Procurement : Définition et bénéfices métiers à l’ère du digital

Le Procurement, ou approvisionnement, peut être compris de deux manières. D’une part, il désigne le processus d’acquisition de biens et de services par une entreprise, incluant la recherche et la sélection des fournisseurs, la gestion des contrats, et le contrôle des coûts. D’autre part, le terme fait référence à la fonction globale de gestion des achats, souvent appelée « fonction achats » en français. Cette fonction est essentielle pour assurer une stratégie d’approvisionnement efficace et alignée sur les objectifs de l’entreprise.

Toutes les entreprises font l’acquisition de biens et services quelques soient leurs tailles. En revanche, seules les entreprises d’une certaine taille (ETI et grands comptes) ont généralement mis en place des processus définis et ont une équipe Achats dédiée.

Quelle que soit la taille de l’entreprise concernée, la digitalisation de ce processus (défini ou non en amont) est un véritable levier pour optimiser les ressources et créer de la valeur. Comprendre cette dynamique est crucial pour tout professionnel désireux d’atteindre des objectifs stratégiques.

Pourquoi le Procurement est un moteur de performance

Le Procurement n’est pas qu’un sujet de couloir dans les entreprises ; il est le moteur d’une efficacité opérationnelle qui peut transformer la manière dont une organisation se positionne sur le marché. Voici comment :

1. Optimisation des coûts

La réduction des coûts est au cœur de toute stratégie de Procurement efficace. D’après le dernier baromètre du CNA, « la réduction des coûts restera une priorité en 2025 pour 77% des directions achats ». En intégrant des outils numériques de gestion des dépenses, les entreprises peuvent réaliser des économies substantielles. Cela inclut l’examen minutieux des fournisseurs et des choix d’achat, permettant de négocier des tarifs compétitifs et de tirer parti des achats en gros ou des appels d’offres.

Illustrons cela par l’utilisation des tableaux de bord analytiques, qui permettent d’avoir une vision claire des dépenses et d’identifier les opportunités d’économies. Des solutions d’e-Procurement offrent cette visibilité, facilitant la prise de décisions éclairées.

2. Assurance qualité

Une bonne stratégie de Procurement n’est pas qu’une question de coûts ; c’est aussi une question de qualité. En définissant des critères stricts pour la sélection des fournisseurs et en assurant des audits réguliers, les entreprises peuvent garantir que les biens et services acquis répondent aux attentes élevées du marché. Cela crée un cycle vertueux où la qualité contribue à la réputation de l’entreprise et à la satisfaction des clients.

3. Gestion proactive des risques

La volatilité du marché aujourd’hui exige que le Procurement soit agile et réactif. En intégrant une approche proactive, les entreprises peuvent anticiper les risques tels que les retards de livraison ou les fluctuations des prix. En mettant en place des mécanismes de suivi solides et en maintenant des relations étroites avec les fournisseurs, les organisations peuvent atténuer les perturbations et garantir une continuité opérationnelle.

4. Innovation et performance

La collaboration des Achats avec des partenaires innovants n’est pas simplement bénéfique, elle est nécessaire. C’est dans cette interface que l’innovation émerge. Les fournisseurs qui proposent des solutions novatrices peuvent aider les entreprises à se distinguer sur le marché, en les positionnant en tant que leaders de leur secteur. L’échange d’idées et de technologies entre acheteurs et fournisseurs permet de stimuler l’innovation et ouvre la voie à de nouveaux modèles commerciaux.

5. Maîtrise des délais

Dans un environnement économique en constante évolution, la rapidité d’exécution est essentielle. Le Procurement efficace contribue à réduire considérablement les délais de livraison, ce qui permet aux entreprises de réagir rapidement aux tendances du marché. En optimisant les approvisionnements et en améliorant la communication avec les fournisseurs, il est possible d’y arriver tout en maintenant la satisfaction client.

6. Respect des Normes et Responsabilité Sociétale

La fonction achats joue un rôle crucial dans l’optimisation des processus qui garantissent le respect des réglementations en vigueur, comme la loi Sapin II, le devoir de vigilance, le CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), le CS3D (Corporate Sustainability Due Diligence) et la Facturation Électronique.

En intégrant des pratiques de Compliance dans leurs processus d’achat, les entreprises s’assurent non seulement de la légalité de leurs transactions, mais aussi de l’éthique de leur chaîne d’approvisionnement. Par exemple, la mise en place de processus clairs et transparents permet de sélectionner des fournisseurs qui respectent des normes éthiques et environnementales définies, contribuant ainsi à une approche de responsabilité sociétale.

Des outils tels que les workflows d’approbation multi-niveaux et les systèmes de suivi des performances des fournisseurs permettent de monitorer ces engagements en temps réel, garantissant que chaque étape du processus d’approvisionnement est conforme aux exigences légales. La facturation électronique, quant à elle, facilite la transparence et la traçabilité des transactions, répondant ainsi aux attentes de contrôle imposées par les réglementations. En optimisant ses processus, la fonction achats devient un élément clé pour assurer la conformité légale tout en renforçant la responsabilité sociétale de l’entreprise.

Améliorer la gestion des achats avec des pratiques optimisées

Pour ceux qui aspirent à transformer leur gestion des achats, plusieurs leviers sont possibles

• Centraliser les données fournisseurs : Regroupez toutes les informations sur une plateforme unique pour simplifier la gestion et renforcer la transparence.
• Automatiser les workflows : Intégrez des processus automatisés pour réduire les erreurs et accélérer les validations.
• Analyser les dépenses : Utilisez des tableaux de bord pour identifier les opportunités d’économies et optimiser vos budgets.
• Standardiser les processus : Mettez en place des politiques claires et des pratiques uniformes pour garantir la conformité et l’efficacité.
• Renforcer les relations fournisseurs : Communiquez régulièrement et évaluez leurs performances pour maintenir des partenariats stratégiques et de qualité.

Comment la prévision des besoins influence-t-elle le processus d’achat ?

Une prévision précise des besoins est essentielle pour éviter les ruptures d’approvisionnement et les achats d’urgence souvent coûteux. En alignant vos commandes sur les volumes requis, vous maximisez vos capacités de négociation et réduisez les surplus de stock. Avec une solution comme Corcentric, vous pouvez analyser les données historiques et les tendances pour anticiper vos besoins avec précision et sécuriser votre chaîne d’approvisionnement.

Quels sont les avantages de la gestion contractuelle dans le processus achat ?

La gestion contractuelle garantit que vos accords avec les fournisseurs sont respectés et conformes à vos objectifs. Elle permet de suivre facilement les échéances, de vérifier que les conditions négociées sont appliquées, et de minimiser les risques liés à des clauses non conformes ou oubliées. En centralisant vos contrats dans une plateforme comme celle de Corcentric, vous gagnez en visibilité et en contrôle, tout en simplifiant les processus de renouvellement et de mise à jour.

Comment sélectionner les meilleurs fournisseurs pour mon entreprise ?

Le choix des fournisseurs est un exercice délicat qui repose sur des critères fondamentaux : qualité des produits ou services, fiabilité des délais de livraison, compétitivité tarifaire et respect des normes de conformité. Pour éclairer votre choix, une analyse approfondie des performances antérieures, des certifications obtenues et des retours clients est indispensable. Avec Corcentric, la tâche est simplifiée grâce à des outils adaptés qui évaluent et notent les fournisseurs, vous aidant ainsi à établir des partenariats à la fois fiables et stratégiques.

Quels outils sont disponibles pour automatiser le processus d’achat ?

Il existe une multitude d’outils pour automatiser et optimiser le processus d’achat. Les solutions comme celles proposées par Corcentric intègrent des fonctionnalités telles que la gestion des catalogues électroniques, l’automatisation des bons de commande et des factures, et des tableaux de bord analytiques pour suivre vos KPIs. Ces outils permettent également de créer des workflows personnalisés pour gérer les validations, les approbations et la communication avec les fournisseurs, rendant votre processus d’achat plus rapide, précis et rentable.

Ce que vous apporte la Solution eProcurement de Corcentric

Parmi le large panel d’éditeur proposant ce type de solutions, Corcentric se distingue par l’agilité de sa solution qui permet de la paramétrer pour calquer vos processus dans l’outil.

• Chaque processus paramétré répond à un cas métier précis
• La solution évolue avec votre organisation dans le temps : nouveau centre de coût, réorganisation, nouveau pays. Il est possible de requalibrer facilement les règles, processus et utilisateurs
• De nombreuses fonctionnalités avancées permettent de répondre à tous les cas de figures que vous rencontrez dans votre organisation.

Vers un avenir innovant

Le Procurement est à un tournant décisif. En intégrant des pratiques optimisées et en adoptant des technologies avancées, les entreprises peuvent non seulement améliorer leurs opérations d’achat, mais aussi se propulser vers l’avenir. En transformant les défis en opportunités, le Procurement devient un levier stratégique essentiel pour toute organisation souhaitant prospérer dans un monde hyperconnecté.

Nous vous proposons chez Corcentric de découvrir plus en détails les bénéfices et fonctionnalités clefs proposées par nos solutions et si besoin d’approfondir, nos experts sont disponibles pour vous faire une démonstration gratuite de notre logiciel.