Solution Procure-to-Pay : Un ROI à 360°

Corcentric

Le Procure-to-Pay (P2P) est bien plus qu’un simple outil d’automatisation et de digitalisation. Il se positionne comme le pilier essentiel pour des processus d’achats alignés. L’absence de digitalisation dans ces processus laisse place à des coûts cachés qui se glissent à chaque étape. En revanche, une transition digitale bien orchestrée garantit une amélioration de l’efficacité globale des processus Achats. De l’approbation des demandes à la réception, en passant par la gestion des catalogues, des contrats d’achats et le traitement des factures, cette transformation va bien au-delà de l’automatisation, elle devient le catalyseur d’une entreprise plus performante, résiliente et responsable.

Le Procure-to-Pay : définition

Une solution Procure-to-Pay (P2P) est un système intégré qui orchestre et automatise l’intégralité du processus d’approvisionnement et de paiement au sein d’une entreprise. Son rôle est crucial dans la gestion efficace des achats, des approbations, des commandes, de la réception des biens ou services, de la facturation et des paiements aux fournisseurs.

Comme il n’existe pas de modèle unique pour définir ce qui constitue un processus Procure-to-Pay, voici un processus type :

À quels besoins répond une solution Procure-to-pay ?

Un logiciel P2P permet de garantir que les activités achats contribuent de manière significative à la rentabilité en réduisant les coûts, en minimisant les risques et en améliorant l’efficacité et le contrôle. Pour ce faire, une solution P2P aide les entreprises à :

Réduire la durée du processus achats et augmenter la productivité : un outil facile à utiliser et bien configuré permet d’accélérer le cycle P2P et les approbations
Réduire les dépenses hors contrôle et hors contrat : une solution P2P dirige automatiquement les utilisateurs vers les catalogues de fournisseurs approuvés dont les prix et autres caractéristiques ont été négociés contractuellement
Améliorer la visibilité sur les activités achats : des workflows et des pistes d’audit visuels permettent à tous les acteurs impliqués de voir les étapes et l’état du processus achats. Les tableaux de bord intégrés et les rapports configurables offrent une vue à 360° de toutes les activités achat

Solution Procure-to-Pay: Un ROI mesurable et concret à chaque étape du processus Achats

Chaque étape du processus Achats détaillée précédemment peut être optimisée significativement grâce à la digitalisation et l’implémentation d’un processus Source-to-Pay.

Combien coûte un processus de demande d’achats non digitalisé ?

Dans un processus non optimisé et non automatisé, les demandes individuelles sont souvent traitées sans approbation et sont réalisées manuellement. Les fournisseurs historiques sont sollicités sans qu’aucune négociation préalable n’ait été demandée à l’entreprise. Cette absence de remise en cause et de contrôle des commandes crée une situation où les salariés ne sont pas sensibilisés à la maîtrise des coûts, impactant ainsi la rentabilité globale de l’entreprise.

Dans un processus optimisé, le coût initial de la demande peut sembler plus élevé par rapport à un processus non optimisé. Cette hausse, bien que surprenante à première vue, est en réalité tout à fait normale. Dans un processus optimisé, les activités liées à la commande et aux négociations avec les fournisseurs sont effectuées en amont de la demande et sont donc directement intégrées à son coût. Ces frais incluent la création du catalogue d’articles par l’acheteur, englobant la gestion du catalogue dans l’outil d’achats, le sourcing et les campagnes pour sensibiliser les collaborateurs.

Nous constaterons que cet investissement initial se traduit par une diminution significative des coûts cachés en aval du processus.

Le + Corcentric :

Corcentric offre aux prescripteurs (et aux approbateurs) des paramètres avancés pour définir les centres de coûts, les budgets alloués, les imputations, etc. lors de la création de la demande d’achats. Ces paramètres sont bien entendu définis en amont par les équipes achats afin que les demandeurs n’aient pas à s’en soucier. Enfin, d’autres fonctionnalités couvrent tous les cas métiers que vous pouvez rencontrer : livraison à plusieurs adresses pour une même demande d’achats, demande d’achats planifiée et réévaluation de la demande d’achats, etc

Combien coûte un processus d’approbation non digitalisé ?

Dans un processus non optimisé et non automatisé, les demandes d’achats ne suivent pas systématiquement le cheminement requis par le processus d’approbation défini. Cette déviation entraîne une opacité concernant le budget engagé au moment de l’approbation, ce qui complique la prise de décision. De plus, les délégations d’approbation non maîtrisées contribuent à ralentir les délais d’approvisionnement, impactant ainsi la fluidité et l’efficacité globale du processus d’achats.

La gestion des validations et de leurs délégations représente un coût supplémentaire dans le processus optimisé. Le flux de validation nécessite une gestion active et régulière des responsables et de leurs équipes, impliquant la définition précise des règles d’approbation pour chaque département interne.

Ce coût additionnel est essentiel pour renforcer le contrôle. Le workflow d’approbation constitue un outil essentiel pour faire appliquer les règles internes, accélérer le traitement des demandes et assurer leur conformité face au budget établi.

Combien coûte un processus de commande non digitalisé ?

Dans un processus non optimisé, les flux de commandes deviennent volumineux et complexes du fait de l’absence de regroupement des demandes. Cela se traduit par une multiplication des lignes de commande et une prolifération incontrôlée du nombre de fournisseurs. Cette expansion des tiers entraîne des coûts supplémentaires et expose l’entreprise à des risques non anticipés, compromettant ainsi sa maîtrise opérationnelle.

À contrario, dans un processus automatisé et optimisé, la gestion des commandes se place en amont du processus, permettant ainsi le regroupement efficace des demandes et des frais de livraison. Les commandes et les appels de livraison sont automatisés, suivant scrupuleusement les termes des marchés négociés par l’acheteur. Cette approche se traduit par une réduction significative du nombre de commandes et des coûts associés, offrant ainsi une gestion plus efficiente et économique des achats pour l’entreprise.

Le + Corcentric :

Quelle que soit la taille, le secteur ou la structure de votre entreprise, la fonctionnalité de gestion des commandes de Corcentric vous permet de gérer une variété de cas métiers des plus simples aux plus complexes :

Demandes d’achats consolidées au sein d’une commande ou divisées en plusieurs commandes
Workflows intelligents définis en fonctions des paramètres de vos articles (catalogue/ hors-catalogue, contrats, etc.)
Approbation et modification des commandes définies grâce à des règles pour s’adapter à votre politique organisationnelle
Commandes modifiées si besoin même après approbation
Engagement des dépenses amélioré et génération des charges à payer le cas échéant
Règles configurables pour le suivi des fournisseurs, des budgets et des contrats
Piste d’audit intégrée à chaque commande
D’autres fonctionnalités incluent les commandes ouvertes, la communication avancée avec les fournisseurs, etc.

Combien coûte un processus de réception non digitalisé ?

Dans un processus non optimisé et non automatisé, la réception des livraisons est souvent mal renseignée, ce qui entraîne un manque de visibilité concernant ces commandes. On ignore si elles ont été reçues en totalité ou partiellement, et si elles correspondent qualitativement aux besoins exprimés initialement. Cela complique grandement l’évaluation et le suivi de la qualité des fournisseurs, rendant difficile la mise en place de mécanismes efficaces dans ce sens.

Mais dans un processus digitalisé et optimisé, les bons de commande et les bons de livraison sont automatiquement rapprochés. Cela offre une visibilité claire sur les commandes, qu’elles soient reçues partiellement ou totalement. Ce rapprochement automatisé permet de garantir une correspondance précise entre ce qui a été commandé et ce qui a été livré, offrant ainsi un suivi détaillé des flux de produits ou de services.

Les + Corcentric

Les fonctionnalités de réception incluses dans la solution P2P Corcentric permettent de gérer différents types de réception afin de s’adapter à tous types de scénarios (réception excédentaire, réception en quantité, réception partielle en montant, réception partielle en quantité et/ou avec changements de prix, réception automatique/ manuelle, réception en plusieurs étapes avec approbation, réception sur facture, etc.).

Combien coûte un processus de traitement des factures non digitalisé ?

Dans un processus non optimisé et non automatisé, la ressaisie manuelle des données des factures et des tiers expose à un risque accru d’erreurs. De plus, la comptabilisation de certaines factures peut se faire sans l’approbation préalable de la personne ayant réceptionné les biens ou services, compromettant ainsi le contrôle interne. Ce processus, souvent basé sur des documents papier, devient lourd et peu écologique, nécessitant des efforts considérables en termes de gestion et de suivi.

Dans le cas d’un processus digitalisé, le rapprochement des factures et la gestion des tiers sont entièrement automatisés, éliminant ainsi les erreurs humaines liées à la ressaisie manuelle. Cette automatisation simplifie également la gestion des litiges, offrant une meilleure réactivité face aux éventuelles erreurs ou divergences. De plus, ce système favorise un contrôle renforcé et une amélioration de la réactivité en offrant un accès simplifié et rapide aux données des factures, permettant ainsi une gestion plus efficiente et précise des processus comptables.

Les + Corcentric

Les fonctionnalités de traitement des factures de la solution P2P de Corcentric permettent de gérer des situations simples comme complexes afin d’accroître autant que possible le taux de traitement automatique :

Plusieurs méthodes de saisie du dossier facture adaptées à tous les cas de figure, formats et modes de réception :
- Factures non électroniques (PDF papier/scanné) et électroniques (cXML/EDI/ Factur-X)
- Aujourd’hui, réception par mail ou via le portail fournisseur, import de la facture et demain avec la nouvelle réforme, réception des factures électroniques sur l’application Corcentric et renvoie des informations de cycle de vie à l’administration fiscale
Réconciliation des commandes/réceptions avec les factures
Gestion automatique des écarts avec tolérance pour les frais d’envoi et autres coûts, tolérance sur les montants HT et TVA
Workflows d’approbation pour les commandes, factures et paiements
Réconciliation manuelle pour les commandes/réceptions multiples et les contrats
Réconciliation automatique « à la ligne » et non plus seulement « en-tête-pied »
Et bien d’autres fonctionnalités (facture sans commande, gestion de la refacturation, gestion des avoirs, réimputations analytiques, etc.)

Combien coûte un processus de traitement du paiement non digitalisé ?

Dans un processus non optimisé et manuel, les retards de paiement peuvent créer un effet tunnel redouté par les fournisseurs, où les paiements demeurent en attente sans explication claire. Ce manque de clarté peut entraîner un non-respect des engagements contractuels, potentiellement assorti de pénalités pour retard de paiement. De plus, l’absence de visibilité sur les prévisions de trésorerie complique la planification financière, ce qui peut impacter négativement la relation avec les fournisseurs et les flux de trésorerie de l’entreprise.

Dans un processus optimisé et automatisé, les paiements sont générés de manière automatique, permettant ainsi à l’entreprise de respecter ses engagements envers ses fournisseurs. Cette automatisation offre également la possibilité d’anticiper plus précisément les besoins de trésorerie à venir. Avec une meilleure visibilité sur les flux financiers, l’entreprise peut planifier de manière proactive ses paiements et ainsi renforcer ses relations avec ses partenaires commerciaux.

Le + Corcentric :

La solution Corcentric inclut des fonctionnalités permettant d’établir un reporting avancé et de connaître facilement et en temps réel les statuts des paiements. Les équipes internes et les fournisseurs ont ainsi accès 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 au statut des paiements et aux détails des virements.

Solution Procure-to-Pay: Les ROI non quantifiables mais tout aussi importants

Prévention des risques

L’automatisation des achats permet d’éviter toute rupture dans la chaîne d’approvisionnement au même titre que les litiges avec les fournisseurs dus notamment aux retards de paiement.
La collecte des données et le suivi des workflows permet de détecter et d’analyser tout dysfonctionnement interne. Enfin, le pilotage par objectifs offre la prévision fine des engagements et donc de la trésorerie et permet la mise en place d’alertes de dépassements budgétaires auprès des différentes directions de l’organisation.

Innovation

L’implication des fournisseurs depuis la rédaction des cahiers des charges permet de s’appuyer sur leur expertise métier et permet à l’entreprise de se concentrer sur son cœur d’activité.
L’intégration du fournisseur dans la chaîne de valeur, par l’acheteur, participe ainsi directement à l’innovation et à la compétitivité hors prix de l’entreprise.

Qualité

En tant que fournisseurs internes, les acheteurs influent directement sur la satisfaction des collaborateurs par la qualité de service qu’ils prodiguent. Les temps de passation de commande réduits et la conformité des produits à la demande initiale contribuent à la performance globale de l’organisation.
La mesure de la qualité des achats et l’analyse de leurs coûts permettent au service achats une meilleure visibilité et l’optimisation, année après année, de la stratégie achats poursuivie.

Achats responsables

Les acheteurs participent pleinement à la démarche RSE de l’entreprise grâce à la mise en place d’une politique d’achats responsables.
Elle consiste à maintenir de bonnes relations avec ses fournisseurs, à anticiper les risques de dépendances, à éviter les mauvaises notations et surtout à respecter les délais de paiement pour garantir la pérennité des fournisseurs sous-traitants.

Pour en savoir plus sur la solution Procure-to-Pay de Corcentric, n’hésitez pas à contacter nos experts !