Le terme purchasing (souvent traduit en français par achats ou approvisionnement) désigne l’ensemble des actions mises en place par une entreprise pour acheter les biens et services indispensables à son bon fonctionnement. Cette fonction revêt une importance capitale, car elle implique la sélection de fournisseurs capables de livrer des produits ou des services de qualité, au meilleur prix et dans les délais requis, tout en étant en phase avec la politique interne de l’organisation.
Bien que le vocabulaire utilisé puisse varier selon le domaine d’activité ou le pays, le purchasing demeure une activité structurante pour contrôler les coûts et assurer la disponibilité des ressources nécessaires pour faire face aux défis opérationnels. En somme, le purchasing est un pilier structurant qui contribue à l’efficacité et à la pérennité de toute organisation.

Quelle est la différence entre le purchasing et le procurement ?

Les termes purchasing et procurement sont parfois utilisés de manière interchangeable, surtout dans le domaine des achats en anglais. Pourtant, ils recouvrent quelques différences conceptuelles. Le procurement (souvent traduit par achat) est généralement vu comme un processus plus large englobant la stratégie, la sélection et le suivi global de la chaîne d’approvisionnement (supply chain). En d’autres termes, on inclut dans le procurement tout le volet de la gestion du sourcing, de la qualification des fournisseurs, de l’optimisation des dépenses, des négociations et du management des contrats.

De son côté, le purchasing (souvent traduit par approvisionnement) met souvent l’accent sur l’action d’acheter en tant que telle, c’est-à-dire la passation des commandes, le suivi des paiements, la mise en œuvre de la politique d’achats et la vérification de la bonne réception des produits ou services. Dans la pratique, ces deux termes sont très liés et l’on peut dire que le purchasing est un sous-ensemble du procurement. Dans les entreprises, ils décrivent donc deux niveaux d’activité, l’un plus opérationnel (purchasing), l’autre plus stratégique (procurement).

Il est courant que les grandes entreprises distinguent clairement ces notions dans leur organigramme, avec un département Procurement ou Achats en charge de la stratégie et un service Purchasing ou Approvisionnements plus focalisé sur les processus d’achat et la relation quotidienne avec les fournisseurs. Dans un cadre plus restreint, comme une PME ou une TPE, le même responsable ou manager peut assurer à la fois le purchasing et le procurement, notamment lorsque les ressources humaines sont limitées. L’usage du bon mot peut ainsi varier d’une organisation à l’autre, d’un pays à l’autre, voire d’une culture d’entreprise à l’autre.

Les étapes clefs du purchasing

Que l’on parle de purchasing au sens strict ou de procurement, le processus d’achat se décompose en plusieurs phases logiques. Même sans digitalisation avancée, chaque étape suit un enchaînement (ou “chaîné”) assez standard, qu’on retrouve dans de nombreuses entreprises à travers le monde :

1. Identification du besoin : L’entreprise ou le service identifie ce dont elle a besoin pour son activité. Cela peut concerner des produits (ex. matières premières, équipements, fournitures) ou des services (maintenance, prestations de conseil, etc.).
2. Analyse du marché et des fournisseurs : On dresse la liste des potentiels fournisseurs capables de répondre à ce besoin, en tenant compte de critères comme la qualité, le prix, la disponibilité, la fiabilité et la conformité réglementaire.
3. Appel d’offres et sélection du fournisseur : Cette étape consiste à lancer des appels d’offres, à comparer les propositions reçues et à sélectionner la meilleure. Les critères de choix dépendent de la politique de l’entreprise : budget, délais, engagements éthiques, etc.
4. Négociation et contractualisation : Une fois le meilleur fournisseur identifié, la négociation porte sur les coûts, les modalités de paiement, les garanties, les délais de livraison, etc. Un contrat formel ou un bon de commande officialise l’accord.
5. Passation de la commande et suivi : La commande est passée, puis on assure le suivi de la livraison, de la facturation et des éventuels litiges. Cette partie implique souvent la collaboration du manager achats, de la comptabilité et de la logistique (dans le cadre d’une supply chain).
6. Réception et contrôle de la conformité : À la livraison, il convient de vérifier que les produits ou services correspondent aux spécifications et à la qualité attendue.
7. Évaluation et amélioration continue : Un retour d’expérience (feedback) permet de mesurer la performance du fournisseur et d’ajuster le processus d’achats si nécessaire. Cette réflexion peut s’intégrer dans une démarche de lean ou d’innovation continue.

Chaque étape peut être plus ou moins formalisée selon la taille de l’entreprise. Dans une structure modeste, un ou deux interlocuteurs peuvent suffire pour gérer tout le flux. Dans un groupe ou une grande entreprise, un manager spécialisé ou une équipe dédiée assurera un management plus complexe, avec des outils spécifiques et un reporting global.

Quels bénéfices pour l’entreprise à structurer son purchasing ?

La mise en place d’un processus d’achat structuré, que ce soit sous l’égide d’un département Achats ou Finance, apporte de nombreux avantages. Pour commencer, cela permet une meilleure maîtrise des coûts. En définissant clairement des règles de sélection, en centralisant les demandes et en instaurant une politique de négociation solide, l’entreprise accroît sa performance financière.

Ensuite, la qualité de l’approvisionnement s’améliore : en consacrant du temps à évaluer les fournisseurs, on réduit les risques de non-conformité et on renforce la fiabilité des livraisons. Cela agit directement sur la satisfaction des clients finaux, car les retards ou défauts de qualité sont moins fréquents. Les entreprises bien structurées sont ainsi plus compétitives sur leur marché, que celui-ci soit local (ex. France) ou international.

En outre, un processus d’achat clair facilite la gestion des dépenses (purchase management) : chaque commande fait l’objet d’un suivi, il est plus aisé d’afficher une traçabilité des relations contractuelles et de mesurer la part de budget allouée à chaque fournisseur. Cela constitue un point essentiel pour la comptabilité, la fiscalité et le contrôle de gestion. On gagne aussi en crédibilité auprès des partenaires bancaires et des investisseurs, qui apprécient une organisation capable de piloter ses dépenses avec rigueur.

Enfin, l’existence d’un processus formalisé favorise la communication interne et la coordination entre les différents services (production, finance, logistique). Les salariés connaissent la marche à suivre, évitent les doublons, et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Sur le plan humain, cette structuration peut aussi faciliter le recrutement de nouveaux talents, en valorisant la fonction Purchasing comme un levier stratégique et non un simple centre de coûts.

Digitaliser le processus pour gagner en efficacité

La digitalisation du purchasing consiste à implémenter des logiciels pour automatiser et optimiser les étapes présentées précédemment. Loin de se limiter aux grandes entreprises, ces logiciels s’adressent aux ETI et PME. Digitaliser son processus de purchasing consiste entre autre à :

Centraliser l’information

Les données liées aux fournisseurs, aux contrats, aux offres reçues et aux commandes sont regroupées dans un outil unique. Cela évite la multiplication des feuilles Excel et des e-mails, et permet un accès rapide et sécurisé aux informations.

Gagner du temps

Les tâches répétitives, comme la création des bons de commande ou le suivi des factures, sont automatisées. L’entreprise peut donc investir davantage d’efforts dans la négociation, l’innovation ou l’analyse du marché.

Réduire les erreurs

Les processus automatisés et digitalisés intègrent souvent des contrôles et alertes automatiques, qui diminuent le risque d’erreurs dans les saisies ou dans les calculs de prix.

Faciliter l’analyse et la prise de décision

Les tableaux de bord et indicateurs de performance affichés dans la solution logicielle procurent une visibilité en temps réel sur les dépenses, les délais de livraison, la qualité des fournisseurs. Les managers peuvent ainsi ajuster leur stratégie d’achat rapidement.

Accompagner la croissance

Une solution digitale est plus facile à faire évoluer qu’un processus manuel. Les entreprises qui s’internationalisent ou qui augmentent leurs volumes d’achats peuvent facilement adapter leurs workflows et accéder à des fonctionnalités plus avancées.

Notons que la digitalisation peut être mise en place au moment de concevoir le processus d’achat ou, au contraire, servir d’occasion pour repenser un processus existant. Dans les deux cas, il est crucial de former les collaborateurs à ces nouveaux outils et de veiller à ce que la solution retenue soit adaptée aux spécificités métiers de l’entreprise.

La Solution Procurement Corcentric pour digitaliser votre processus Purchasing

Parmi les nombreux éditeurs proposant d’accompagner la transformation du purchasing, Corcentric se distingue par la flexibilité et la qualité de ses solutions aux nombreuses fonctionnalités avancées. L’objectif : reproduire au plus près les processus d’achat de l’organisation et les optimiser pour gagner en efficacité.

• Une solution sur mesure : Le logiciel s’adapte aux particularités de votre secteur d’activité, qu’il s’agisse d’industrie, de distribution ou de services. Les règles d’approvisionnement, les circuits de validation, les paramétrages sont configurables à souhait.
• Un large panel de fonctionnalités : De la gestion des catalogues produits jusqu’au suivi des factures et du paiement, en passant par la comparaison d’offres et la signature électronique des contrats, la suite Corcentric couvre l’ensemble du cycle de purchasing et offre des fonctionnalités avancées qui couvrent des besoins métiers très spécifiques grâce à ses 20 ans d’historique de développement.
• Un accompagnement expert : Les équipes Corcentric, basées notamment à Paris et à Aix-en-Provence, proposent également des services de conseil et de support pour assurer la réussite de chaque projet. De la formation des utilisateurs à la maintenance technique, tout est mis en œuvre pour favoriser une transition fluide.
• Une ouverture internationale : Avec une base de clients en France et à l’international, Corcentric comprend les enjeux liés au déploiement dans plusieurs pays, à la conformité réglementaire et à la gestion multiculturelle. Cela s’avère particulièrement crucial pour les entreprises en phase d’expansion à l’étranger, où la maîtrise de la terminologie anglais et la cohérence des processus sont incontournables.

Dans un monde où l’agilité et l’innovation déterminent le succès, le passage à une solution de procurement moderne et personnalisable n’est pas simplement une option, mais une nécessité stratégique. En dotant votre service des achats d’outils sophistiqués, vous lui permettez non seulement de réduire les coûts et d’optimiser la fiabilité de l’approvisionnement, mais aussi de cultiver des relations fournisseurs plus dynamiques et d’améliorer la satisfaction client.

Ce changement incontournable se traduit par une digitalisation des processus, renforçant ainsi la compétitivité et la réputation de votre entreprise sur les marchés locaux et internationaux. L’approvisionnement devient alors un levier essentiel, transformant une simple transaction en un moteur de performance et de création de valeur pour l’organisation.

Réinventer sa stratégie d’achat avec une approche axée sur la technologie permet à chaque manager de s’aligner avec les objectifs financiers et les priorités internes de l’entreprise. Pour naviguer avec succès dans l’environnement complexe et en constante évolution d’aujourd’hui, il est crucial de s’entourer des bons outils et partenaires. En fin de compte, le vrai succès réside dans la capacité à répondre aux défis multiples que pose le marché contemporain.