Réduire les coûts avec les fournisseurs non critiques : pourquoi il ne faut pas les oublier ?

Suite à notre premier article expliquant comment gérer les fournisseurs critiques dans les périodes difficiles, intéressons-nous maintenant aux fournisseurs non-critiques en utilisant à nouveau la matrice de Kraljic.

Créée au début des années 80 par Peter Kraljic, cette matrice a pour but de décrire les différents types de négociations avec les fournisseurs en fonction de la criticité des achats réalisés.

Les fournisseurs non critiques sont représentés dans le quadrant des “Achats Simples”.

De nombreuses équipes Achats ignorent souvent ce quadrant. Pour réduire rapidement les coûts importants, elles pensent que ce n’est pas sur ce quadrant qu’il faut agir car les achats sont relativement peu coûteux. Le défaut de cette logique revient à penser en termes de prix versus coût.

Stratégies de réduction des coûts pour les fournisseurs non critiques

Dans ce quadrant, les entreprises dépensent probablement beaucoup plus pour gérer leurs processus achats que le coût des produits, eux-mêmes. La réduction des coûts se fait donc par la réduction du temps consacré à ces “achats simples”.

Si on considère le processus Procure-to-Pay, une demande d’achat est créée, elle part ensuite en approbation. Une fois approuvée, la commande est automatiquement créée et part de nouveau en approbation. Une fois que le produit/service a été reçu/effectué, une facture est reçue et traitée. Le processus se termine par la demande de paiement qui part en approbation. Tout cela pour une petite commande de fournitures de bureau…quelques boîtes de stylos, des agrafes et peut-être une ramette ou deux de papier.

Pensez à tout le temps passé à gérer ce processus et au nombre de personnes impliquées. Nous voulons concentrer notre énergie sur la réduction de ces coûts.

Standardisation produit

Premièrement, les équipes Achats devraient chercher à réduire l’étendue des achats dans ce quadrant. Rechercher les besoins similaires pouvant être spécifiés de la même manière. Combien de produits, parmi combien de fournisseurs, correspondent à cette spécification ?

Consolider ces produits similaires et les fournisseurs offre quelques avantages clefs:

Automatisation des processus

Automatiser certaines parties du processus permet de limiter l’intervention des équipes Achats. Les entreprises ont le choix entre de multiples solutions avec des fonctionnalités avancées. Pour les entreprises novices en matière de digitalisation, il faut prévoir d’y consacrer beaucoup de temps, d’argent et d’énergie à la mise en place d’un tel système. Cela dit, une fois le déploiement fait, les bénéfices sont énormes :

Groupement d’achats

De nombreuses équipes Achats connaissent le potentiel de réduction des coûts unitaires qu’offre les groupements d’achats, en particulier pour les petites et moyennes entreprises. Au-delà des bénéfices en termes de coûts, ces groupements permettent aussi d’améliorer l’efficacité et de réduire le temps consacré à la gestion de ces dépenses.

Aller plus loin…

Vous l’avez compris, il est tout à fait possible de réduire les coûts même avec les fournisseurs non critiques en automatisant tout ce qui peut être automatisé et en rationalisant tout le reste.

Les étapes expliquées ci-dessous aideront les Achats à faire plus que réduire les coûts, elles permettent de libérer des ressources qui pourront être utilisées à la gestion des 3 autres quadrants de la matrice de Kraljic.

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