Source-to-Pay : Définition, avantages, processus et étapes clés
Le jargon Achats n’a pas de quoi jalouser la Finance ou le Marketing: enchères inversées, coût total de possession, cartographie des achats… Jargon auquel il faut ajouter les termes liés au digital: eProcurement, eSourcing, CLM, Procure (ou Purchase) to Pay… Aujourd’hui, nous allons tenter de vous donner une définition du Processus Source to Pay (S2P pour les intimes).
Le processus S2P englobe l’ensemble du processus Achats-Finance. Il implique plusieurs acteurs de la chaine de valeur: les achats, la finance, les fournisseurs et les prescripteurs issus des différentes directions opérationnelles. Le processus Source-to-Pay se décompose en deux parties:
La partie amont appelée aussi Source to Contract :
- La gestion fournisseurs: le référencement (ou onboarding) du fournisseur dans la base de données, sa certification et son évaluation
- Le sourcing: le lancement d’un appel d’offres, la négociation et la sélection du meilleur fournisseur en fonction de critères prédéfinis (prix, risques, RSE, qualité, localisation, etc.) pour répondre à un cahier des charges précis
- La contractualisation du fournisseur avec la signature d’un contrat et la gestion du contrat actif (expiration, renouvellement, extension, etc.)
La partie aval comprenant l’expression et la formalisation du besoin ainsi que la transaction achat avec le fournisseur :
- La gestion du catalogue fournisseur avec mise à disposition des articles ou services de ce fournisseur auprès des prescripteurs
- La demande d’achats qui équivaut à l’expression de besoin d’un client interne pour l’achat de biens et/ou services
- La transformation de la demande d’achats en commande approuvée par le manager ou l’équipe Achats
- La réception du bien ou service par le prescripteur et la gestion des éventuels litiges
- Le traitement de la facture fournisseur avec les étapes de collecte, rapprochement avec le bon de commande et le bon de livraison, la validation de la facture bonne à payer, la gestion des écritures comptable, des taxes et l’archivage légal de la facture.
Voici un schéma qui résume les étapes clefs :
Processus Source-to-Pay vs. Procure to Pay vs. Purchase to Pay
Comment faire la différence entre ces termes différents et pourtant si proches? On vous explique tout.
Procure to Pay et Purchase to Pay signifient la même chose et correspondent à la partie aval du processus Source to Pay. Le processus Procure to Pay, Purchase to Pay ou P2P (encore une nouvelle abréviation pour les intimes) inclut les étapes de demande d’achats, commande, réception et traitement de la facture.
Autrement dit, le processus S2P englobe le processus P2P !
Digitalisation, optimisation, rationalisation, automatisation du Processus S2P
La digitalisation du processus S2P est l’un des enjeux clefs des directions Achats, Finance, Comptable et Juridique aujourd’hui pour améliorer leur performance et répondre aux objectifs attendus.
De nombreuses solutions sur le marché existent et proposent de digitaliser tout ou partie du processus Source to Pay.
Parmi les bénéfices attendus on peut citer:
- Amélioration de la performance et de l’efficacité globale des différents services impliqués
- Meilleure analyse des dépenses grâce à la centralisation des données issues des achats, des fournisseurs et des contrats dans une base de données unique qui offre une meilleure visibilité sur toutes les activités
- Réduction des coûts et amélioration de la trésorerie
- Conformité renforcée et piste d’audit fiable:
- Des achats: les utilisateurs suivent plus facilement les procédures mises en place pour effectuer leurs achats, les achats sauvages sont fortement réduits
- Des contrats: grâce au suivi des différentes versions, des avenants, des renouvellements et des expirations
- Des factures: validation et archivage légal des factures
- Des fournisseurs: certifications et évaluation de la performance et des risques
- Amélioration des relations avec les partenaires internes et externes
- Administration facilitée: un seul outil à gérer
- …
Quels sont les principaux défis dans la mise en œuvre d’un processus Source-to-Pay ?
Mettre en place un processus Source-to-Pay peut sembler complexe, surtout si vos équipes gèrent encore des opérations manuelles ou des systèmes disparates. Les principaux défis incluent l’intégration des données issues de multiples sources, l’adoption par les équipes, et la gestion du changement. Chez Corcentric, nous accompagnons les entreprises à chaque étape pour surmonter ces obstacles, grâce à des solutions modulaires et un support dédié. Notre objectif : rendre la transition fluide et efficace pour que vous puissiez rapidement constater les bénéfices.
Comment l’intégration de technologies améliore-t-elle le processus S2P ?
Imaginez un processus où toutes vos données, fournisseurs, et transactions sont centralisés et automatisés. Les solutions numériques, comme celles proposées par Corcentric, éliminent les erreurs humaines, accélèrent les validations et offrent une visibilité en temps réel sur vos activités. Par exemple, grâce à des outils d’analyse avancés, vous pouvez identifier des opportunités d’économie ou détecter des anomalies avant qu’elles ne deviennent problématiques. Vous passez d’un système réactif à une gestion proactive et stratégique.
Quels sont les avantages financiers d’implémenter un processus S2P ?
L’un des bénéfices les plus immédiats d’un processus S2P optimisé est la réduction des coûts. Vous gagnez du temps en automatisant des tâches répétitives comme le traitement des factures ou le suivi des commandes, ce qui libère vos équipes pour des missions à plus forte valeur ajoutée. De plus, la consolidation des données permet de mieux négocier avec vos fournisseurs et d’identifier des économies cachées. En fin de compte, un processus S2P bien implémenté améliore votre rentabilité globale tout en renforçant votre contrôle sur les dépenses.
Comment évaluer les risques fournisseurs dans le cadre du processus S2P ?
Évaluer les risques fournisseurs est essentiel pour éviter les mauvaises surprises. Avec Corcentric, vous pouvez accéder à des outils d’évaluation intégrés qui analysent des critères tels que la performance, la conformité réglementaire et la santé financière de vos fournisseurs. Ces données sont centralisées dans des tableaux de bord clairs qui vous permettent de prendre des décisions éclairées. Ainsi, vous pouvez anticiper les problèmes potentiels et sécuriser vos chaînes d’approvisionnement.
Quelles sont les meilleures pratiques pour gérer les contrats dans le processus S2P ?
La gestion des contrats peut rapidement devenir un défi si elle est mal organisée. Chez Corcentric, nous recommandons de centraliser tous vos contrats dans une plateforme numérique dédiée. Cela vous permet de suivre les échéances, de garantir la conformité et d’éviter les oublis coûteux. Notre solution automatise également les processus de validation et vous alerte en cas de non-conformité ou de clause manquante. Résultat : vous sécurisez vos relations fournisseurs tout en optimisant vos engagements contractuels.
Mise en place d’une Suite complète S2P: l’ascension de l’Everest… Mais par paliers
Comme pour l’Everest, tous les spécialistes et consultants vous diront de procéder par étape pour mettre en place une Suite complète Source-to-Pay. Le mieux est de commencer module par module, aval d’abord et amont ensuite ou l’inverse en fonction de vos priorités. Si vos entreprises possèdent plusieurs entités, vous pouvez également commencer par déployer dans certaines entités ou pays avant d’élargir aux autres.
Dans tous les cas, il est primordial de mettre en place un plan de déploiement par lots avec des objectifs précis et des délais réalistes.
Pour plus d’informations sur notre suite de solutions Source to Pay et sur notre méthodologie de déploiement, n’hésitez pas à nous contacter.