Passation de commande : Définition, Étapes et Optimisation

La passation de commande est un processus essentiel pour les entreprises qui souhaitent renforcer la gestion de leurs achats et améliorer la satisfaction de leurs clients. Elle englobe l’ensemble des actions nécessaires pour formaliser la demande d’un produit ou d’un service, depuis l’émission du document de commande jusqu’à la réception de la marchandise. Dans un environnement économique où la maîtrise des coûts et des délais est cruciale, ce processus revêt une importance stratégique. Les commandes réussies assurent une collaboration fluide avec les fournisseurs, une meilleure optimisation des stocks et une réduction des erreurs de traitement.

Qu’est-ce que la passation de commande ?

Définition et enjeux

La passation de commande consiste à établir un document contractuel entre une entreprise (l’acheteur) et un fournisseur. Elle officialise l’achat d’un ou plusieurs articles à un prix donné, dans un format prédéfini et selon des conditions de livraison convenues. Cette étape marque le point de départ du traitement logistique et administratif, notamment la préparation des produits, leur expédition et leur réception.

Pour de nombreuses entreprises, la passation de commande ne se limite pas à une simple formalité. Elle constitue un levier d’efficacité pour l’équipe Achats, car elle permet d’anticiper les demandes internes, d’éviter les ruptures de stock et de planifier la logistique en amont. En maîtrisant ce processus, on peut également mieux gérer les coûts, réduire les délais de livraison et améliorer l’expérience globale des clients finaux.

Les acteurs impliqués dans le processus de passation de commande

Plusieurs services et interlocuteurs participent à la passation de commande. Le client interne (par exemple le marketing) formule son besoin et transmet ses informations en interne pour validation ou en externe directement au fournisseur en fonction du processus défini dans l’entreprise et du type d’achats réalisé (montant, catégorie, etc.).
Les fournisseurs reçoivent la commande, préparent les produits et organisent leur expédition. Tout au long du processus, les équipes financières, achats, logistiques ou informatiques de l’entreprise peuvent intervenir pour valider la conformité de la commande, gérer la facturation ou mettre à jour l’inventaire lorsque l’achat se fait sur stock.

• Acheteur : définit les besoins, négocie les conditions.
• Service achats : met en œuvre la solution logicielle (le cas échéant) et garantit la conformité des commandes.
• Fournisseur : assure la disponibilité des produits, la préparation des colis et le respect des délais.
• Logistique : gère le stockage, le stock de sécurité et la phase de livraison.

Chaque acteur se coordonne autour d’un processus clairement défini, souvent piloté par un logiciel spécialisé appelé SI Achats ou logiciel de gestion des approvisionnements, afin d’optimiser le traitement des commandes et d’éviter les erreurs coûteuses.

Le coût de passation de commande et son impact sur l’entreprise

Définition du coût de passation de commande (CPC)

Le coût de passation de commande (CPC) regroupe l’ensemble des dépenses associées à la création, au suivi et à la finalisation d’une commande. Cela comprend le temps passé par l’acheteur et les autres équipes de l’entreprise, l’utilisation d’un logiciel, les ressources administratives liées au traitement et à l’envoi du document, ainsi que les coûts indirects (par exemple la gestion du stock, les erreurs de saisie, etc.).
Pour de nombreuses organisations, le CPC est un indicateur clé de performance, car il reflète l’efficacité de la chaîne de valeur et l’impact financier de chaque commande sur le budget global.

Facteurs influençant le coût de passation de commande

1. Nombre de lignes de commandes : plus la commande comporte de lignes, plus les risques d’erreur augmentent et plus le temps de traitement s’allonge.
2. Systèmes et outils utilisés : le recours à un logiciel de gestion automatisé diminue considérablement les coûts, contrairement à un processus entièrement manuel.
3. Complexité logistique : la nature des produits, leurs conditions de stockage ou de livraison peuvent faire grimper la facture si le service logistique doit mobiliser des ressources supplémentaires.
4. Suivi des stocks : en l’absence d’outils de gestion performants, une mauvaise visibilité sur les stocks engendre des commandes urgentes et onéreuses.

Comment optimiser les coûts liés à la passation de commande ?

• Standardiser le processus : définir des étapes et des rôles précis pour chaque collaborateur, avec un circuit de validation clair.
• Identifier tous les types de commandes possibles afin de couvrir un maximum de cas d’usages: commandes ouvertes, commandes récurrentes, etc.
• Automatiser : recourir à un logiciel ou un système d’informations pour réduire les tâches manuelles et améliorer l’exactitude des données.
• Regrouper les commandes : passer moins de commandes, mais plus volumineuses, pour limiter les frais de transport et de traitement.
• Suivre les indicateurs de performance : mesurer régulièrement le CPC, les délais de livraison et les taux d’erreur afin de détecter les points d’amélioration.

Les étapes clés de la passation de commande

Identification du besoin et validation interne

La première étape consiste à définir précisément ce dont l’entreprise ou le client interne a besoin : quantité, type de produit ou de service, exigences de qualité, etc. Une validation budgétaire et hiérarchique peut être requise pour s’assurer que la demande est légitime et conforme aux objectifs financiers.

Sélection du fournisseur et négociation

Une fois le besoin validé, plusieurs cas de figures sont possible.

1. Le produit ou service demandé nécessite de faire travailler l’acheteur pour comparer les offres de plusieurs fournisseurs. Cette comparaison se base sur le prix, la fiabilité, les délais de livraison et la qualité des services proposés. L’acheteur mène alors une éventuelle négociation afin d’obtenir des conditions avantageuses.
2. Le produit ou service demandé a déjà été identifié et négocié avec certains fournisseurs et est disponible dans un catalogue interne ou externe (Punch-out). Les prescripteurs peuvent directement effectuer leur commande auprès des fournisseurs référencés en sélectionnant le ou les articles souhaités dans les catalogues disponibles.

Rédaction et émission du bon de commande

Le bon de commande formalisé reprend toutes les informations indispensables : descriptif des produits ou services, quantités, tarifs, délais et modalités d’expédition. Il doit être rédigé dans un format clair, accompagné de documents complémentaires si nécessaire (contrats, termes de paiement) et validé par l’entreprise avant d’être transmis au fournisseur.

Suivi de la commande et réception des marchandises

Une fois la commande émise, les acteurs impliqués dans le processus peuvent surveiller l’état de la commande : préparation, stockage, transport, livraison, etc. Dès que les produits arrivent, il est impératif de contrôler leur conformité (quantité, état du colis).

Trop souvent les prescripteurs oublient de notifier aux équipes comptables et aux acheteurs qu’ils ont bien reçu leurs commandes entraînant des retards de paiement des fournisseurs. Les logiciels Achats permettent justement aux prescripteurs d’informer les parties prenantes de la bonne réception de leur commande et si celle-ci est conforme aux modalités définies en amont.

Contrôle et archivage des documents

Lorsque la livraison est validée, la facture du fournisseur peut être rapprochée du bon de commande. Cette dernière étape inclut souvent un contrôle comptable, ainsi que l’archivage des documents pour garantir une traçabilité optimale. Ces documents seront utiles en cas de litige ou lors d’audits internes.

Optimiser la passation de commande grâce aux outils numériques

L’automatisation du processus de commande

Les entreprises adoptent de plus en plus des solutions digitales pour gérer leurs commandes. Un logiciel de gestion automatisé peut centraliser les informations, réduire les erreurs de saisie et accélérer le traitement en proposant un workflow de validation intégré. Cette automatisation favorise l’amélioration de l’expérience client et la diminution des coûts administratifs.

L’importance d’un bon workflow de validation

Un workflow structuré fixe des règles claires : qui valide la commande, à quel service transmettre les demandes, dans quel budget imputer les coûts, etc. Cette organisation fluidifie le processus et permet de prendre des décisions rapides pour limiter les retards dans la livraison. Un système de notifications ou d’alertes peut avertir les collaborateurs concernés lorsqu’une étape est bloquée ou validée.

Intégrer la digitalisation dans une stratégie achats globale

La passation de commande sur un outil digital s’inscrit généralement dans un plan d’optimisation plus large. En couplant un logiciel de commande à un module de suivi des stocks ou à une solution de facturation électronique, l’entreprise peut piloter ses achats de bout en bout. Cette approche globale permet de consolider les données, d’analyser les coûts sur chaque ligne de commande et de repérer rapidement les leviers d’amélioration. Les avantages sont nombreux : réactivité accrue, meilleure traçabilité et réduction des erreurs.

En définitive, la passation de commande est au cœur du traitement des achats et de la logistique d’une entreprise. En suivant des étapes claires, en s’appuyant sur des services et des systèmes adaptés, et en tenant compte du coût associé à chaque commande, on peut créer une organisation plus performante et mieux répondre aux attentes des clients. L’adoption d’outils, de procédures standardisées et d’une gestion fine des stocks contribue à un gain de temps et d’argent, tout en améliorant l’efficacité globale du processus.

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