Votre entreprise a-t-elle besoin de faire évoluer ses processus Achats ?

Comment savoir si vous avez réellement besoin de transformer votre fonction Achats et comment élaborer la feuille de route pour y parvenir ?

Bien que les discussions qui ont eu lieu au sein des entreprises ces deux dernières années aient eu pour thème principal la pandémie (à juste titre d’ailleurs), les chefs d’entreprise sont confrontés à des défis dans bien d’autres domaines : fusions et acquisitions, réorganisation de la direction, technologie en constante mutation, expansion internationale (ce qui implique des problématiques dans le domaine de la conformité) et bien plus encore.

Dans l’environnement actuel, les priorités des entreprises vont bien au-delà du chiffre d’affaires du trimestre suivant. La réduction des coûts arrive en tête des préoccupations, mais les entreprises arrivent à la conclusion que pour être pérennes, elles se doivent d’être durables. Quand il est question de Source-to-Pay (S2P), la durabilité requiert un alignement de toutes les phases de ce processus afin d’obtenir les meilleurs résultats possibles.

4 manières de déterminer si vous avez besoin, ou non, d’une transformation de vos processus Achats

L’un des domaines les plus durement touchés par les défis qui marquent notre époque sont les Achats. L’époque où l’on considérait la fonction Achats comme étant uniquement focalisée sur la réduction des coûts est révolue. La réalité est tout autre. Au sein d’une entreprise, aucune autre fonction n’est capable d’avoir un impact aussi important sur les résultats financiers. C’est justement pour cette raison qu’elle devrait jouer un rôle stratégique dans chaque organisation.

Du point de vue du chiffre d’affaires, les achats, s’ils sont effectués comme il se doit, se concentrent sur la gestion des relations avec les fournisseurs. Ce faisant, votre entreprise peut devenir le client préféré d’un fournisseur. Cela s’accompagne d’avantages indéniables face aux problématiques liées à la chaîne d’approvisionnement que nous évoquons aujourd’hui. Être le premier client à être informé de la disponibilité de produits et de matériaux dont vous avez besoin est la définition même d’un avantage concurrentiel. Ce statut permet de jouir d’un autre avantage, celui d’avoir accès à une nouvelle technologie que les fournisseurs sont déjà susceptibles de détenir. Ces deux avantages sont bénéfiques pour vos résultats financiers puisqu’ils permettent de bénéficier de meilleurs tarifs et de conditions plus avantageuses, qui engendrent des économies substantielles pour votre entreprise.

Si la fonction Achats n’est pas considérée comme un partenaire stratégique au sein de votre entreprise, alors il est peut-être temps pour vous de procéder à sa transformation. Vous devez prendre cette décision si :

• Vous n’arrivez pas à déterminer dans quelle mesure cette fonction peut offrir à votre entreprise un avantage concurrentiel.
• Vous considérez la fonction Achats comme une fonction opérationnelle au lieu d’un partenaire business.
• Vous constatez dans vos processus Achats un manque de conformité concernant les contrats fournisseurs.
• Les fonctions Finance et Achats ne sont pas sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la définition de ce que sont des « économies ».

Avant d’entamer la transformation de vos processus Achats, vous devez analyser votre situation. Cela requiert l’implication de l’ensemble des parties prenantes (internes et externes) afin que chacun apporte sa pierre à l’édifice que constituent la budgétisation, la définition des exigences et les plans en matière de mise sur le marché. Le dialogue avec les fournisseurs, comme évoqué ci-dessus, peut vous permettre de devenir leur partenaire privilégié et donc de bénéficier des avantages que ce statut procure.

L’harmonie nécessaire entre les fonctions Achats et Finance

Dans le monde des affaires tel que nous le connaissons actuellement, l’un des principaux obstacles à l’optimisation opérationnelle est l’existence de silos au sein de l’entreprise. Chaque service qui compose l’entreprise doit être aligné avec sa stratégie, tout en restant cohérent avec les priorités et les objectifs organisationnels. Cela implique une collaboration permanente entre les fonctions Achats et Finance. Les Directeurs Achats et Financiers ont conscience de la nécessité d’une collaboration entre ces unités opérationnelles. Lorsqu’elles sont cloisonnées, chacune a ses propres priorités et ses propres finalités dans le cadre d’objectifs et de processus spécifiques.

• La transformation des Achats sous l’impulsion de la fonction Finance – pour la fonction Finance, le point de départ est la technologie (transformation digitale et automatisation). Si la fonction Finance mène en permanence ses activités conformément à des processus manuels et papier classiques, elle n’a aucune visibilité en temps réel sur les dettes en cours, ce qui nuit gravement à sa capacité à fournir des prévisions précises. L’absence de visibilité sur les dépenses peut entraîner des retards de paiement, l’incapacité à prédire les flux de trésorerie et, en fin de compte, une capacité limitée à gérer le fonds de roulement. La fonction Finance cherche des moyens de mettre en place des contrôles et d’accroître son efficacité. L’objectif premier peut être un paiement des factures à la date prévue (au maximum), mais cela passe par la digitalisation.
• La transformation des Achats sous l’impulsion de la fonction Achats – pour la fonction Achats, la transformation commence par disposer d’une visibilité sur les dépenses et les ressources (personnel, structure des équipes, structure organisationnelle). L’accent est mis sur la centralisation et la standardisation des processus, en mettant en place l’équipe nécessaire à la gestion de ces processus et en démontrant rapidement la valeur créée grâce aux économies ainsi réalisées. Cela intervient de fait au détriment de la fonction Achats parce que si le seul critère d’évaluation de la valeur créée est le montant des économies réalisées, alors elle ne sera jugée que sur ces considérations au lieu d’être jugée sur la valeur stratégique supplémentaire qu’elle apporte à votre entreprise.

Au lieu de placer la transformation des Achats sous l’impulsion d’une seule et unique fonction, il est essentiel de mener une réflexion globale et de faire en sorte que les fonctions Finance et Achats travaillent main dans la main. Vous devez considérer les personnes, les processus, la technologie et la valeur de la fonction Achats comme les principales composantes de la transformation des Achats. Axez votre réflexion sur ces composantes et non sur les économies. Le fait est que si vous prenez les bonnes décisions et parvenez à transformer vos Achats, les économies suivront.

Élaboration de la feuille de route

Premièrement, il est important de bien comprendre que toutes les entreprises étant différentes, le processus de transformation le sera aussi. Certaines sont plus matures que d’autres en matière de processus Achats, d’autres n’ont pas encore entamé cette révolution. Pour certaines, c’est une franche réussite, pourtant leur fonction Achats n’est pas en adéquation avec d’autres objectifs et, de ce fait, elle n’en tire pas tous les bénéfices attendus. Chaque entreprise doit déterminer si elle a besoin d’une transformation complète de ses Achats ou si elle doit juste apporter quelques petits ajustements.

Après avoir déterminé vos attentes dans ce domaine, il est important de bien définir les priorités et les objectifs dès le départ. Une fois ceux-ci définis, vous devez avoir la certitude que ces objectifs sont cohérents avec ceux de l’entreprise dans son ensemble. C’est souvent là où l’échec trouve son origine. Au lieu de commencer par s’assurer de la cohérence de l’ensemble, l’accent doit être mis sur les outils, la technologie et les processus. La direction veut ainsi s’assurer que le coût de la transformation contribuera à la réalisation des objectifs généraux de l’entreprise. S’il n’est pas possible d’en avoir la certitude, cela peut donner lieu à un manque d’implication et d’adhésion de la part de la direction.

Pensez à bien vous assurer de la cohérence avec les collaborateurs, les processus, la technologie, les indicateurs chiffrés et le reporting ainsi que les rôles que joue le service Achats.

Dès lors que vous avez déterminé que vos objectifs sont globalement cohérents, il est essentiel de comprendre à quel endroit les objectifs des fonctions Finance (conformité et contrôles) et Achats (gestion des dépenses) convergent. Pour mettre votre projet sur la bonne voie et vous assurer de la réussite de la transformation, la planification est primordiale. En grande partie, les préparatifs doivent être consacrés à l’élaboration de la feuille de route qui doit inclure les activités suivantes :

• Déterminer les ressources nécessaires pour mener à bien cette mission.
• Avoir une vision globale du résultat final attendu.
• Déterminer un calendrier pour atteindre ce résultat.
• Assurer la cohérence des activités entre les différentes fonctions transversales.

La considération finale – la gestion du changement

Il serait dommage de passer par toutes les étapes qui doivent être menées à bien dans le cadre de cette transformation pour ensuite se rendre compte que les personnes sur lesquelles vous devez vous appuyer pour garantir la réussite sont réfractaires à ce changement. Dans bien des projets, la gestion du changement (ou son absence) est souvent l’une des raisons majeures de son échec. Même si les entreprises ont conscience que quelque chose ne fonctionne pas aussi efficacement qu’elle le devrait, il n’y a aucune réelle compréhension du projet et de la façon dont celui-ci faciliterait le travail des équipes et améliorerait leur efficacité.

Les entreprises doivent comprendre que lorsqu’il est question de transformer une activité, l’humain est la priorité. Pour obtenir l’adhésion de tous à ce projet, vous devez déterminer qui, au sein de votre structure, sera impacté (y compris les utilisateurs finaux) et les informer de la durée de ce projet et du résultat que vous souhaitez obtenir. Il est important de bien garder à l’esprit qu’en matière de priorités, des divergences existeront au sein de l’entreprise et de vous préparer à remédier à cette situation de manière efficace.

Vous devrez également analyser la culture du changement au sein de votre entreprise. Les membres du personnel s’adaptent-ils rapidement au changement ou la résistance a-t-elle été un réel obstacle à surmonter ? Dans quelle situation le changement a-t-il été mené à bien ? Il convient alors de déterminer quelles tactiques et stratégies avaient été mises en place dans le cadre de ces projets puis de prendre modèle sur cette réussite.

La réussite repose sur la collaboration

En matière de transformation des achats sous l’impulsion de la fonction Finance, les fonctions Achats et Finance doivent avoir des objectifs cohérents, intégrer de multiples facteurs et planifier la transformation. Si elles y parviennent dès le départ, les Achats seront alors en mesure de créer la valeur escomptée.