Transformation des Achats : évaluer les capacités et définir les objectifs

Il existe un certain nombre de raisons pouvant expliquer qu’une organisation traîne les pieds pour l’évaluation et l’optimisation de sa fonction Achats. La plus courante est peut-être le manque de ressources et d’informations. Il y a aussi souvent un coupable plus simple : la complaisance. Il peut être tentant de se dire « si ce n’est pas cassé, pas la peine de réparer ». Cette attitude court-termiste oblige les directions Achats déjà en difficulté à essayer de s’en sortir avec moins de ressources et moins d’engagement de la part de l’organisation pour la transformation des Achats.

Les entreprises qui n’ont pas les ressources nécessaires pour mener une telle évaluation sont souvent celles qui en profiteraient le plus. Même une évaluation rapide de l’état actuel des Achats peut présenter des opportunités d’économies tout en mettant au jour des processus inefficaces. Par exemple, une évaluation peut révéler qu’avec les récentes activités de fusion et d’acquisition, la fonction est mal équipée pour servir l’entreprise. Si elle est menée de manière appliquée et stratégique, l’évaluation montrera également comment le service Achats peut affiner son approche.

Pourquoi y regarder de plus près ?

Si l’évolution de l’environnement d’entreprise et des objectifs stratégiques stimule souvent le besoin d’amélioration, il arrive que les processus et les outils deviennent tout simplement obsolètes. Prenons par exemple une équipe Achats qui s’est attachée à un modèle unique pour ses documents d’appel d’offres (RFP). Bien que ce modèle ait pu être idéal dans une catégorie particulière ou pour un fournisseur particulier, il est possible (voire probable) qu’il soit devenu moins utile avec le temps. Il inclut peut-être aujourd’hui des informations redondantes, non pertinentes ou tout simplement incorrectes. Un simple examen des pratiques de conception et d’administration des appels d’offres peut permettre d’identifier ces problèmes négligés et de fournir des solutions pour adapter les processus afin de répondre aux besoins actuels.

Dans le cadre d’une initiative de transformation des Achats globale, une évaluation de la maturité peut également fournir les informations nécessaires pour sélectionner les technologies et partenaires tiers appropriés. Si elles ne prennent pas le temps de se pencher davantage sur les efforts de la fonction Achats, les parties prenantes peuvent être tentées de penser que la fonction n’utilise tout simplement pas la technologie efficacement. Une évaluation peut en fait révéler que cette technologie n’est plus adaptée aux besoins de la fonction.

Même dans les meilleures circonstances, les entreprises en croissance se retrouvent souvent à laisser les Achats de côté. Prendre le temps de procéder à une évaluation de la maturité permettra de réaligner les Achats avec le reste des pairs, de rouvrir les lignes de communication nécessaires et de corriger les aspects des Achats qui nécessitent une attention particulière.

Comme toute autre activité d’amélioration, une évaluation doit être orientée vers un objectif et être mesurable. Pour qu’une évaluation de la maturité produise les informations nécessaires et se prête à une initiative de transformation des Achats, l’organisation doit avoir des objectifs clairs et un moyen de mesurer les résultats. Ceux-ci doivent trouver un équilibre entre facteurs qualitatifs et quantitatifs.

Objectifs potentiels

Votre organisation peut avoir en tête certains ou l’ensemble des objectifs suivants :

• Mieux aligner les Achats pour servir les stratégies à l’échelle de l’organisation,
• Identifier les possibilités de réduction des coûts,
• Évaluer la compétitivité par rapport aux normes du marché,
• Comprendre dans quelle mesure les processus, les outils et les workflows actuels répondent aux besoins des Achats,
• Déterminer l’efficacité des processus pour la gestion des risques et la mise en conformité,
• Définir des processus d’achat offrant la visibilité, les informations et la transparence nécessaires pour piloter chaque étape des cycles de sourcing et d’achat.

Définition de vos critères de réussite

Votre organisation doit ensuite définir les « unités de mesure » correspondant au respect de ces objectifs. Prenons l’exemple de l’identification des opportunités de réduction des coûts actionnables :

• Qu’appelle-t-on “économies” ?
• Comment votre organisation définit-elle le terme « actionnable» ?
• Quels sont les autres facteurs qui dépendent des économies ?
• Y a-t-il des objectifs dont dépendent les économies ?

Votre évaluation doit aboutir à deux conclusions avant que vous ne puissiez-vous engager sérieusement dans une transformation des Achats. Tout d’abord, vous devez établir les questions auxquelles vous voulez répondre. Ensuite, vous devez définir à quoi ressembleront les réponses et pourquoi elles auront un sens pour l’organisation. Ce n’est qu’à ce moment-là qu’une évaluation pourra conduire à une transformation globale et réussie des Achats.