologie .

Un changement au sein de l’une des ces 4 variables a des répercutions sur les 3 autres qui devront, de fait, également subir quelques transformations. Il est ainsi indispensable de comprendre les connexions entre ces 4 composantes afin de définir une stratégie de changement couronnée de succès.

Depuis l’invention de ce modèle il y a plus de 50 ans, nous avons fait des avancées absolument titanesques. Par exemple, les Directions Achats et Finance peuvent aujourd’hui tirer parti d’innovations dans les domaines de l’analyse des dépenses (« business intelligence »), du sourcing stratégique, de la gestion des contrats et du Procure-to-Pay.

Pensez à l’avancée de la digitalisation par le biais des technologies mobiles et Cloud. Pour réussir au cours des dix prochaines années, les organisations devront continuer de s’adapter à l’évolution rapide des modèles économiques digitaux, en adoptant les technologies émergentes. Mais beaucoup d’entreprises en sont encore à l’étape initiale : elles doivent commencer par mettre en place des systèmes d’analyse des dépenses et des meilleures pratiques en matière de sourcing, créer des contrathèques digitales, améliorer l’automatisation de leurs commandes pour réduire les achats sauvages, ou encore encourager leurs fournisseurs à opter pour la dématérialisation factures.

Si l’on considère la transformation digitale comme le vecteur de changement de notre époque, il est clair que le modèle de Leavitt est toujours d’actualité. Pour réussir cette transformation, les entreprises doivent s’adapter à des changements rapides tout en analysant les impacts de ces changements sur chacun de ces éléments en tenant compte de leurs différentes interactions. Inspirez-vous de l’approche de Leavitt pour guider votre transformation digitale.

Organisation : toute initiative de transformation digitale doit clairement démontrer son impact sur la croissance de l’entreprise. Dans ce contexte, il faut toujours se demander : « Quelle est notre raison d’être ? » et « Quel est l’impact de notre rôle opérationnel pour l’entreprise ? » Les initiatives digitales des services Achats, Comptabilité et Finance doivent cibler les activités susceptibles d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de générer un impact tangible et mesurable sur le résultat et la croissance de l’entreprise.
Technologie : beaucoup d’organisations réalisent des investissements considérables dans l’IA, le machine learning, la RPA et d’autres technologies émergentes, mais il convient de se demander comment ces nouvelles technologies s’intègreront à l’infrastructure actuellement en place. Demandez-vous aussi comment vous allez intégrer l’ensemble du processus Source-to-Pay pour que les fonctions Achats et Finance soient alignées et opérationnelles. Et comment intégrer des systèmes avec des solutions de gestion des workflows et des données efficaces pour mieux cartographier vos informations. Au final, l’objectif est d’obtenir un processus unifié et clair pour les différents canaux de dépenses, et d’améliorer les contrôles.
Individus : le secteur des achats peine à recruter des talents. L’objectif n° 1 sera de sensibiliser les organisations et de recruter et retenir les bons talents, surtout s’ils maîtrisent déjà des compétences clés comme la science des données et l’automatisation des processus. Les organisations ayant lancé leur transformation digitale doivent avoir d’une part des processus optimisés et d’autre part des collaborateurs capables d’identifier des opportunités de création de valeur.
Tâches : avant toute décision concernant leur projet digital, les services Achats, Finance et Comptabilité doivent comprendre l’impact potentiel de leur initiative sur les parties prenantes internes, les clients, les fournisseurs et les objectifs de l’entreprise. Les projets de transformation digitale doivent respecter certains prérequis comme l’amélioration de l’expérience client, l’efficacité opérationnelle, l’agilité et la contribution à la croissance de l’entreprise. Il est également nécessaire d’éliminer les silos qui séparent généralement la Finance des Achats, et d’améliorer la visibilité pour pouvoir atteindre des objectifs communs.

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