La transformation digitale appliquée à votre entreprise : mode d’emploi

Parfois désignée par le terme « 4e révolution industrielle », la phase dans laquelle nous nous trouvons aujourd’hui se caractérise par la « transformation digitale ». Une simple recherche de ce terme sur Google retourne des dizaines de millions de résultats et presque autant de définitions différentes rédigées par des experts ou des profanes. Mais qu’est-ce que la transformation digitale appliquée à votre entreprise ? Quels défis ? Comment celle-ci impacte-t-elle votre croissance, vos ressources et les outils que vous utilisez actuellement ? Qu’en est-il des relations au sein de l’entreprise et à l’extérieur ? C’est à ces nombreuses questions que nous allons tenter de répondre dans cet article.

Définir la transformation digitale et ses défis

Selon les futurologues, un avenir dans lequel le monde de l’entreprise tire profit des dernières avancées technologiques repose sur l’adoption continue et accélérée des technologies émergentes dans les domaines de l’intelligence artificielle (IA), du machine learning, de la blockchain, de l’Internet des Objets (IoT) et de la robotique. Portés par l’augmentation considérable de la puissance de calcul, de la mémoire et des capacités de communication pour le traitement des données, ces domaines émergents pourraient aider tous les services des entreprises à générer plus efficacement de la valeur pour leurs clients et pour leurs parties prenantes internes.

Mais pour tirer pleinement parti de la transformation digitale, les entreprises doivent s’adapter et encourager le changement au sein de leur organisation. En ce début d’année 2020, la plupart des dirigeants n’ont pas encore trouvé d’approche pour adopter efficacement ces nouvelles technologies évoluant à un rythme effréné et comment les combiner à leurs solutions et les appliquer à leurs processus métier existants. Par crainte d’être devancées par leurs concurrents, beaucoup d’entreprises se sont lancées tête baissée dans leur transformation digitale sans avoir réfléchi précisément à la signification du concept « digital » dans leur organisation. Une enquête récente de McKinsey & Company montre malheureusement que 70 % des projets de transformation complexes et à grande échelle n’atteignent pas leurs objectifs initiaux.

Malgré les avancées technologiques, la majorité, voire la totalité des entreprises doivent aujourd’hui adopter une approche de transformation digitale holistique en surmontant les contraintes liées aux données et aux processus. Chez Corcentric, nous sommes bien conscients de ces contraintes dans le domaine des Achats où il est difficile d’accéder à des données de qualité. Les entreprises ont en effet besoin d’une visibilité optimale sur ces données pour pouvoir effectuer des analyses fiables sur leurs dépenses, le sourcing, les achats et les opportunités financières, analyses qui leur permettent ensuite d’améliorer la prise de décisions opérationnelles. De plus, les processus « Source-to-Pay » et « Order-to-Cash » ont amélioré les échanges de biens et services. Malheureusement, les initiatives judicieusement mises en place dans ces domaines peinent à aboutir, car les entreprises ne disposent pas des fonctionnalités digitales requises pour connecter et améliorer les processus métiers et les relations qui les lient.

La transformation digitale appliquée à votre entreprise : Inclure l’organisation, les équipes, les processus et la technologie dans la stratégie digitale

À l’heure où nous sommes friands de nouveauté, l’adaptation des entreprises au changement repose étonnamment sur une approche développée il y a plus d’un demi-siècle. Cette méthode adaptée du modèle classique créé par Harold J. Leavitt en 1965 vise à identifier les composants clés de la réussite des entreprises et de la gestion du changement.

Le modèle classique de Leavitt utilise quatre concepts :

1. Les ressources, ou les collaborateurs de l’entreprise (les talents)
2. La structure, ou l’organisation de ces ressources humaines (l’organisation)
3. Les tâches que ces ressources font (les processus)
4. La technologie, ou les outils utilisés par les employés.

Vous avez sûrement rencontré ce modèle sous une forme ou une autre, dans tous les secteurs d’activité.

Depuis l’invention de ce modèle il y a plus de 50 ans, nous avons fait des avancées absolument titanesques. Par exemple, les professionnels des achats et de la comptabilité peuvent aujourd’hui tirer parti d’innovations dans les domaines de l’analyse des dépenses (« business intelligence »), du sourcing stratégique, de la gestion des contrats et du Procure-to-Pay.

Pensez à l’avancée de la digitalisation par le biais des technologies mobiles et Cloud. Pour réussir au cours des dix prochaines années, les organisations devront continuer de s’adapter à l’évolution rapide des modèles économiques digitaux, en adoptant les technologies émergentes. Mais beaucoup d’entreprises en sont encore à l’étape initiale : elles doivent commencer par mettre en place des systèmes d’analyse des dépenses et des meilleures pratiques de sourcing, créer des contrathèques digitales, améliorer l’automatisation de leurs commandes pour réduire les dépenses incontrôlées, ou encore encourager leurs fournisseurs à opter pour les factures dématérialisées.

Si l’on considère la transformation digitale comme le vecteur de changement de notre époque, il est clair que le modèle de Leavitt est toujours d’actualité. Nous sommes convaincus que pour réussir cette transformation, les entreprises doivent s’adapter à des changements rapides tout en respectant des principes de base axés sur la croissance, la technologie, les ressources et les relations qui leur permettront de répondre aux exigences digitales de demain. En cette nouvelle décennie, inspirez-vous de l’approche de Leavitt pour guider votre transformation digitale.

Croissance (organisationnelle)

Toute initiative de transformation digitale doit clairement démontrer son impact sur la croissance de l’entreprise. Dans ce contexte, il faut toujours se demander : « Quelle est notre raison d’être ? » et « Quel est l’impact de notre rôle opérationnel pour l’entreprise ? » Les initiatives digitales des services Achats, Comptabilité et Finance doivent cibler les activités susceptibles d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de générer un impact tangible et mesurable sur le résultat et la croissance de l’entreprise.

Technologie

Beaucoup d’organisations réalisent des investissements considérables dans l’IA, le machine learning, la RPA et d’autres technologies émergentes, mais il convient de se demander comment ces nouvelles technologies s’intègreront à l’infrastructure. Demandez-vous aussi comment vous allez intégrer l’ensemble du processus Source-to-Pay pour que les fonctions Achats et Finance soient alignées et opérationnelles. Et comment intégrer des systèmes avec des solutions de gestion des workflows et des données efficaces pour mieux cartographier vos informations. Au final, l’objectif est d’obtenir un processus unifié et clair pour les différents canaux de dépenses, et d’améliorer les contrôles.

Ressources

Le monde des Achats souffre d’un sérieux problème de recrutement de talents doués pour les technologies. Un nombre insuffisant de professionnels connaissent les nouvelles technologies et leur potentiel, alors que les entreprises s’imaginent que leurs équipes réduites pourront effectuer des tâches nécessitant des compétences plus approfondies. En 2020, l’objectif n° 1 sera de sensibiliser les organisations et de recruter et retenir les bons talents, surtout s’ils maîtrisent déjà des compétences clés comme la science des données et l’automatisation des processus. Les organisations ayant lancé leur transformation digitale doivent trouver l’équilibre, en ayant d’une part leurs processus centralisés et d’autre part des collaborateurs suffisamment talentueux pour identifier les opportunités, générer de la valeur et passer à l’étape suivante.

Relations

Avant toute décision concernant leur projet digital, les services Achats, Finance et Comptabilité doivent comprendre l’impact potentiel de leur initiative sur les parties prenantes internes, les clients, les fournisseurs et les objectifs de l’entreprise. Les projets de transformation digitale doivent respecter certains prérequis comme l’amélioration de l’expérience client, l’efficacité opérationnelle, l’agilité et la contribution à la valeur de l’entreprise. Il est également nécessaire d’éliminer les silos qui séparent généralement la Finance des Achats, et améliorer la visibilité pour pouvoir atteindre des objectifs communs.